피킹 토트 관리: 토트가 계속 사라진다면, 카운트가 잘못된 것이다

아침 6:40, 나는 피킹 토트를 확인하려고 창고에 들어갔다가 스테이징 구역에서 걱정스러운 표정으로 서 있는 피킹 리드 Aqiang을 발견했다. 야간조는 400건이 넘는 주문을 피킹했다. 아침 트럭에 실려 나가야 할 피킹 토트 17개가 사라졌다. 상품이 아니다. 상품을 담은 토트였다. 팀은 건물 전체를 뒤졌다. 랙 아래, 포장대 뒤, 반품 구역 구석까지. 아홉 개를 찾았다. 여덟 개는 그냥 사라졌다. 트럭은 기다릴 수 없어서, 부족분을 메우려고 새 토트 여덟 개를 뜯었다. 하루가 끝날 무렵 장부에는 토트가 여덟 개 더 사라진 것으로 나타났다. 솔직히 말하겠다. 토트 하나는 싸다. 꾸준히 잃으면 큰돈이 된다.

우리는 건물에서 3,000개가 넘는 토트를 운용한다. 크기는 두 가지, 색상은 두 가지다. 수년간 아무도 관리하지 않았다. 하나를 집어 피킹하고 아무 데나 내려놓으면, 빈 토트는 컨베이어 옆에 쌓였다. 성수기가 되면 토트에 다리가 난 것처럼 보였다. 오늘은 피킹에 있다가, 내일은 반품에 있다가, 그다음 날은 어디에도 없었다. 연말에 재무팀은 장부에 400개가 넘는 토트가 부족한 것을 발견했고, 수만 단위가 사라졌다. 더 나빴던 것은 토트가 바닥난 날이었다. 주문은 대기 중이고, 피커들은 토트를 기다리며 놀고 있었고, 모든 일정이 밀렸다.

피킹 토트가 실제로 사라지는 곳

토트는 한 번에 모두 사라지지 않는다. 아무도 책임지지 않는 틈새로 조금씩 샌다. 패턴이 분명해지기까지 2주를 추적했다.

첫 번째 누수는 인계다. 피커가 완성된 토트를 포장으로 밀어주고 떠난다. 포장 담당자는 빈 토트를 벨트 옆에 두고, 다음 조는 그것이 다른 사람 것이라고 생각한다. 시간이 지나면 빈 토트가 쌓이고, 깨끗한 것과 더럽고 깨진 것이 섞여서, 새 주문에 하나를 집는 것조차 아무도 엄두를 내지 못한다.

두 번째 누수는 반품과 예외 구역이다. 반품 주문이 돌아오고, 상품이 꺼내지고, 토트는 반품 랙 옆에 남는다. 반품은 느리게 움직이므로 토트는 며칠 동안 방치되다가, 청소가 깨져 보이는 것을 스크랩으로 버리고, 다른 사람들이 좋은 것을 용기로 빌려 간다. 한 번은 정비 구석에서 20개가 넘는 토트를 발견했는데, 모두 나사와 케이블 타이로 가득 차 있었다. 공구함이 되어 있었다.

세 번째 누수는 카운트 자체다. 장부에는 합계만 기록되고 토트가 어디에 있는지는 기록되지 않았다. 카운트 때 팀은 합계를 세고 차이를 적었으며, 아무도 원인을 추적하지 않았다. 차이는 달마다 쌓이다가 결국 어디로 무엇이 갔는지 아무도 설명할 수 없게 되었다.

2024년 11월 성수기는 뼈아프게 가르쳐 주었다. 대형 세일 전 주말이었고, 주문량은 평소의 두 배였다. 금요일 밤 야간 리드는 피킹에 사용할 수 있는 토트가 약 60개만 남았다고 말했다. 보통은 200개를 비치해야 한다. 나는 자정이 넘도록 사람들과 함께 건물 전체를 뒤졌다. 도크 구석의 방수포 아래에서 80개가 넘는 토트를 찾았는데, 일부는 지난달에 치워지지 않은 반품 상품을 여전히 담고 있었다. 주간조도 계속 부족했고, 이웃 창고에서 토트 50개를 빌렸다. 그날 밤 이후로 나는 "토트가 충분하다"는 말을 그만두었다. 충분하다는 것은 느낌이 아니다. 시트 위의 숫자다.

시도한 것: 번호를 매기고, 규칙을 정하다

처음 시도한 것은 모든 토트에 번호를 매기는 것이었다. 특별할 것 없이, 스프레이 코드와 라벨만으로 했다. A 구역 토트는 A로 시작하고, B 구역은 B로 시작하며, 번호 범위는 크기별로 나뉜다. 끝내는 데 초과 근무 주말이 두 번 걸렸다. 번호 매기기의 목적은 깔끔함이 아니다. 토트가 사라지면 인계 시트에서 마지막으로 처리한 단계를 추적할 수 있다.

두 번째는 인계 규칙이었다. 피킹은 더 이상 "내려놓고 떠나는 것"이 아니다. 각 포장대 옆에 양호, 세척 대상, 파손의 세 칸짜리 반납 랙을 두었다. 피커는 빈 토트를 올바른 칸에 넣는다. 포장 리드는 조마다 한 번씩 센다. 카운트가 맞지 않으면 그 조가 넘기지 않고 당일 부족분을 찾는다. 카운트는 조마다 10분이 걸린다. 예전에는 토트 찾기에 1시간이 걸렸다.

