Terça-feira de manhã. Seu despachante aduaneiro encaminha uma carta da CBP — Formulário 28, Solicitação de Informações: apresente a fatura comercial, a lista de embalagem, o conhecimento de embarque e a prova de origem do embarque de agosto passado, dentro de 30 dias. Você abre o drive compartilhado. A fatura comercial existe apenas como digitalização. A lista de embalagem sumiu. O conhecimento de embarque mora no sistema do agente de carga — e o agente de carga trocou de sistema no ano passado, então os registros antigos não exportam.
Isso não é ficção. É o que acontece na primeira vez que um importador descobre a regra dos cinco anos.
A Alfândega dos EUA é explícita sobre isso: o 19 CFR 163.4(a) exige que os registros relacionados à importação sejam guardados por cinco anos a partir da data de entrada. Note o texto — a partir da data de entrada, não da data de chegada, não da data de pagamento. Cinco anos não parece muito, até que uma auditoria o obrigue a recontar a história de cada embarque que você fez em meia década.
O que guardar, e por quanto tempo
A lista do que é obrigatório: fatura comercial, lista de embalagem, conhecimento de embarque (marítimo) ou conhecimento de transporte aéreo, CBP Form 7501 (o Entry Summary que seu despachante lhe envia), prova de origem (se você reivindicou uma alíquota de acordo de livre comércio), comprovante de pagamento, o contrato e a fatura proforma com o fornecedor, e as especificações do produto. Esses documentos se corroboram. A Alfândega nunca olha para um documento só — ela olha se o conjunto conta uma história coerente sobre valor, classificação e origem. A fatura diz $100,000, o registro de pagamento mostra $80,000 — para onde foram os outros $20,000? É aí que começam as perguntas.
Cinco anos é a regra geral, e as exceções importam. Os registros relacionados a drawback são guardados até o terceiro aniversário da data de pagamento da reivindicação. As listas de embalagem tecnicamente exigem apenas 60 dias corridos — mas meu conselho é guardá-las de qualquer forma com o conjunto de cinco anos, porque manter dois calendários de retenção é exatamente como as de 60 dias somem. Um consignatário que não seja o proprietário ou comprador e tramite por meio de um despachante guarda os registros de entrada informal por dois anos. E se você reivindicou tratamento preferencial sob o USMCA, as certificações de origem e os registros de suporte também têm cinco anos, sob uma disposição separada (19 CFR 182.15) — não perca essa.
Há três formas de os importadores perderem documentos, e já vi cada uma delas mais de uma vez. Primeira, a papelada está espalhada entre o despachante, o agente de carga e o fornecedor — e você não tem um conjunto completo. Quando os problemas chegam, você descobre que o despachante guardou apenas a própria parte. Segunda, a empresa trocou de sistema ERP ou de e-mail e os registros antigos nunca migraram — o sistema novo está impecável, e nenhum registro antigo é pesquisável. Terceira, a pessoa que sabia onde tudo estava arquivado saiu. O novo gerente de comércio recebe um Formulário 28 e passa uma semana perguntando pelo escritório onde moram os conhecimentos de embarque. Ninguém sabe.
Uma digitalização não é um arquivo
As regulamentações permitem a guarda eletrônica de registros (19 CFR 163.5), mas com condições: quando a Alfândega pedir, você deve poder recuperar, apresentar e imprimir. Um PDF chamado "digitalização 2023" numa pasta compartilhada não é um arquivo. É lixo digital.
Um arquivo eletrônico em conformidade faz pelo menos três coisas. Primeiro, arquiva por número de entrada — uma pasta por entrada, documentos vinculados à entrada. Segundo, cada arquivo deve ser identificável: qual entrada, qual documento, sem adivinhação. Terceiro, recuperável dentro de 30 dias da exigência da Alfândega. E note que os 30 dias correm a partir da data em que a Alfândega emite a exigência (19 CFR 163.6) — não a partir de quando você começa a procurar. Passar 29 dias procurando e pedir "mais alguns dias" no dia 30 é um pedido que a Alfândega pode livremente negar.
Mais um ponto que a maioria dos importadores perde: não guarde seus registros apenas no escritório do despachante. O despachante tem seu próprio dever de guarda para sua própria parte, mas seu arquivo completo tem que estar nas suas mãos. Despachantes mudam, fecham, perdem dados em atualizações de sistemas — sua obrigação de cinco anos não sai pela porta com eles. A Alfândega reconhece uma única parte aqui: o importador registrado. O dever de guarda de registros é seu, não do despachante.
O que fazer quando chega um Formulário 28? Quatro passos. Primeiro, avise seu despachante aduaneiro imediatamente — não tente responder sozinho. Despachantes lidam com a Alfândega diariamente e geralmente sabem o que um dado Formulário 28 está realmente buscando. Segundo, leia com atenção sobre qual entrada e quais documentos eles perguntam; apresente o que pediram, nada mais. Oferecer documentos extras é oferecer escrutínio extra. Terceiro, responda dentro de 30 dias. Se você realmente não conseguir reunir tudo a tempo, solicite uma prorrogação por escrito antes do vencimento — as regulamentações permitem que a Alfândega conceda tempo adicional, mas o pedido tem que chegar a eles antes da data limite. Atrasado é atrasado. Quarto, guarde uma cópia de tudo que enviar — o que você apresentou e quando.
O pior movimento é o silêncio. Ignore um Formulário 28 e a CBP pode reavaliar seu embarque, reclassificar suas mercadorias ou cassar sua reivindicação de livre comércio — com direitos retroativos e sanções pecuniárias sob 19 USC 1509 por cima. O que geralmente segue um Formulário 28 é um Formulário 29 (Aviso de Medida), momento em que a Alfândega lhe diz o que pretende fazer, e sua margem de manobra encolhe rápido. Um Formulário 28 é essencialmente a Alfândega lhe dando uma chance de se explicar. Não a desperdice.
Sua lista de autoauditoria
Percorra-a uma vez por ano. Em dias normais é custo administrativo; em dias ruins é um salva-vidas:
- Para cada entrada dos últimos cinco anos: fatura comercial, lista de embalagem, conhecimento de embarque e 7501 — completos?
- Registros arquivados por número de entrada, recuperáveis em 30 dias?
- Arquivo eletrônico pesquisável e imprimível — não apenas uma pilha de digitalizações?
- Para entradas com reivindicações de preferência de ALC, certificados de origem arquivados separadamente e cobrindo os cinco anos completos?
- Você tem suas próprias cópias do que o despachante e o agente de carga guardam?
- Após qualquer mudança de sistema, e-mail ou pessoal — os registros antigos migraram intactos?
- Há alguém designado para verificar por amostragem a integridade do arquivo a cada ano?
O maior inimigo da guarda de registros não é a Alfândega. É o "a gente resolve depois". Cinco anos é longo o suficiente para parecer que a auditoria nunca virá, e curto o suficiente para que uma auditoria o faça recontar cinco anos de embarques. Se você não puder contar a história, paga a mensalidade.
Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.
