Nosso pequeno armazém não pode se dar ao luxo de queimar dinheiro assim. Esse é o primeiro pensamento na minha cabeça toda vez que alguém diz que as estantes precisam mudar.
Eis o que aconteceu. No verão passado, aceitamos um novo cliente que vendia artigos volumosos para o lar, e suas caixas eram bem mais altas do que os produtos do dia a dia que costumávamos armazenar. Quando a carga chegou, fiquei apenas olhando para ela: a altura antiga das vigas não cabia de jeito nenhum nas caixas novas, e forçá-las teria esmagado as caixas de cima contra a viga acima. As vendas disseram levianamente ao telefone: "É só subir a viga um nível, certo?" Eu respondi, meu amigo, mover uma viga um nível puxa atrás de si toda uma cadeia de trabalho.
Deixe-me expor primeiro nossa situação, porque é aí que vivem os pequenos armazéns. Não somos grandes. Temos algumas fileiras de racks e uma equipe de cerca de sete ou oito pessoas que dividem entre si a separação, a armazenagem e os envios. O reposicionamento de vigas parece um trabalho pequeno, mas, uma vez iniciado, a fileira inteira precisa parar. Parar por um dia e os pedidos saem um dia atrasados. Avançar sem parar e você corre o risco de algo pior. As grandes empresas têm equipes de engenharia e locais de rack sobressalentes. Nós não. Tivemos que descobrir por conta própria: como mover vigas sem parar por muito tempo e sem cortar caminhos?
Eis um ponto contraintuitivo para começar: mover a viga não é a parte lenta. As partes lentas são esvaziar os produtos antes da mudança e conferir tudo depois dela. Um trabalhador habilidoso pode levantar várias vigas em meia hora, mas esvaziar o estoque, verificar o trabalho e atualizar as placas de carga pode consumir a maior parte do dia. Se você orçar tempo apenas para levantar vigas, subestimará a janela de inatividade todas as vezes.
Reposicionamento de vigas de racks: esvaziar primeiro ou mover primeiro?
A primeira decisão em qualquer trabalho de reposicionamento de vigas é a ordem do trabalho. A nossa é fixa: primeiro esvaziar os produtos, depois mover as vigas, e verificar por último. Nunca o contrário.
Na prática, isso significa mover tudo da fileira que você planeja alterar para locais temporários ou espaço livre no chão. Enquanto esvazia, aproveite para revisar o estoque: o que já deveria ter sido eliminado, e o que poderia ir para um local mais conveniente já que está em movimento. Não subestime esta etapa. Se os produtos esvaziados não têm para onde ir, você termina no meio da mudança com caixas empilhadas no corredor e empilhadeiras sem conseguir passar. Isso é uma verdadeira bagunça.
Uma vez que a fileira está vazia, mova as vigas. Duas pessoas trabalham juntas: uma segura a viga, a outra alinha os furos. Os conectores da viga devem encaixar completamente, e você deve ouvir e sentir o clique antes de considerar concluído. Nunca apresse isso. Uma viga apoiada de um lado e pendurada do outro não está encaixada de forma alguma. Aprendemos isso da maneira difícil uma vez, quando uma viga entrou torta porque nos apressamos, e inclinou no momento em que recebeu peso. Felizmente, ainda não havia nada pesado sobre ela. Desde então, temos uma regra rígida: depois de mover uma viga, balance-a com a mão. Se não se mover, passa.
Eis um método caseiro que combina bem com um pequeno armazém: mover uma fileira de cada vez, verificar essa fileira, e então começar a próxima. Não desmonte três fileiras de uma vez porque parece mais rápido. Se algo der errado no meio, o armazém inteiro para. Uma fileira de cada vez parece mais lenta, mas mantém o resto do armazém funcionando e os pedidos em movimento.
Planejando a janela de inatividade sem matar os envios
A janela de inatividade é a parte mais difícil para um pequeno armazém. Nosso método é simples: escolha o período de envio mais tranquilo, e avise os clientes com antecedência.
