Picking em câmara fria: rotação de trabalhadores, proteção de equipamentos contra o congelamento e a conta dos erros

Nosso pequeno armazém não pode pagar a versão das grandes empresas de nada, então a câmara fria nunca seria um trabalho de copiar e colar para nós.

Operamos um armazém de 3,000 metros quadrados com apenas seis separadores de pedidos, e a câmara fria é só uma pequena parte dele. No período mais frio do inverno passado, um jovem separador ficou mais de uma hora seguida dentro do congelador. Quando saiu, suas mãos tremiam tanto que ele mal conseguia segurar a folha de pedido. Aquele dia me ensinou a ordem das prioridades na câmara fria: cuidar primeiro das pessoas e depois falar de velocidade. Se você inverter essa ordem, paga em pessoas, não só em minutos.

Rotação no picking em câmara fria: a falsa eficiência das mãos congeladas

O manual das grandes empresas não serve para nós. Não temos orçamento para um sistema de rotação completo com sensores por toda parte. Nossa solução de baixo custo é simples: trabalhar em duplas, uma pessoa dentro e outra fora. A pessoa de dentro separa o pedido. A pessoa de fora confere e embala. Quando chega a hora da rotação, elas trocam. Sem drama, sem discussão.

Estabelecemos um limite claro para o tempo contínuo dentro da câmara fria. Quando o tempo acaba, o separador deve sair, se aquecer e beber algo quente antes da próxima rodada. Ninguém é elogiado por aguentar mais um pedido com os dedos dormentes, porque os pedidos terminados assim geralmente voltam para nova conferência. A folha de rotação fica pendurada na porta da câmara fria, mostrando quem entra e quem sai, para que o líder da equipe não precise gritar o plano o dia todo.

Os resultados foram claros o bastante para relatar. Antes da nova rotação, tivemos três pequenos incidentes relacionados ao frio em um mês, em que mãos rígidas levaram a erros de picking. Depois da mudança, passamos dois meses seguidos com zero incidentes desse tipo, e a taxa de erro de picking não subiu. Parece chato. Para um pequeno armazém, o chato é lucrativo. Nenhum incidente significa nenhum turno perdido, nenhum retrabalho e nenhum pedido de desculpas constrangedor a um cliente.

Aqui está a parte contraintuitiva: deixar as pessoas passarem menos tempo na câmara fria tornou o picking mais rápido, não mais lento. Uma mão congelada precisa de duas ou três tentativas para confirmar um item. Uma mão quente acerta na primeira vez. Tratar pessoas como máquinas parece eficiente até que a pessoa quebre antes da máquina, e então a conta é sempre maior do que o tempo que você achou ter economizado.

Equipamentos para picking em câmara fria: proteção contra o congelamento antes que o scanner pare

Em uma câmara fria, os equipamentos costumam parar antes das pessoas.

Aprendemos isso duas vezes, da maneira difícil. Uma vez, um terminal portátil ficou tempo demais no frio e sua tela ficou lenta, então cada código de barras precisou de dois ou três escaneamentos. Outra vez, um carrinho de picking acumulou gelo nas rodas, começou a chiar e quase bateu em uma estante. Depois disso, criamos três regras simples: verificar o nível da bateria antes de o equipamento entrar, rodiziar o equipamento junto com as pessoas e secá-lo antes de carregar. Nunca ligue na tomada um dispositivo com gelo recém-saído da câmara fria.

As luvas merecem uma nota especial, porque luvas baratas são uma falsa economia. As luvas mais finas não mantêm as mãos aquecidas o bastante, então os dedos ficam rígidos e o escaneamento fica lento. As luvas mais grossas dificultam o uso da tela sensível ao toque, então os trabalhadores lutam contra o dispositivo em vez de fazer o trabalho. Testamos três tipos e ficamos com uma opção intermediária que funciona em telas sensíveis ao toque e ainda mantém as mãos aquecidas. Custou um pouco mais por par, mas o retrabalho caiu, e essa conta é fácil de defender.

É assim que eu apresento a conta da proteção contra o congelamento para um pequeno armazém:

Um grande armazém pode sobreviver a problemas de equipamento tendo dispositivos sobressalentes por toda parte. Um pequeno armazém sobrevive tendo um processo. O processo custa quase nada. A falta de processo custa dinheiro de verdade, todas as vezes.

Erros no picking em câmara fria: conferir não é mão de obra desperdiçada

O pior erro em câmara fria não é errar por uma ou duas unidades. É enviar um produto congelado no grupo de temperatura errado ou no lote errado, de modo que o cliente receba mercadoria descongelada ou estragada e todo o pedido volte. Essa devolução custa frete, perda de produto e uma longa conversa com o cliente.

Nosso método de conferência também é de baixa tecnologia. O conferente de fora revisa o pedido linha por linha, e os pedidos congelados ficam em uma pilha separada até serem conferidos e lacrados. Algumas pessoas chamaram essa etapa de perda de tempo e disseram que lacrar direto seria mais rápido. Fiz as contas: conferir acrescenta alguns minutos por pedido para uma pessoa. Um erro não detectado custa o frete de devolução mais a perda de produto mais o tempo de suporte, o suficiente para pagar muitos dias de mão de obra de conferência.

Tivemos um resgate real no ano passado. Um pedido congelado quase saiu com um item em temperatura ambiente misturado, e o conferente o pegou pouco antes de lacrar. Se esse pedido tivesse sido enviado, o cliente o teria recusado, teríamos pago o frete e o produto provavelmente teria sido desperdiçado. Desde então, ninguém em nosso armazém chama a conferência de perda de tempo.

Aqui está mais uma cena prática que vale a pena copiar. No início deste ano, pegamos um pequeno pedido congelado com muitos itens misturados, do tipo que fica confuso quando as pessoas correm entre a câmara fria e a mesa de embalagem. Naquele dia, seguimos a folha de rotação à risca: o separador de dentro só separou, o conferente de fora só conferiu e embalou, e ninguém tentou fazer os dois trabalhos. O pedido saiu com zero erros, e o cliente fez um pedido de acompanhamento no dia seguinte. A velocidade não veio da pressa. Veio de todos fazerem um trabalho claro.

Meu conselho para outros pequenos armazéns são só três linhas. Coloque a folha de rotação na parede e faça-a cumprir, sem exceções por mais um pedido. Rodizie os equipamentos junto com as pessoas e nunca deixe um dispositivo passar a noite congelando na câmara fria. Mantenha a etapa de conferência, porque cortar a conferência é só reservar um orçamento para devoluções. Para os limites exatos de temperatura e tempo, siga a regulamentação vigente e os manuais dos seus equipamentos, não números aleatórios da internet.

Os pequenos armazéns têm seu próprio jeito de sobreviver. Não podemos copiar a instalação de câmara fria das grandes empresas, mas se gerenciarmos pessoas, equipamentos e conferência com métodos simples que realmente funcionam, uma pequena câmara fria pode funcionar de forma constante, segura e sem queimar dinheiro com erros evitáveis.

Por Xiao Ma, Proprietário de um pequeno armazém

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.