Quando a conciliação de estoque entre WMS e ERP falha, o primeiro instinto na maioria dos armazéns é culpar o software e ligar para o fornecedor. Guarde essa ideia, e guarde também o pedido de compra. Deixe-me começar pela conta, porque é nela que mora a verdadeira história.
Tome um armazém que despacha 3,000 pedidos por dia. Se o WMS e o ERP divergem em apenas 200 unidades por dia, a um valor unitário ilustrativo de 60 dólares, isso são 360,000 dólares de estoque por mês presos em duas versões diferentes da verdade. A mercadoria pode não estar perdida. Mas enquanto os dois sistemas divergem, o financeiro não consegue fechar os livros, o atendimento ao cliente não consegue prometer datas de entrega com confiança e as compras não conseguem decidir o que repor. O custo oculto dessa indecisão é quase sempre maior do que o custo de corrigir o sistema, e se repete todos os meses.
Então, antes de suspeitar do sistema, verifique três tabelas. Na minha experiência, quando essas três tabelas batem, cerca de oitenta por cento das diferenças de conciliação se explicam sozinhas.
A Conciliação de Estoque entre WMS e ERP Começa com Três Tabelas
A primeira tabela é o livro de movimentos. O WMS registra a realidade física: o que foi recebido, guardado em qual localização, separado e despachado. O ERP registra documentos e dinheiro: pedidos de compra, pedidos de venda, devoluções e transferências. O ponto de partida mais comum de uma diferença é o momento. A mercadoria já se moveu, mas o documento ainda não foi lançado. O estoque já saiu, mas a nota de despacho de vendas ainda aguarda aprovação. Uma devolução já está de volta à prateleira, mas o pedido de devolução está preso em uma fila de atendimento ao cliente. A verificação é simples e sem glamour: para o mesmo dia e o mesmo SKU, coloque o detalhe de movimentos do WMS ao lado do detalhe de documentos do ERP e veja em quais documentos se concentra a diferença.
A segunda tabela é o registro de ajustes de contagem de estoque. Muitas diferenças não são criadas no dia em que você as percebe. São criadas por um ajuste de contagem. O WMS baixa 10 unidades após uma contagem, mas o ERP nunca recebe o ajuste correspondente, ou o recebe com um sinal diferente ou uma conta de custo diferente, e os dois sistemas se afastam a partir daquele dia. Não olhe apenas para o resultado. Olhe para o próprio registro do ajuste: quem o fez, quando, com que evidência e se o outro sistema o reconheceu. Qualquer ajuste sem reconhecimento do outro lado deve ser tratado como suspeito.
A terceira tabela são os saldos iniciais e o estoque em trânsito. Se o saldo inicial estava errado, todos os meses seguintes também estão errados. Se o estoque em trânsito for omitido, os dois sistemas sempre diferirão exatamente por aquele valor em trânsito. Isso atinge com mais força em três momentos: a entrada em operação de um sistema novo, uma mudança de armazém e uma grande preparação promocional. A verificação consiste em pegar o saldo inicial do dia da entrada em operação e percorrer, uma por uma, as compras em trânsito, as transferências e as devoluções.
Aqui vai um exemplo ilustrativo. Um armazém de eletrônicos de consumo no leste da China, despachando cerca de 80,000 pedidos por mês, descobriu que seu WMS mostrava 1,400 unidades a mais do que seu ERP para um pequeno eletrodoméstico popular. O proprietário assumiu que o WMS havia perdido despachos. Percorrer as três tabelas contou uma história diferente: 900 unidades eram devoluções de clientes já recebidas no armazém, com os pedidos de devolução ainda aguardando aprovação e, portanto, ainda não lançados no ERP; 300 unidades vinham de um ajuste de contagem lançado no WMS, mas nunca sincronizado com o ERP; e as últimas 200 unidades eram um lançamento duplicado do saldo inicial quando o estoque foi transferido de um armazém antigo. O sistema não estava quebrado. Três rupturas de processo estavam. Corrigir o processo levou cerca de duas semanas, e os livros fecharam. Se o proprietário tivesse pago primeiro ao fornecedor para "corrigir o sistema", essa fatura teria sido o verdadeiro desperdício.