Para nós, isso significou trabalhar numa manhã de fim de semana. Na sexta-feira, separamos os pedidos do fim de semana com antecedência. No sábado de manhã, enviamos primeiro, e então começamos a mover as vigas. A fileira que planejávamos alterar havia parado de receber estoque novo dois dias antes, então esvaziou naturalmente e o esvaziamento deu muito menos trabalho. E, na noite anterior à mudança, dispusemos todas as ferramentas, conectores e capacetes de que precisaríamos, para que ninguém ficasse procurando uma chave inglesa depois do início do trabalho.
Há outro custo na janela de inatividade que as pessoas costumam omitir: quando uma fileira está fora de serviço, não é apenas o armazenamento daquela fileira que você perde, é a caminhada extra para os separadores. Produtos movidos para locais temporários significam rotas de separação mais longas, então a produtividade cai. É por isso que a janela deve ser a mais curta possível, mas nunca tão curta que a verificação seja pulada. O tempo economizado pulando verificações é pago depois, geralmente com juros, num incidente.
Após o reposicionamento de vigas: placas de carga e verificação de segurança
Quando as vigas forem movidas, não se apresse para recarregar. Duas coisas vêm primeiro: atualizar as placas de carga, e então fazer a verificação de segurança.
A altura da viga muda o que cada nível pode suportar, e o quadro geral de carga da fileira muda junto. As placas de carga não são decoração. Elas são calculadas a partir do tipo de viga, do vão e da altura. Mude a altura e a carga muda. Nossa regra é conferir a placa de carga e o manual do fabricante para a nova altura, confirmar se a capacidade mudou, e substituir a placa se mudou. Retire a antiga. Duas placas na mesma fileira vão enganar alguém mais cedo ou mais tarde. Se algo não estiver claro, siga a orientação do fabricante e a norma aplicável em vez de adivinhar.
O que a verificação de segurança abrange? Mantemos uma lista curta: cada conector de viga totalmente encaixado, nenhuma viga inclinada ou torcida, nenhum dano antigo de empilhadeira nos montantes, e nenhum dano no piso onde os produtos esvaziados foram empilhados com peso demais. Duas pessoas fazem isso: uma inspeciona, outra registra, e ambas assinam. Parece minucioso, mas a assinatura é o ponto. Ela diz que esta fileira foi verificada por alguém que assume a responsabilidade por ela.
Mais uma coisa que as pessoas esquecem: após uma mudança de altura, verifique se as empilhadeiras ainda conseguem alcançar. Caixas que antes ficavam baixas agora ficam mais altas. O mastro precisa subir mais, e o corredor precisa ser largo o bastante para elevar naquela altura. Teste antes de os produtos voltarem, não depois, quando você descobrir que a empilhadeira não alcança o nível superior.
Como terminou? Honestamente, na primeira vez que movemos vigas, levou um fim de semana inteiro para terminar duas fileiras. Lento, sim. Mas essas duas fileiras não nos deram nenhum problema desde então, e os produtos do novo cliente cabem perfeitamente. Quanto mais fizemos, mais suave a rotina ficou, e a janela de inatividade continuou encolhendo.
Há um trabalho de acompanhamento que as pessoas esquecem após mover vigas: atualizar os dados de localização. A altura da viga mudou, então os tamanhos de caixa que cada local pode aceitar também mudaram. Se o sistema ainda mostrar a altura antiga e o limite de peso antigo, os separadores seguirão as informações antigas, chegarão ao local, e verão que a caixa não cabe. Então é ir e vir sem parar. Nossa regra é atualizar a altura do local, o limite de peso e o tamanho de caixa adequado no sistema no mesmo dia em que assinamos a verificação, e explicar as mudanças verbalmente à equipe antes do início do trabalho na manhã seguinte. Se o sistema e o chão discordarem, a mudança foi em vão.
Meu conselho a outros pequenos armazéns resume-se a três pontos. Primeiro, mantenha a ordem correta: esvaziar, depois mover, depois verificar. Segundo, planeje a janela de inatividade com antecedência em vez de improvisar. Terceiro, nunca pule a placa de carga nem a verificação de segurança. O tempo que você economiza pulando-as é tempo emprestado. Pequenos armazéns têm seu próprio jeito de sobreviver, e até o método mais improvisado ainda precisa passar no teste de segurança.
Por Xiao Ma, Proprietário de pequeno armazém
Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.
