창고 입고 배치 오류: 잘못된 위치 배치가 피킹을 망치는 이유와 피해 전에 찾아내는 방법

아침 6:40에 창고에 들어섰을 때, 피킹 리드인 Lao Liu가 이미 복도 옆에서 부족 전표를 손에 들고 기다리고 있었다. 성수기까지 일주일 남은 시점, 주문이 막 오르기 시작했고, 피커 중 한 명인 Xiao Chen은 시스템이 재고가 있다고 단언한 위치가 비어 있다고 보고하기 전에 같은 랙을 세 번이나 다녀왔다. 한두 개가 부족한 것이 아니었다. 팔레트 한 개 전체가 사라진 것이다. 솔직히 말하겠다. 이것이 가장 화가 나는 유형의 입고 배치 오류이다. 시스템은 상품이 있다고 하고, 현장은 없다고 하며, 주문은 그대로 멈춘 채 모두가 화물이 어디로 갔는지 다투는 유형 말이다.

피킹 부족이 드러낸 우리의 입고 배치 오류

그날 우리는 서둘러 보충하지 않았다. 주문을 보류하고 두 사람을 보내 입고 기록을 거꾸로 추적하게 했다. 기록에 따르면 야간 근무자 Xiao Li가 전날 저녁 Zone B, 3층에 팔레트를 넣었다고 했다. 그곳에 가 보니 Zone B 3층의 팔레트에는 전혀 다른 상품이 들어 있었다. 두 위치 건너, Zone C 2층에서 우리 상품을 찾았다. 라벨과 수량이 모두 정확했고, 다만 잘못된 자리(홈)에 있었을 뿐이었다. 야간 근무조는 인력이 부족했고, Xiao Li는 두 사람 몫의 일을 하고 있었으며, 시스템 확인이 돌아오기 전에 팔레트 코드를 스캔하고 그냥 지나갔다. 아무도 실수를 잡아내지 못했다.

생각해 볼 만한 부분은 Xiao Li가 빨리 움직였다는 점이 아니다. 우리 절차가 서류상으로는 멀쩡해 보였다는 점이다. 스캔은 이루어졌고, 시스템은 기록했으며, 모든 항목이 체크된 것처럼 보였는데도 잘못된 위치의 팔레트는 그대로 장부에 들어갔다. 그달의 부족 전표를 뽑아 보니 똑같은 사례가 네 건 더 있었고, 모두 피킹 시점에야 발견되었다. 다시 말해, 잘못된 입고는 그날 아침에 일어난 것이 아니었다. 며칠 동안 그대로 있다가 피커가 걸려 넘어지기를 기다리고 있었던 것이다. 늦게 발견할수록 더 많은 사람이 수색에 끌려들고 주문은 더 오래 기다린다.

입고 배치 오류가 재스캔보다 비싼 이유

많은 사람은 잘못 놓인 팔레트가 그저 한 번 더 옮기면 되는 일이며 별것 아니라고 생각한다. 청구서는 그렇게 쌓이지 않는다. 피커는 헛걸음을 하고, 부족을 보고하고, 고객 서비스는 지연을 설명해야 하며, 다른 사람이 상품을 찾으러 가고, 재고 담당자는 나중에 장부를 조정해야 한다. 하나의 잘못된 입고에 네다섯 명이 끌려들고 반나절이 사라진다. 더 나쁜 것은 연쇄이다. 잘못 점유된 위치는 시스템에서 비어 있는 것으로 보이므로, 다음 입고가 그 위에 다른 상품을 쌓을 수 있고, 하나의 실수가 다음 실수를 낳는다.

더 교묘한 유형도 있다. 같은 상품군, 다른 변형이다. 포장은 거의 똑같아 보이고, 모델 코드는 한 자리만 다르며, 지친 눈이나 살짝 기울어진 스캐너가 잘못된 것을 집는다. 이런 종류의 오배치는 복도를 걸어 다녀도 드러나지 않는다. 랙은 가득 차 보이고 시스템 수량도 맞기 때문이다. 그 정확한 변형을 누군가 피킹할 때만 드러난다. 성수기 주간에는 그런 것들이 쌓인다.

솔직히 말하겠다. 피커가 우연히 실수에 부딪히는 것에 의존해서는 창고를 운영할 수 없다. 피킹 시점에 발견한다는 것은 그 오류가 이미 며칠 동안 시스템에 살아 있었고 고객 주문이 이미 피해를 입었다는 뜻이다. 유용한 조치는 피킹이 그곳에 도달하기 전에 잡아내는 것이다.

우리가 지금 실행하는 탐지 루틴

첫 번째 고정 습관은 모든 피킹 부족을 빠르게 거꾸로 추적하는 것이다. 부족이 나타나면 주문을 보류하고, 30분 이내에 누군가가 입고 단계까지 추적한다. 누가 입고했는지, 언제인지, 시스템 확인이 돌아왔는지, 이웃 위치를 확인했는지 말이다. 결과는 예외 전표에 올라가고, 주간 회의에서 전체를 검토한다. 같은 팀이나 같은 존이 2주 연속으로 계속 나타나면, 누구를 처벌하기 위해서가 아니라 인력 배치나 절차가 무너지고 있는지 보기 위해 그 하나를 따로 파헤친다.