Um segundo exemplo corre no sentido oposto. Um armazém logístico terceirizado que lida com autopeças descobriu que seu ERP mostrava mais de 600 unidades a mais do que seu WMS. A causa era o faturamento antecipado: os pedidos de venda eram lançados no ERP antes de a mercadoria sair da prateleira, de modo que o ERP já havia deduzido estoque que ainda estava fisicamente em uma localização. A solução não foi um ajuste. Foi uma regra: os lançamentos de saída do ERP seguem a confirmação de despacho do WMS, e nada é deduzido sem essa confirmação. Depois que essa regra entrou em vigor, a diferença mensal caiu de mais de 600 unidades para menos de 40.
| Etapa de conciliação | O que o WMS diz | O que o ERP diz | Verifique primeiro |
|---|---|---|---|
| Mercadoria recebida | Quantidade realmente recebida, localização de guarda | Pedido de compra, nota de recebimento de mercadoria | O documento foi lançado, e de quantos dias é o atraso de tempo |
| Mercadoria despachada | Quantidade separada, conferida e despachada | Nota de despacho de vendas, fatura | Falta alguma confirmação de despacho, ou o faturamento foi feito antes da hora |
| Devoluções recebidas | Devolução realmente recebida e guardada | Pedido de devolução, nota de reembolso | Em qual etapa de aprovação o pedido de devolução está preso |
| Ajustes de contagem | Registros de ajustes de ganho e perda | Documentos de ajuste de custo e estoque | Há reconhecimento do outro sistema, e o sinal confere |
| Saldos iniciais e em trânsito | Saldo inicial da entrada em operação | Saldo inicial | As compras, transferências e devoluções em trânsito estão todas incluídas |
A Conciliação de Estoque entre WMS e ERP como Ritmo Diário, não como Evento de Fim de Mês
Tratar a conciliação como um evento de fim de mês é a forma cara de fazê-lo. Guarde tudo para um mês e você terá milhares de unidades de diferença e um mês de transações para escavar. Ninguém tem tempo para isso, então nunca é feito direito.
O ritmo mais barato é o inverso: conciliar movimentos diariamente, amostrar saldos semanalmente e reservar o fim de mês apenas para os casos difíceis.
Todos os dias antes do fechamento, dedique cerca de 20 minutos aos movimentos do dia: recebimentos, despachos e devoluções. Compare o total do WMS com o total do ERP para cada um. Qualquer SKU além de um limite que você definir, digamos 20 unidades no nosso exemplo, é sinalizado no mesmo dia. Na manhã seguinte, resolva primeiro os itens sinalizados de ontem.
Uma vez por semana, amostre saldos: escolha 20 SKUs, verifique todos os itens de classe A, amostre os de classe B e rode os de classe C. Uma amostragem semanal detecta problemas cedo. Uma contagem completa de parede a parede uma vez por mês basta para o resto.
O fim de mês deve então cuidar apenas de duas coisas: as diferenças difíceis ainda não resolvidas do mês e a confirmação de que os ajustes de contagem foram sincronizados.
Aqui está a parte contraintuitiva: buscar 100 por cento de acordo entre os dois sistemas costuma ser a opção mais cara. Um punhado de unidades de diferença em itens de classe C de baixo valor mal afeta o negócio, mas enviar três pessoas para persegui-las custa mais do que vale a mercadoria. O que realmente importa são duas linhas: a taxa de diferença nos SKUs de classe A de alto valor e qualquer diferença que afete diretamente o despacho, o faturamento ou a reposição. Defina uma tolerância para todo o resto. Registre o motivo dentro da tolerância, investigue apenas fora dela. O trabalho economizado vai para vigiar o estoque de classe A, onde o retorno é muito maior.
O Resultado Final que Você Pode Calcular
O custo de não conciliar tem três partes: mão de obra, despachos errados e decisões atrasadas. A mão de obra é fácil de precificar: quantos pedidos uma pessoa consegue conferir por dia, a que custo diário. Os despachos errados também são fáceis: frete de devolução, tempo de atendimento ao cliente e o risco de perder o cliente. A terceira parte é a mais cara e a menos visível: enquanto os livros divergem, você hesita em repor, aceitar um pedido grande ou fechar o mês.
Aqui está um cálculo que você pode fazer amanhã. Pegue sua diferença mensal média em unidades e multiplique pelo valor unitário médio. Esse é o valor do estoque preso em desacordo. Depois pegue os dias-pessoa que você gasta por mês perseguindo diferenças e multiplique pelo custo diário. Some os dois. Isso é o que "não bater" custa a você por mês. Agora precifique a alternativa: 20 minutos por dia em verificações de movimentos mais meio dia por semana em amostragem, cerca de dois a três dias-pessoa por mês. Se esse investimento for menor do que o que você paga agora, o ritmo se paga sozinho. Se já for menor e a diferença persistir, seu problema não é o ritmo. É uma ruptura específica, e as três tabelas mostrarão qual é.
A maioria dos armazéns que faz essa conta chega à mesma conclusão: o ponto de alavancagem mais barato não é um sistema novo nem mais pessoal de contagem. São quatro regras entediantes, escritas e cumpridas. Recebimentos seguem o recebimento real. Despachos seguem a confirmação de despacho. Devoluções seguem o recebimento real e a guarda. Ajustes seguem o reconhecimento de ambos os lados. Ponha essas quatro regras na parede. Elas economizarão mais dinheiro do que qualquer atualização de software.
Por Lao Zhou, Analista de Custos Logísticos Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.
