Deixem-me começar pela reclamação, porque todo mundo neste negócio tem a mesma agora: você não encontra um caminhão quando precisa, e quando encontra um, o motorista está com pressa, a janela de agendamento é uma piada, e de alguma forma seu armazém é quem acaba pagando por isso. Vendo na Amazon e pela minha própria loja, e nos últimos dois anos a escassez de motoristas de caminhão não tem sido uma manchete para mim. Tem sido a razão de um embarque perder um prazo, a razão de um contêiner ficar um dia na porta de um armazém, e a razão de minha conta de detenção parecer um segundo aluguel. Este é um guia de resposta do armazém à escassez de motoristas de caminhão escrito do lado do vendedor da porta da doca, não do lado da transportadora, porque os vendedores são quem acabam absorvendo o custo quando ninguém planeja isso.
A primeira vez que isso realmente me pegou foi na alta temporada, dois anos atrás. Eu tinha um embarque de reposição reservado para um armazém FBA, uma transportadora confirmada e um agendamento de recebimento marcado. O motorista chegou quatro horas atrasado, o armazém já tinha cedido a porta da doca, e a carga foi adiada para o dia seguinte. Esse único atraso me custou um fim de semana de vendas em um anúncio que já estava ficando sem estoque, além de um agendamento remarcado que levou mais três dias para conseguir. Ninguém fez nada de errado, exatamente. Simplesmente não havia motoristas suficientes, e meu embarque foi o que perdeu no jogo das cadeiras musicais. Aquele foi o dia em que parei de tratar o transporte rodoviário como algo que simplesmente acontece e comecei a tratá-lo como estoque: algo que se planeja, se amortiza e se acompanha.
Agendamentos flexíveis vencem agendamentos perfeitos em uma escassez de motoristas
A primeira mudança que fiz foi na ponta do armazém, e parece pequena: parei de insistir em janelas de agendamento apertadas. Muitos vendedores e armazéns ainda usam janelas de duas horas como se os motoristas pudessem se teletransportar. Em uma escassez, uma janela de duas horas é uma promessa que sua transportadora não pode cumprir, e quando o motorista a perde, o armazém manda o caminhão embora ou cobra detenção, e adivinhem quem paga. Mudamos nosso principal 3PL para uma janela de quatro horas com opção flexível no mesmo dia, ou seja, um motorista que chega atrasado mas dentro do dia ainda é descarregado. Isso deixou o dia do armazém um pouco mais bagunçado? Sim, um pouco. Isso reduziu nossos agendamentos perdidos? Drasticamente. A troca é real, e vale a pena: uma agenda de doca um pouco mais bagunçada vence um caminhão que vai embora e volta três dias depois.
A segunda mudança foi chata e sem glamour: começamos a confirmar os agendamentos duas vezes. Uma quando reservado, outra na manhã da chegada, com o número de telefone do motorista na mensagem, não apenas o do escritório de despacho. Escritórios de despacho são ocupados. Um motorista com mensagem direta é um motorista que pode dizer que está preso a duas horas de distância enquanto você ainda pode mover outra carga para o espaço dele. Isso não custa nada. Salvou mais janelas perdidas para nós do que qualquer software que pagamos.
Reboques deixados: a jogada contra a escassez de motoristas que mudou nossas contas
Esta é a jogada que eu gostaria de ter feito um ano antes: reboque deixado. Se seu armazém tem espaço no pátio, um programa de reboques deixados significa que o motorista deixa um reboque carregado ou vazio e vai embora. Sem esperar pelo descarregamento. Sem relógio de detenção correndo enquanto sua equipe trabalha a carga. A escassez de motoristas é, em essência, uma escassez de horas de motorista, e cada hora que um motorista passa sentado na sua doca é uma hora em que ele não está dirigindo a próxima carga. As transportadoras percebem quais embarcadores desperdiçam o tempo de seus motoristas, e em um mercado apertado, elas silenciosamente deixam de priorizar esses embarcadores. Ser um armazém amigável para motoristas não é caridade. É uma vantagem competitiva.
