Dimensionamento dinâmico de ondas no WES: ajuste a onda à equipe no piso

Vou dar o veredito primeiro: o tamanho da onda nunca deveria ser um número fixo. Tantas pessoas quantas estiverem no piso, tantos pedidos você libera. Venho pensando nisso há anos, e estou mais convencido do que nunca.

Em 2019, estive em um centro de fulfillment de e-commerce em Fontana — 120,000 pés quadrados, cerca de 18,000 pedidos por dia. O WES deles tinha ondas programadas de forma rígida: 400 pedidos por onda, liberadas a cada 45 minutos, sem mudança o ano todo. O primeiro turno tinha mais de 60 separadores; eles queimavam uma onda em 20 minutos e passavam 25 minutos andando pelos corredores, conversando, esperando o sistema soltar a próxima onda. O segundo turno tinha 28 pessoas; uma onda levava duas horas e meia, os pedidos se acumulavam antes do corte da transportadora, o supervisor dividia as ondas à mão, e os telefones do atendimento ao cliente não paravam de tocar. Rodei os números com o diretor de operações deles: o primeiro turno estava perdendo quase 20 por cento da produtividade de separação por 'esperar as ondas'. As pessoas não eram lentas. O sistema as mantinha ociosas.

Em poucas palavras, um tamanho de onda fixo significa rodar a equipe de hoje com o plano de ontem. O descompasso é garantido. Todo armazém já viu isso: mais gente no piso quando há menos pedidos, e menos gente quando os pedidos atingem o pico.

A solução se resume em quatro palavras em espírito: dimensionamento dinâmico de ondas. O WES para de liberar ondas fixas e passa a calcular cada onda a partir do headcount em tempo real no piso. O que costumo configurar para clientes são três faixas — os números são ajustados por site, a lógica é a mesma:

A lógica de configuração é simples: a cada 15 minutos o WES lê o headcount atual no piso do relógio de ponto ou do sistema de login dos coletores, tira uma média móvel e automaticamente reduz a onda quando o número cai de faixa ou a amplia quando sobe. Uma hora antes do corte da transportadora, ele trava apenas em ondas pequenas, para que tudo seja despachado no mesmo dia e nada role para amanhã.

Esse tamanho de onda não é chute — ele é derivado do headcount. Digamos que a taxa média de separação seja 120 unidades por separador por hora, e haja 30 separadores no piso: isso dá 3,600 unidades por hora. Uma onda de 600 pedidos a 3 unidades por pedido são 1,800 unidades, despachada em meia hora — então um intervalo de liberação de 30 minutos mantém o ritmo perfeitamente sincronizado. Cai para 15 separadores e a mesma onda de 600 pedidos precisa de uma hora cheia, e o corte de repente está em risco. A fórmula é: tamanho da onda ≈ separadores no piso × unidades por hora × intervalo de liberação ÷ unidades por pedido. Se o headcount se move, o tamanho da onda se move junto.

Na alta temporada de 2022, vi o outro lado das ondas dinâmicas em um 3PL de vestuário. Eles tinham o recurso ligado, mas a TI tinha configurado contra o 'headcount ideal' — o sistema mostrava 45 pessoas no piso e dimensionava as ondas para 45, enquanto só 36 estavam realmente lá; nove tinham batido o ponto e ainda estavam na área de fumantes. As ondas saíam superdimensionadas, o segundo turno não conseguiu despachar três dias seguidos, e a primeira onda da manhã seguinte ainda estava mastigando o atraso de ontem. Eu disse ao supervisor deles: se a entrada do dimensionamento dinâmico estiver suja, a saída vai sair errada, garantido. Valide primeiro quem está realmente no piso — conte os coletores logados com atividade real de separação — e só então fale de dinâmica.

Dois detalhes de configuração que a maioria perde na primeira configuração. Primeiro, o fallback: o que acontece quando o WES não consegue ler os dados de headcount? Microcortes de rede e manutenção do relógio de ponto acontecem. A jogada certa é uma regra de fallback — quando o headcount em tempo real estiver indisponível, reutilizar automaticamente o headcount da mesma janela de tempo do turno anterior em vez de travar. Vi um site que pulou isso; um reboot do servidor do relógio de ponto congelou as liberações de onda por 40 minutos enquanto dezenas de separadores ficavam parados. Segundo, quanto tempo deve durar a janela de amostragem? Amostragem de 15 minutos com média móvel de 30 minutos é meu ponto de partida usual. Curta demais e as ondas oscilam violentamente — os separadores mal se adaptam e já muda de novo, ritmo destruído. Longa demais e o pico pós-almoço de 20 para 45 separadores passa despercebido por meia hora enquanto os pedidos se acumulam. Não há resposta universal; rode por duas semanas, olhe os dados e ajuste.

Agora o outro lado da moeda, porque toda solução tem seu preço. Primeiro, temporários não são efetivos. Na alta temporada um temporário costuma separar a cerca de 60 por cento do ritmo de um veterano, então o número de headcount precisa ser descontado ou as ondas continuam saindo quentes. Segundo, menor nem sempre é melhor. O overhead do WES de construir uma onda, atribuir tarefas e imprimir etiquetas é fixo; corte as ondas abaixo de cerca de 50 pedidos e o tempo de agendamento do sistema começa a comer uma fatia maior que a própria separação — os separadores acabam esperando o sistema mais do que esperam a mercadoria. Há um piso; não persiga o minúsculo. Terceiro, ondas pequenas nas horas tranquilas parecem ótimas, mas as estações de embalagem e as bancadas de auditoria precisam manter o mesmo ritmo, ou você libera feliz rio acima e trava tudo rio abaixo.

Já vi armazéns demais pagarem pela funcionalidade de ondas dinâmicas e depois o supervisor continuar liberando ondas no feeling — o sistema calcula 200 pedidos, ele 'sente que hoje está faltando gente' e sobe para 350. Isso é o mesmo que não ter. O maior custo das ondas dinâmicas não é o software; é fazer os supervisores olharem o dashboard e confiarem nos dados. Se os dados dizem que você tem 22 pessoas no piso, aceite — não vá no 'parece que são 30'.

Aqui está a parte contraintuitiva: liberar ondas pequenas nas horas tranquilas em vez de deixar os pedidos acumularem parece exagero, mas a produtividade por pessoa na verdade sobe. O que os separadores mais temem não é estar ocupados — é ficar parados. Uma vez que o ritmo quebra, leva 20 minutos para aquecer de novo. Manter trabalho continuamente nas mãos de todos é o verdadeiro segredo do throughput.

Então: no seu WES, as ondas estão vivas ou mortas? Se estiverem mortas, não corra para substituir o sistema. Faça uma pergunta primeiro ao seu supervisor: quando a última onda foi liberada, quantas pessoas estavam realmente de pé no piso?

Por Lao Mi, veterano da cadeia de suprimentos (20 anos)

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.