세 번째는 세척과 파손의 분리였다. 더러운 토트가 바로 피킹으로 돌아가서, 더러워진 토트에 대해 고객 불만 두 건을 받았다. 이제 규칙은 간단하다. 기름, 냄새, 곰팡이가 내부에 있는 토트는 세척 구역으로 가고, 세척·건조된 뒤에야 라인으로 돌아온다. 테두리가 깨지거나, 손잡이가 부러지거나, 바닥이 휘어진 토트는 파손 구역으로 가고, 임시방편으로 라인에 다시 오르지 않는다. 파손 토트는 한 달에 한 번 함께 검토한다. 수리 가능한 것은 수리한다. 나머지는 스크랩 절차를 거치고, 스크랩 수는 월간 보고서에 들어간다.

신입 교육에도 토트를 추가했다. 예전에는 신입이 피킹만 배우고 토트에 대해서는 아무것도 배우지 않았다. 이제 첫날 리드가 토트 동선을 함께 걸으며 안내한다. 어디서 가져오고, 어디에 두며, 어느 칸에 빈 토트를 넣는지. 10분의 동행으로 신입의 첫 달 손실이 절반 이상 줄었다. 토트를 관리한다는 것은 사람을 관리한다는 것이다. 사람들이 규칙을 모르면 어떤 규칙도 지켜지지 않는다.

고정된 루틴: 지금 토트를 세는 방법

지금은 피킹 토트를 한 달에 한 번 전수 카운트하고 매주 표본 점검을 한다. 월간 카운트는 모든 번호 범위를 장부와 대조한다. 20을 초과하는 차이는 리드가 설명문을 작성한다. 주간 점검은 두 개의 번호 범위를 무작위로 표본 삼고, 큰 차이는 월말이 아니라 그 주에 추적한다. 카운트 시트에는 네 열만 있다. 범위, 장부 수량, 실물 수량, 사유. 사유는 네 가지 선택지로 제한된다. 파손으로 스크랩, 다른 구역으로 이동 후 미반납, 인계 시 분실, 기타. 세 개를 초과하는 "기타" 항목은 리드가 각각 따로 설명한다.

책임에 대해서는 원칙을 정했다. 사람을 추적하는 것이 아니라 단계를 추적한다. 어느 단계에서 토트가 사라졌다면 그 조의 리드가 찾는 책임을 지고, 조가 교체 비용의 일부를 분담한다. 일부이지 전부가 아니다. 이 구분이 중요하다. 토트 분실은 드물게 한 사람의 잘못이고, 대개 프로세스가 샌 것이다. 한 사람에게 전액을 물리면 사람들은 보고를 그만두고, 토트는 숨겨지고 장부는 더 거짓이 된다. 일부를 분담하면 거짓말을 부추기지 않으면서 실제 압박이 유지된다.

스크랩에 대해서도 엄격한 기준을 정했다. 한 뼘보다 긴 테두리 균열, 평평하게 놓이지 않는 휘어진 바닥, 부러진 손잡이. 승인 없이 스크랩한다. 가벼운 긁힘은 계속 쓴다. 휘어진 토트 하나가 컨베이어를 막으면 라인이 10분 멈추고, 토트 열 개보다 더 큰 비용이 든다. 토트 가격만이 아니라 큰 청구서를 세어라.

영리한 요령은 없다. 번호 매기기, 인계, 세척, 카운트, 스크랩을 습관이 될 때까지 매일 한다. 시스템은 장부를 지킨다. 토트를 걸어서 랙까지 되돌려 줄 수는 없다.

직관에 반하는 결정: 딱 맞는 것보다 많은 것이 낫다

어떤 사람들은 여분의 피킹 토트를 비축하면 공간과 돈이 낭비된다고 말한다. 맞는 말처럼 들리지만 핵심을 놓친다. 비용 구조는 재고와 다르다. 토트 하나가 없으면 주문 하나가 늦어진다. 여분 토트 100개는 몇 제곱미터와 몇 천 위안을 차지한다. 성수기 물량이 두 배가 되면 토트 회전이 따라가지 못하고, 딱 맞는 재고가 가장 먼저 무너진다. 현재 규칙은 일일 사용량에 1.5를 곱하고, 한 조 분량을 더 얹는 것이다. 후하게 들린다. 성수기의 아찔한 경험 이후로 토트 부족으로 라인을 멈춘 적은 한 번도 없다. 토트는 부족한 것보다 놀고 있는 것이 나은 종류의 물건이다.

동료 관리자들에게 한 가지 당부: 먼저 자신의 토트 장부를 세어 보라. 실물 재고가 장부 재고보다 5퍼센트 이상 적다면 새 토트를 서둘러 사지 마라. 먼저 누수를 찾아라. 사는 것은 쉽다. 오래된 토트를 계속 순환시키는 것은 어렵다. 그것을 제대로 하면 피킹은 리듬을 유지한다.

Chen Feng, 창고 운영 관리자 지음

영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.