두 번째 습관은 위치 샘플링이다. 매일 작업 시작 전에 교대조 책임자가 40개 위치를 무작위로 뽑아 실물 상품과 시스템을 대조한다. 10분이면 끝이다. 샘플링은 전체 실사가 아니며, 전체 실수는 한 달에 한 번 정도만 한다. 매일 모든 것을 세면 비용이 엄청나게 들고 정상 업무가 망가지기 때문이다. 샘플링은 저렴하고 빠르며, 잘못 놓인 재고는 오래 숨을 수 없다. 3개월의 샘플링 후, 우리 창고에서 최악의 존은 Zone B에서 Zone C로 옮겨갔다. 그곳은 가장 새로운 신입사원들이 집중된 곳이었고, 갑자기 문제에 주소가 생겼다. 그것은 인력 배치와 교육의 문제였지, 사람들이 부주의하다는 막연한 불만이 아니었다.

하나 더, 따로 이야기할 만한 사례가 있다. 지난달 중순쯤, 같은 상품이 예외 전표에 3주 연속으로 등장했는데, 항상 잘못된 장소에 있었다. 역추적 결과 한 사람의 문제가 아니었다. 서로 다른 교대조의 세 명의 작업자가 모두 잘못된 곳에 놓았던 것이다. 그 상품은 이웃 상품과 거의 똑같아 보이는 새 포장으로 바뀌었고, 베테랑들은 감으로 놓았고, 신입들은 베테랑을 따라 했으며, 모두 같은 실수를 했다. 교훈은 단순했다. 실수가 몰릴 때는 사람보다 상품과 위치를 먼저 보라는 것이다. 그 두 상품을 서로 다른 존으로, 두 열 떨어지게 옮겼더니 다음 달에는 그 품목이 예외 전표에 다시 나타나지 않았다.

사람들이 간과하는 또 다른 틈은 시스템의 강제 확인이다. 때로는 위치가 스캔되지 않거나 팔레트 코드가 닳았을 때, 시스템이 경고를 띄우고, 서두르는 작업자가 이를 통과하기 위해 "강제 확인"을 누르면, 시스템은 상품이 실제로 어디로 갔는지 알 수 없게 된다. 현재 규칙은 모든 강제 확인이 자동으로 예외 대기열에 들어가고, 교대조 책임자가 다음 날 현장에서 확인해야 한다는 것이다. 3회 연속으로 강제 확인을 한 사람은 그날 바로 인력 배치와 교육에 대한 대화를 나누며, 꾸중이 아니라 그 존을 어렵게 만드는 것이 무엇인지 묻는 것이다. 강제 확인은 하루 12건 정도에서 2~3건으로 줄었고, 장부도 현장도 더 깨끗해졌다.

세 번째 습관은 신입을 베테랑과 짝짓고 닮은 상품을 떨어뜨려 놓는 것이다. 신입사원은 처음 2주 동안 하나의 고정된 존에 머물며, 존을 옮겨 다니지 않고, 야간 근무를 혼자 서지 않는다. 포장이 닮았거나 코드가 한 자리만 다른 상품은 절대 인접 위치에 두지 않는다. 최소한 복도 하나나 한 열 전체를 사이에 둔다. 서툴게 들리지만, 우리가 시도한 어떤 화려한 방법보다 잘 통한다. 대부분의 오배치는 태도 문제가 아니기 때문이다. 지친 사람이 똑같아 보이는 두 상품을 마주하고, 그 차이를 구분하도록 도와주는 것이 아무것도 없는 환경에 있는 것이다.

여기에 직관에 반하는 부분이 있으며, 읽고 있는 모든 관리자에게 말하고 싶다. 잘못 놓인 재고를 찾을 때 비난부터 시작하지 말라. 우리는 예전에 그렇게 했다. 부족이 발생할 때마다 누가 잘못 놓았는지를 찾는 수색이 시작되었고, 그 결과 사람들은 서로를 감싸기 시작했다. 보고된 실수는 줄었고, 장부는 더 예뻐 보였으며, 상품은 찾기 더 어려워졌다. 우리는 규칙을 바꿨다. 자신의 실수를 보고해도 아무런 불이익이 없으며, 역추적을 통해 발견된 문제만 절차에 대한 대화로 이어진다. 보고되는 실수는 고칠 수 있다. 숨겨지는 실수가 진짜 문제이다. 하루 10분의 샘플링, 주 1장의 예외 전표, 그것이 루틴의 전부이며, 이를 지키면 부족 전표는 저절로 줄어든다. 이번 주에는 강제 확인 횟수를 살펴보라. 그 숫자가 어떤 월간 보고서보다 당신의 창고에 대해 더 많은 것을 말해 줄 것이다.

Chen Feng, 창고 운영 관리자 지음

영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.