Go-live de TMS, mês um: primeiro limpe seus dados mestres de transportadoras

Deixe-me contar uma história. Inverno de 2019, eu estava sentado na minha cabine em frente a um centro de distribuição de alimentos em Dallas, esperando para ser carregado. O armazém tinha acabado de entrar em operação com um TMS novinho em folha, e o jovem despachante lá dentro estava prestes a chorar. O sistema tinha mais de trezentos perfis de transportadoras, e metade dos números de telefone estava morta. As tabelas de frete tinham três anos de idade. Uma transportadora que havia sido incluída na lista negra ainda recebia cargas atribuídas pelo sistema. Esperei do meio-dia até escurecer — cinco horas — antes que meu reboque finalmente fosse carregado. Aquele despachante atendeu quase uma centena de ligações telefônicas naquela noite, todas as transportadoras perguntando a mesma coisa: «Quanto essa carga realmente paga?»

Depois de quinze anos na estrada, já vi esse filme vezes demais. Quando um go-live de TMS explode no primeiro mês, geralmente não é culpa do software. É culpa dos dados mestres de transportadoras. Entra lixo, sai lixo — e nenhuma licença de software é cara o suficiente para sobreviver a isso.

Por que os dados de transportadoras estão sempre sujos

A culpa não é da equipe da linha de frente. Dados mestres de transportadoras são uma daquelas coisas que ninguém mantém até o dia em que elas mordem você.

Primeiro, as pessoas vão embora, mas os números de telefone não. O gerente de tráfego listado como contato saiu há dois anos. O número dele está desativado. Os e-mails caem num buraco negro. O despachante acaba ligando para tudo quanto é lado para descobrir quem realmente administra a conta agora.

Segundo, as tabelas de frete são fósseis. O TMS licita automaticamente pela tarifa armazenada no sistema, que foi negociada três anos atrás. A transportadora chega, olha o número e diz: «Eu não rodo nessa tarifa há três anos.» A carga trava. O despachante renegocia por telefone. O chique TMS vira um peso de papel caríssimo.

Terceiro, ninguém mantém a lista negra. Uma transportadora com histórico de sinistros ou uma sequência de reclamações muda de nome, coloca uma nova pessoa de contato e entra de mansinho de volta no sistema. Ninguém lembra da lista negra até algo dar errado — aí todo mundo pergunta: «Espera, elas não estavam banidas?»

Quarto, uma transportadora, três identidades. Vendas cadastrou «ABC Logistics», atendimento ao cliente cadastrou «ABC Logistics Inc.» e contabilidade cadastrou «ABC-Logistics Co.» — a mesma empresa, três perfis. Na hora do fechamento, nada bate, e as pessoas discutem à meia-noite sobre planilhas.

A limpeza leva três passadas — nem uma a mais

Já vi armazéns passar três ou quatro meses «limpando dados» sem nunca terminar, porque tentaram abarcar o mundo. Leva três passadas. É isso.

Primeira passada: verificar contatos. Exporte cada perfil de transportadora e ligue para cada uma. O telefone toca? O contato ainda está lá? Existe um número de emergência? Concentre-se nas transportadoras com quem você fez negócios no último ano e sinalize as demais. É tedioso — e você vai se chocar com a quantidade de números mortos e contatos que já saíram.

Segunda passada: conciliar as tarifas. Peça a cada transportadora ativa uma tabela de frete atual. Congele tudo que estiver vencido no sistema — marque em vermelho, bloqueie da licitação automática. Uma regra: o sistema só guarda tarifas que você realmente pode usar hoje. Arquive o histórico em outro lugar.

Terceira passada: classificar as listas negra e branca. Quais transportadoras estão realmente vetadas e quais são seus parceiros principais? Essa decisão pertence ao dono do negócio, não ao TI. O TI não pode dizer quem é confiável na estrada. Seus despachantes podem.

O que dados sujos realmente custam para você

As pessoas reclamam que limpar dados dá trabalho. Deixe-me mostrar o que custa pular isso.

Um armazém de médio porte queima de uma a duas horas de despachante por dia só em «achar gente» — ligando para números mortos, perguntando em grupos de chat pelo número de telefone de alguém, renegociando tarifas que o sistema calculou errado. Em um mês, são dezenas de horas de mão de obra qualificada jogadas no ralo. Despachantes são pagos por hora. Esse dinheiro se foi.

Pior é o custo de uma licitação errada. Uma carga vai para uma transportadora da lista negra, algo acontece na estrada, e a reclamação do embarcador come meses de margem. Ou a tarifa não bate, a transportadora adiciona uma sobretaxa na hora, e o chefe não tem escolha a não ser engolir. Algumas dessas «perdas silenciosas» por ano, e seu investimento em TMS vai pelo ralo.

Aqui está o antes e depois de um armazém na Califórnia, direto do supervisor de despacho deles — um cara chamado Lao Li que conheço há anos:

Seus números serão diferentes, mas a direção não: dados limpos são o que faz o sistema realmente funcionar.

A parte contraintuitiva: não limpe tudo — limpe primeiro os 20% principais

Aqui é onde a maioria erra. Eles tentam limpar os quinhentos ou seiscentos perfis de transportadoras de uma vez, levam três meses, e o go-live ainda quebra no primeiro dia. Meu conselho é contraintuitivo: não limpe tudo. Limpe primeiro os 20% de alta frequência.

Oitenta por cento das suas cargas passam por cerca de vinte por cento das suas transportadoras. Deixe impecáveis os contatos, tarifas e condições de pagamento dessas transportadoras principais, e o sistema funciona bem desde o primeiro dia. A cauda longa — transportadoras que você usa uma ou duas vezes por ano — pode esperar. Limpe-as aos poucos, conforme for usando.

Mais uma coisa: não deixe o TI fazer isso a portas fechadas. Despachantes falam com transportadoras todos os dias. Eles sabem quem é confiável, quem infla a conta, quem mudou de número de telefone. Traga os despachantes para a limpeza e dê a eles um canal «relatar dados ruins» super simples — um clique quando detectarem algo errado. Dados estão vivos. Uma passada de limpeza não vai mantê-los limpos para sempre; alguém tem que vigiá-los todo dia.

Três conselhos para embarcadores e armazéns

Primeiro, para embarcadores prestes a entrar em operação com um TMS: um mês antes do lançamento, exporte seus perfis de transportadoras e olhe com atenção. Quantos números mortos? Quantas tarifas vencidas? Se os dados não estiverem limpos, não importa o quão bom pareceu a demonstração do fornecedor — o primeiro dia será um desastre.

Segundo, para gerentes de armazém: não terceirize a limpeza para quem não conhece o negócio. O negócio decide as listas negra e branca. Os despachantes fazem a verificação. É um trabalho sem glamour, mas é a base sobre a qual todo o resto se apoia.

Terceiro, para meus colegas despachantes: quando você detectar um registro errado no sistema, relate — não apenas contorne. O número morto que você tolera hoje é o que você vai estar amaldiçoando amanhã quando não conseguir falar com ninguém.

Um TMS é uma boa ferramenta, mas ele confia em dados, não em pessoas. Alimente-o com dados limpos e ele será seu melhor ajudante. Alimente-o com lixo e ele será apenas uma planilha mais cara — e pior.

Há um velho ditado: afiar o machado não atrasa o corte da lenha. Dedique esse primeiro mês a limpar os dados, e os próximos doze meses cuidam de si mesmos.

Por Shifu Zhao, veterano do transporte rodoviário (15 anos)

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.