Deixe-me dizer uma coisa. Depois de todos esses anos na estrada, o que eu mais temo não é o trânsito. É chegar ao portão de um armazém e ver sete ou oito caminhões já esperando pela mesma porta de doca. Dá para sentir na hora: todo mundo reservou a manhã de novo.

Certa manhã de outono, há alguns anos, eu estava entregando artigos para o lar no armazém de um embarcador, com uma chegada matinal reservada. Cheguei às 8:40 e encontrei seis caminhões na minha frente: um com caixas de papelão, um com móveis prontos e um refrigerado em marcha lenta enquanto esperava. Apenas duas portas de doca estavam descarregando, as empilhadeiras iam e vinham, e um único funcionário de recebimento lidava com três pilhas de papelada. Só fui descarregado perto do meio-dia. Quando o despachante ligou para perguntar por que eu estava duas horas atrasado, eu disse com franqueza: eu não estava atrasado. Todo mundo estava reservado para a manhã.

Isso mostra onde o problema realmente está. O congestionamento da manhã não é culpa dos motoristas. Os motoristas querem chegar cedo, descarregar cedo e seguir viagem. Os embarcadores querem a carga dentro de manhã para poder guardá-la à tarde. Todo mundo escolhe a mesma janela, e o resultado é uma doca congestionada de manhã e vazia à tarde. A suavização de chegadas de entrada no armazém existe para corrigir exatamente esse pico.

Aqui está um ponto contraintuitivo que vale a pena considerar: uma doca que parece ter poucas portas muitas vezes só tem pouco tempo distribuído. Já vi armazéns com portas de sobra onde, das nove às onze todas as manhãs, cada vaga de estacionamento estava cheia e cada empilhadeira e cada trabalhador estavam concentrados nas mesmas duas horas. Às duas da tarde, as portas estavam vazias, as pessoas estavam ociosas e o equipamento também estava ocioso. Se você só conta portas, nunca vai entender o problema. É preciso contar quantos caminhões chegam por hora, quanto tempo cada um leva para descarregar e quantas pessoas estão no turno. Achate o pico e as mesmas portas de repente funcionam bem.

Comece a suavização de chegadas com janelas de agendamento

O primeiro passo da suavização de chegadas é dividir o dia em janelas de agendamento e parar de deixar todo mundo se amontoar de manhã. O método é bem simples: divida o dia por hora, estabeleça um limite para cada hora e, quando uma janela encher, empurre o próximo agendamento para mais tarde. O limite precisa refletir a capacidade real de descarga, não um palpite. Quanto tempo leva uma carga de móveis em comparação com uma carga de caixas de papelão? Um refrigerado precisa de prioridade? Essas respostas definem o limite.

Certa vez conversei com um gerente de armazém cuja equipe costumava agendar por telefone, e quem ligasse primeiro ficava com a manhã. Eles mudaram para agendar janelas em um sistema: dois caminhões por hora de manhã, três à tarde e uma janela de emergência à noite. No início, alguns embarcadores resistiram, dizendo que uma chegada à tarde atrasaria o armazenamento. O gerente explicou: duas horas esperando numa fila matinal contra chegar à tarde e descarregar na hora. O que é realmente mais rápido? Depois de fazer essa conta, a maioria entendeu.

Quando falar com as transportadoras sobre janelas fora do pico, não envie apenas um aviso. Dê a elas algo real. Um caminhão fora do pico poderia ter prioridade para uma porta de doca, ou avançar uma posição na fila de descarga. Os motoristas percebem isso. Chegar cedo nem sempre significa descarregar cedo, mas uma janela fora do pico agendada que realmente descarrega na hora vale mais do que cem lembretes. As janelas também precisam de folga. Engarrafamentos e uma descarga lenta na parada anterior são fatos do dia a dia. Se as regras forem rígidas demais, um caminhão atrasado bagunça o dia inteiro. Uma margem de meia hora torna todo o cronograma mais confiável, e não menos.

Mão de obra e espaço de pátio precisam acompanhar as janelas de suavização de chegadas

Uma vez distribuídas as janelas, a mão de obra e o espaço de pátio também precisam ser distribuídos. Muitas operações mudam a planilha de agendamentos, mas não a de pessoal, de modo que as mesmas poucas pessoas continuam trabalhando duro de manhã enquanto a equipe da tarde fica parada sem caminhões. Isso é só metade da mudança.

