CBPが書類提出に30日を与えた：米国輸入者のための5年間記録保管プレイブック

火曜日の朝。通関業者がCBPからの手紙を転送してきました—Form 28（情報提供要求）：昨年の8月の貨物について、コマーシャルインボイス、パッキングリスト、船荷証券、原産地証明を30日以内に提出せよ。共有ドライブを開きます。コマーシャルインボイスはスキャンしかありません。パッキングリストは消えています。船荷証券はフォワーダーのシステムの中—しかもフォワーダーは昨年システムを切り替えたため、旧記録はエクスポートできません。

これはフィクションではありません。輸入者が初めて5年ルールを知る時、こういう光景になります。

米国税関はこの点について明確です：19 CFR 163.4(a)は、輸入関連記録をエントリー日（通関申告日）から5年間保管することを義務付けています。文言に注意してください—到着日からでも、支払日からでもなく、エントリー日からです。5年は長く聞こえませんが、1回の監査で過去5年分の全貨物のストーリーを語り直すことになるまで、そう思っているだけです。

何を、どれくらいの期間保管すべきか

必須保管リスト：コマーシャルインボイス、パッキングリスト、船荷証券（海上）またはエアウェイビル、CBP Form 7501（通関業者が送ってくるEntry Summary）、原産地証明（自由貿易協定の関税率を主張した場合）、支払証明、サプライヤーとの契約書とプロフォーマインボイス、製品仕様書。これらの書類は互いに裏付け合います。税関が1つの書類だけを見ることはありません—価値、分類、原産地について、書類一式が一貫したストーリーを語っているかを見ます。インボイスは$100,000、支払記録は$80,000—残りの$20,000はどこへ行ったのでしょう？そのギャップこそが質問の始まりです。

5年が一般ルールですが、例外が重要です。ドローバック関連記録は、クレーム支払日の3周年まで保管します。パッキングリストは技術的には60暦日だけ要求されます—しかし私のアドバイスは、5年セットと一緒に保管することです。2つの保管スケジュールを運用することこそ、60日の方が紛失する原因だからです。所有者でも購入者でもない荷受人が通関業者を通じて申告する場合、略式申告記録を2年間保管します。USMCAの特恵待遇を主張した場合は、原産地証明と裏付け記録も5年間、別の規定（19 CFR 182.15）に基づきます—お見逃しなく。

輸入者が書類を失う方法は3つあり、私はそのどれも何度も見てきました。第一に、書類が通関業者、フォワーダー、サプライヤーに分散していて、自社に完全なセットがない。問題が起きると、通関業者は自分の分しか保管していなかったことが判明します。第二に、会社がERPやメールシステムを切り替え、旧記録が移行されなかった—新システムは完璧ですが、旧エントリーは1件も検索できません。第三に、どこに何がファイリングされていたか知っていた人が退職した。新しい貿易マネージャーはForm 28を受け取り、船荷証券がどこにあるのかオフィス中を1週間聞き回ります。誰も知りません。

スキャンはアーカイブではない

規則は電子記録保管を認めています（19 CFR 163.5）が、条件付きです：税関が求めたら、検索、提出、印刷ができなければなりません。共有フォルダに置かれた「スキャン2023.pdf」というファイルはアーカイブではありません。デジタルゴミです。

コンプライアンスを満たす電子アーカイブは、少なくとも3つのことを行います。第一に、エントリー番号でファイリングする—エントリーごとに1フォルダ、書類をエントリーに紐付けます。第二に、すべてのファイルが識別可能であること：どのエントリーか、何の書類か、推測不要。第三に、税関の要求から30日以内に検索可能であること。そして30日は税関が要求を発出した日から起算されることに注意してください（19 CFR 163.6）—探し始めた日からではありません。29日間探し続けて、30日目に「あと数日ください」と頼むのは、税関が自由に拒否できる要求です。

ほとんどの輸入者が見落とすもう1つのポイント：記録を通関業者のオフィスにだけ置かないでください。通関業者にも自分の分について独自の保管義務がありますが、完全なファイルはあなたの手元になければなりません。通関業者は変わり、廃業し、システムアップグレードでデータを失います—あなたの5年間の義務は、彼らと一緒にドアを出ていきません。税関が認める当事者はここでは1つだけ：記録上の輸入者です。記録保管義務はあなたのものであり、通関業者のものではありません。

積み上げられたコンテナがあるコンテナターミナル検査エリアの遠景

Form 28が届いたらどうするか？4つのステップです。第一に、すぐに通関業者に通知する—単独で回答しようとしないでください。通関業者は毎日税関とやり取りしており、あるForm 28が本当に何を探っているのか通常は分かっています。第二に、どのエントリーとどの書類について聞かれているのかを注意深く読むこと；求められたものを、求められた分だけ出す。余分な書類を自発的に出すことは、余分な審査を自発的に招くことです。第三に、30日以内に回答する。本当に間に合わない場合は、期限前に書面で延長を要求してください—規則は税関が追加の時間を与えることを認めていますが、要求は期限日より前に届かなければなりません。遅れは遅れです。第四に、送ったものすべてのコピーを保管する—何を、いつ提出したか。

最悪の手は沈黙です。Form 28を無視すると、CBPは貨物を再評価し、商品を再分類し、自由貿易協定の主張を剥奪できます—さらに遡及関税と19 USC 1509に基づく金銭的罰則が上乗せされます。Form 28の後に通常続くのはForm 29（処分通知）で、その時点で税関は自分が何をするつもりかを告げ、あなたの行動の余地は急速に縮まります。Form 28は本質的に、税関があなたに説明の機会を1回与えているのです。無駄にしないでください。