A conta é simples o bastante para fazer em um guardanapo. Compare três formas de receber uma carga:
| Método de recebimento | Tempo do motorista na sua doca | Sua exposição ao custo | Quando faz sentido | |---|---|---| | Carga/descarga ao vivo | Várias horas, o motorista espera | Taxas de detenção se o descarregamento demorar | Armazém pequeno, sem espaço no pátio | | Reboque deixado | Minutos para deixar e engatar | Espaço no pátio e gestão de reboques | Volume constante, espaço para estacionar reboques | | Agendamento escalonado com janela flexível | Uma a duas horas | Detenção ocasional, menor que na carga ao vivo | No meio-termo, ou enquanto monta o sistema de reboques deixados |
Não tínhamos um pátio grande. Tínhamos espaço para quatro reboques, e isso bastou para começar. A transportadora trouxe dois reboques, ficamos com um reboque carregado de reserva, e o ritmo se estabeleceu em um mês. As cobranças de detenção nessa rota caíram para quase nada, não porque a transportadora ficou mais simpática, mas porque o relógio do motorista deixou de ser nosso problema. A pegadinha, e sempre há uma pegadinha, é que agora você é dono da gestão de reboques: saber qual reboque está onde, qual está carregado, qual precisa de manutenção. Um quadro branco ao lado da porta da doca nos bastou por um ano antes de nos preocuparmos com algo mais sofisticado.
Negocie a detenção antes que a conta chegue
A detenção é a parte sobre a qual todos discutem depois do fato, que é exatamente o momento errado. O momento certo é quando você assina o contrato com a transportadora ou renova a tarifa da rota. Agora fazemos três perguntas antes de qualquer rota entrar em operação: quantas horas gratuitas antes de a detenção começar, qual é a tarifa horária depois disso, e o que conta como prova de chegada e partida. Consiga por escrito. Um motorista que chega e espera quatro horas não gera automaticamente detenção se o contrato diz que o tempo gratuito começa na hora do agendamento e o agendamento foi perdido. Leia a definição, não apenas a tarifa.
Também mantemos agora um simples registro de detenção: data, transportadora, hora do agendamento, chegada real, partida real e o que nos foi cobrado. Leva dois minutos por carga. Duas vezes isso nos economizou dinheiro de verdade, porque a fatura da transportadora mostrava detenção em cargas em que nosso registro mostrava que o motorista chegou atrasado ou saiu cedo. Sem o registro, você paga a fatura. Com ele, você tem uma conversa. Mais uma coisa: nunca deixe a detenção se tornar um item surpresa que seus clientes vendedores ou seu próprio responsável financeiro descobrem no fim do mês. Nós a revisamos semanalmente durante a alta temporada. Uma conta de detenção que surpreende você é uma falha de processo, não um custo de fazer negócios.
A lição contraintuitiva de toda a escassez, para mim, é esta: os armazéns e vendedores que melhor a atravessam não são os que gritam mais alto com as transportadoras. São os que facilitam o dia de um motorista. Janelas flexíveis, reboques deixados, um banheiro e um lugar para estacionar, um número de telefone que atende. Motoristas conversam entre si, despachantes lembram, e em um mercado em que a capacidade é escassa, ser fácil de lidar é uma estratégia real. Isso não vai resolver a escassez nacional. Nada que eu faça no meu pequeno canto vai resolver. Mas decide se a sua carga é a que se move esta semana ou a que espera até a semana que vem.
Esta jogada eu testei pessoalmente, e funciona: comece com uma rota, uma transportadora e uma janela flexível. Meça os agendamentos perdidos e a detenção por um mês. Se os números melhorarem, e no nosso caso melhoraram em questão de semanas, leve para a próxima rota. Não tente redesenhar toda a sua rede de uma vez. Uma rota, uma vitória, e depois a próxima.
Por Ah K, Vendedor de e-commerce (5 anos)
Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.
