Deixe-me contar uma coisa sobre o estoque em trânsito: depois de todos esses anos dirigindo caminhão, o que mais me dói não é o trânsito na estrada. É a bagunça nos livros enquanto a mercadoria ainda está no mar.
Há dois outonos, peguei um contêiner no Porto de Long Beach. O navio deveria atracar numa terça-feira. Em vez disso, ficou fundeado por mais de uma semana — congestionamento portuário, sem berço disponível. O embarcador estava suando: esse contêiner era para um cliente-chave, os pedidos já estavam enfileirados, e o sistema dele mostrava o estoque como "em trânsito". Mas onde estava a mercadoria, exatamente? Quando ela realmente chegaria? Ninguém sabia dizer. Quando consegui tirar a caixa de lá, já estava com mais de dez dias de atraso. Para cumprir a data de entrega, o embarcador trouxe de avião um pequeno lote de emergência do exterior. Quando ouvi o que isso custou a ele, doeu ouvir.
O que isso lhe diz é o seguinte: parece um termo contábil, mas é um problema operacional real. A mercadoria saiu da fábrica e está no navio, mas ainda não passou pela porta do seu armazém. Nesse intervalo, a mercadoria não está nas mãos de ninguém — e ainda assim prende seu caixa e seu planejamento.
Estoque em trânsito nos livros: quando o relógio começa a contar
O momento da transferência de titularidade decide quando a mercadoria aparece nos seus livros. O termo mais comum é FOB: uma vez que a mercadoria é carregada e cruza a amurada do navio, o risco e a titularidade passam para o comprador. A partir desse momento, o estoque em trânsito pertence aos seus livros — "mercadorias em trânsito" para o financeiro, quantidade "em trânsito" para as operações.
Mas muitas empresas pequenas nunca o registram. As operações olham "o que está no armazém", o financeiro olha "quando a fatura vai ser paga", e os dois livros nunca conversam. A mercadoria flutua no oceano por um mês; as operações acham que não há estoque, o financeiro acha que o dinheiro ainda não saiu. Resultado: você só descobre que está em falta quando a ruptura chega, ou o dinheiro já foi pago e a mercadoria não aparece em lugar nenhum.
Aqui está a verdade simples: seja qual for o sistema que você usa — ERP ou planilha — no dia em que a mercadoria é carregada, ela entra num registro de trânsito. Não precisa de muitos campos: número do contêiner, nome do navio, data de saída, chegada prevista, quantidade de caixas. No dia em que ela chega, o registro vira estoque físico. Entradas e saídas, tudo batendo — livros limpos.
Seu armazém consegue enxergar o que está em trânsito
Enxergar depende de alguém vigiar um punhado de marcos. Depois de todos esses anos na estrada, resumi a jornada de um contêiner em cinco: saída, chegada ao berço, liberação e retirada, drayage, recebimento no armazém. Quebre um elo e tudo atrás dele desmorona.
O elo que mais quebra é a retirada. O navio chega, a caixa desce — aí a alfândega a segura, o terminal está congestionado, ou a transportadora de drayage não consegue agendar, e o contêiner fica no porto por dias. O sistema do embarcador ainda diz "no porto", mas "no porto" e "liberado" são duas coisas diferentes. Nesse intervalo, a mercadoria está visível, mas intocável.
A outra armadilha é a carga rolada (rolled cargo). O navio está superlotado, sua caixa é jogada para a próxima viagem, a saída desliza uma semana — e o embarcador geralmente é o último a saber. Um amigo despachante me diz que, na alta temporada, ele recebe várias ligações de carga rolada por semana, e cada uma delas obriga o embarcador a refazer o plano de produção.
Então meu conselho: não acompanhe só o cronograma do navio — acompanhe até a caixa cruzar o portão do porto. A página de rastreamento da transportadora, o aviso de chegada do despachante, a confirmação de retirada da transportadora de drayage — quando os três se alinham, a mercadoria está verdadeiramente "a caminho".
O estoque em trânsito deve contar para o estoque de segurança
Isso é um problema de matemática. O estoque de segurança existe para cobrir a flutuação da demanda durante o ciclo de reposição — e o estoque em trânsito é, por definição, estoque já se movendo nesse ciclo. Quanto maior o tempo de trânsito, mais estoque de segurança você precisa ter em mãos.
Um exemplo concreto: você vende cerca de 3,000 unidades por mês, o trânsito marítimo dura cerca de seis semanas, então há rotineiramente de quatro a cinco mil unidades flutuando no mar. Se essas unidades estão nos seus livros e você consegue rastreá-las, pode rodar o estoque de segurança mais enxuto — porque você vê o reabastecimento chegando antes de a ruptura bater. Se a mercadoria em trânsito é invisível e não contabilizada, o estoque de segurança tem que rodar mais gordo, usando dinheiro de estoque de verdade para se proteger contra o risco de "não dá para ver".
Aqui está a parte contraintuitiva, e já disse isso para muitos embarcadores: a maior armadilha da mercadoria em trânsito não é que você não consegue vê-la — é que você a vê e ninguém é dono dela. A quantidade "em trânsito" fica no sistema todo dia, mas ninguém olha o cronograma do navio, ninguém confirma os horários de chegada com o despachante, ninguém reserva a vaga de recebimento no armazém com antecedência. A mercadoria chega ao porto, o armazém diz que não há agendamento, a transportadora diz que não há pedido — você viu, o que é o mesmo que não ver.
Três regras para embarcadores, três para armazéns
Para os embarcadores:
Primeiro, registre a partir do dia do carregamento — não espere a chegada. O registro não precisa de muitos campos: número do contêiner, navio, saída, ETA. O que importa é que alguém olhe para ele todo dia.
Segundo, trace uma linha vermelha no seu frete em trânsito. Se não houver aviso de chegada do despachante três dias antes do ETA, isso dispara um alerta. Se estiver mais de uma semana atrasado, comece o plano B — traga um pequeno lote de avião, converse com o cliente sobre um atraso — não espere a ruptura.
Terceiro, tenha um plano para carga rolada e inspeções. Confirme espaço com seu despachante antes da alta temporada e mantenha pelo menos uma semana de folga nos pedidos críticos. Não programe tão apertado quanto o cronograma do navio — o cronograma do navio é o plano da transportadora, não o seu.
Para os armazéns:
Primeiro, reserve vagas de recebimento cedo. Assim que o frete em trânsito passar o marco da retirada, peça à transportadora de drayage para reservar sua vaga de recebimento imediatamente. Muitos armazéns precisam de dois a três dias de antecedência para uma vaga — quando a caixa estiver no seu portão, nem um milagre consegue encaixá-la.
Segundo, designe alguém para vigiar exceções de chegada. Uma pessoa — mesmo em meio período — conferindo o registro de trânsito diariamente: qual caixa está atrasada, qual foi rolada, qual está em inspeção. Ela não precisa ser especialista; só precisa ser a vigia.
Terceiro, mantenha os livros iguais à realidade. No dia em que o contêiner for descarregado, tire-o do registro de trânsito e converta-o em estoque físico. Não deixe parado — deixe parado uma semana e o registro vira uma bagunça que ninguém consegue desembaraçar.
Há um ditado antigo: não tema ir devagar, tema ficar parado. O frete em trânsito não me assusta quando flutua uns dias a mais no oceano — me assusta quando flutua e ninguém está olhando. Registre limpo, vigie os marcos, mantenha um plano B pronto. Então o frete em trânsito deixa de ser uma bagunça nos livros e se torna a carta mais confiável da sua mão.
Por Shifu Zhao, veterano do transporte rodoviário (15 anos)
Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.