Como distribuir a mão de obra? Comece pelas chegadas de cada janela e depois aloque recebedores e operadores de empilhadeira de acordo. Depois que o pico da manhã for achatado, um trabalho que antes precisava de seis pessoas de manhã pode precisar de cinco ao longo do dia inteiro, sem hora extra. O espaço de pátio funciona do mesmo jeito: vagas de entrada, vagas de espera e vagas de descarga precisam de contagens separadas. Caminhões em espera não devem bloquear a entrada, e um caminhão descarregado precisa sair prontamente em vez de ficar parado na porta.

Um ponto que passa despercebido com frequência demais: a suavização de chegadas precisa se conectar com o planejamento de armazenamento. A carga que chega de manhã precisa ser guardada à tarde. A carga que chega à tarde precisa estar pronta para sair na manhã seguinte. Se o armazenamento não acompanhar, achatar as chegadas só transfere o congestionamento do portão para dentro do armazém. Portanto, ao definir janelas, planeje juntos recebimento, inspeção e armazenamento, e não só o recebimento.

Já vi um armazém menor fazer isso de um jeito simples e prático: toda tarde às quatro horas, o gerente do armazém ligava para o despachante e revisava as janelas do dia seguinte. Qual embarcador poderia atrasar, qual carga era pesada o bastante para precisar de uma mão extra, tudo resolvido com antecedência. Eles conferiam de novo na manhã seguinte e ajustavam qualquer janela que tivesse mudado. Uma ligação telefônica, e o tempo de espera caiu visivelmente.

Há também uma armadilha a evitar. Suavizar não significa empurrar os motoristas para a noite. Algumas operações ouvem «espalhe» e esticam as janelas até o meio da noite, achando que mais distribuição é sempre melhor. Isso sai pela culatra. Descarga noturna exige pessoal extra, iluminação e atenção aos vizinhos, e custa mais. Motoristas que já rodaram o dia inteiro estão cansados, e segurança e velocidade sofrem. O certo é espalhar as chegadas ao longo do dia de trabalho, e não transferir o pico da manhã para a meia-noite.

Outro efeito reverso que já vi: janelas cortadas tão apertadas que um caminhão dez minutos atrasado perde sua janela e precisa reagendar. Os motoristas, com medo de perder a janela, chegam então duas ou três horas mais cedo e esperam no portão. A fila volta na hora. As regras precisam de um toque humano: se um caminhão estiver com meia hora de atraso, mantenha a janela e recue uma posição. Se realmente não puder chegar, uma ligação para reagendar é melhor do que uma falta sem aviso. Quanto mais humana a regra, melhor ela é de fato seguida.

Em resumo, há um equilíbrio aqui. Janelas mais finas dão um plano mais apertado, mas menos flexibilidade. Janelas mais grossas dão mais flexibilidade, mas dificultam achatar o pico. Na minha experiência, janelas horárias são o ponto ideal. São fáceis de lembrar, fáceis de agendar e fáceis de ajustar, tanto para motoristas quanto para armazéns.

Três conselhos para embarcadores e armazéns

Primeiro, pare de presumir que a manhã é sempre o melhor horário de chegada. Chegadas matinais significam filas mais longas e descargas mais lentas. Se puder agendar à tarde, agende à tarde e depois realmente apareça na hora. Faltas sem aviso arruínam o plano para todos os outros.

Segundo, os armazéns devem deixar folga no cronograma e cumprir a palavra. Se você agendou um caminhão para um determinado horário, descarregue-o nesse horário e não deixe um motorista esperando no portão. Uma vez que as transportadoras confiem que um agendamento fora do pico significa uma descarga pontual, elas cooperarão com a suavização.

Terceiro, a suavização não é uma correção única. Confira os números toda semana: qual janela continua lotada, qual fica vazia, se os limites precisam de ajuste. Quando os volumes mudam, as janelas precisam mudar junto.

No fim, a suavização de chegadas não é sobre equipamentos. É sobre se motoristas, embarcadores e armazéns estão todos dispostos a distribuir o tempo. Quando os três lados cedem um pouco, a doca para de congestionar. Como diz o velho ditado, uma boa estrada não é arruinada pela distância, apenas porque todo mundo se amontoa na mesma faixa.

Por Shifu Zhao, Veterano do transporte rodoviário (15 anos)

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.