Como comparar tarifas de transportadoras de encomendas: o que uma pequena empresa deve comparar de verdade

Há alguns anos, eu estava matando tempo no cais de um pequeno armazém no Inland Empire, vendo imprimirem etiquetas. A esposa do dono passava trezentas, quatrocentas etiquetas por dia pelo sistema de uma única transportadora, tudo com tarifa negociada. Olhei de relance e perguntei: «Que parte das suas encomendas vai para endereços residenciais?» Ela disse: «Cerca de setenta por cento. Por quê?» Eu disse: «Então sua comparação de tarifas não é de verdade uma comparação de tarifas.»

Deixa eu te dizer uma coisa: depois de todos esses anos na estrada, vi remetentes demais caírem no mesmo buraco. Eles aprendem a comparar tarifas de transportadoras de encomendas comparando os números de uma tabela de tarifas, e quando a fatura do fim do mês chega, os números não batem. Quem realmente faz isso bem nunca compara quem dá o orçamento mais baixo. Compara quem cobra mais barato. Duas coisas bem diferentes.

Como comparar tarifas, passo um: esqueça a tabela, leia a fatura

Um pequeno vendedor negocia uma bela tarifa de contrato — tira alguns centavos por libra — e se sente ótimo. Imprime etiquetas feliz todos os dias. Três meses depois, as faturas dizem que o gasto real está muito acima da tarifa de contrato. O atendimento ao cliente dá de ombros: «São sobretaxas residenciais. Seu desconto cobre apenas as tarifas base.»

Acontece o seguinte com os preços de encomendas nos EUA: a tarifa base muitas vezes nem conta metade da história. O que decide seu custo real são os extras:

Primeiro, o peso DIM. Produtos leves e volumosos sofrem aqui. Uma almofada decorativa de 3 libras numa caixa de 18×18×14 pode ser faturada a seis ou sete libras sob precificação dimensional. As transportadoras diferem em seus fatores e políticas DIM, e esse único item já pode transformar «a transportadora barata» na cara.

Segundo, as sobretaxas residenciais. A fatia do seu volume que vai para endereços residenciais nos EUA decide qual transportadora combina com você. Algumas cotam uma tarifa base baixa mas empilham taxas residenciais altas. Se setenta por cento das suas encomendas vão para lares, sua fatura logo ultrapassa o orçamento. Comparar tarifas sem conhecer seu mix de endereços é comprar no escuro.

Terceiro, as sobretaxas de áreas estendidas e remotas. Enviando para cidades de montanha ou interior rural? Verifique como cada transportadora define áreas estendidas. O mesmo endereço remoto pode custar vários dólares a mais com uma transportadora e quase nada com outra.

Quarto, taxas de coleta, sobretaxas de combustível, sobretaxas de pico. Esta é a letra miúda da tabela de tarifas — ninguém menciona na negociação, mas cada dólar aparece na fatura. Tarifas e descontos mudam todo ano, então verifique o site oficial de cada transportadora para a política vigente antes de assinar. Nunca faça seu orçamento com os números do ano passado.

Aquele dono do armazém puxou três meses de dados e refez a comparação sobre o custo total real — tarifa base mais cada sobretaxa. Mesmas remessas, transportadoras diferentes, e a diferença na fatura mensal dava para pagar meio funcionário. Não é ciência de foguetes. Abra as faturas e some as linhas.

O que comparar ao comparar tarifas: o pacote completo

Então, como uma pequena empresa compara tarifas de transportadoras de encomendas? A expressão soa como «comparar preços», mas na verdade significa «comparar configurações». Há mais três coisas que pertencem à sua comparação:

Reclamações e custos de encomendas perdidas. Uma transportadora pode cotar absurdamente barato, mas se sua taxa de perda for um pouco maior, o produto de reposição, o tempo de atendimento ao cliente e as avaliações ruins devoram sua economia. Pequenos vendedores temem encomendas perdidas na alta temporada mais do que tudo: um único item caro perdido pode apagar a margem de uma semana. Coloque também o tratamento de reclamações na comparação: quanto tempo leva uma reclamação, quão doloroso é o processo. Isso é dinheiro.

Manifesting — um sistema de etiquetas, várias transportadoras. Esta é a ferramenta de custo mais prática que um pequeno vendedor tem. Ideia simples: antes do corte diário, seu sistema escolhe automaticamente a transportadora mais barata para cada encomenda, por regras que você define uma vez. O leve para o Texas vai com a transportadora A, o pesado com a B, endereços remotos com a C. Cada tarifa negociada que você tem vira uma arma que você pode usar — em vez de te prender a uma única transportadora.

Zone skipping. Soa sofisticado; a ideia é simples. Se você envia centenas de encomendas por dia numa direção, em vez de deixar a transportadora coletar cada uma na sua porta, você contrata um caminhão e leva toda a carga direto para a central de triagem dela — pulando os saltos de zona no meio. Eu rodei essas rotas por anos, então acredite em mim nisso: zone skipping é um jogo de volume. Quinhentas encomendas por dia para Chicago? A economia de zona cobre o caminhão com folga. Cinquenta encomendas por dia? O caminhão sozinho te come vivo. Pequenos vendedores, façam as contas primeiro — não deixem ninguém te convencer do contrário.

Aqui vai um modelo simples. Antes de comparar, saiba como é a sua carga:

Cole essa tabela na parede. Olhe para ela antes de trocar de transportadora e você raramente errará.

Quando comparar tarifas sai pela culatra

Agora que cobrimos como comparar, preciso te dizer quando não comparar — ou quando comparar te queima. Duas armadilhas que mais vi:

Apostar tudo no orçamento mais barato para a alta temporada. Um amigo que vende pequenos eletrodomésticos moveu noventa por cento do seu volume para a transportadora de orçamento mais barato em outubro. Economizou dinheiro — até as sobretaxas de alta temporada de novembro chegarem, e as sobretaxas custaram mais do que ele economizou. Pior, a transportadora quebrou sob o volume de pico, as encomendas perdidas dispararam, e metade das avaliações ruins dele na temporada de Natal foram relacionadas à logística. Ele economizou no frete e pagou com a nota da loja. Quando comparar tarifas antes do pico, compare a política de sobretaxas e a confiabilidade de entrega no prazo junto com a tarifa nua — nunca a tarifa nua sozinha.

Amarra na tarifa de contrato. Algumas transportadoras te dão um desconto lindo com condições: compromissos de volume, ou «envie conosco primeiro». Para manter o desconto, você força encomendas com elas que teriam sido mais baratas em outro lugar — e a fatura total sobe. Lembre-se: uma tarifa de contrato é uma ferramenta, não um ancestral. Negocie o desconto, use-o, mas nunca deixe ele amarrar suas mãos. É exatamente para isso que serve o manifesting — mantenha a tarifa de cada transportadora e deixe cada encomenda ir com quem combina melhor.

Então aqui está a verdade contraintuitiva sobre comparar tarifas: a transportadora com o orçamento mais baixo geralmente acaba com a fatura mais alta; a de fatura mais baixa raramente é a de orçamento mais baixo. Você está comparando o custo total do sistema, não um número numa lista de preços.

Algumas palavras diretas para pequenos vendedores

Primeiro, negociar tarifas e comparar tarifas são dois trabalhos diferentes. Negociar te consegue a tarifa — termos, descontos, faixas de volume. Comparar tarifas decide, encomenda por encomenda, quem realmente a transporta. Você precisa dos dois. Com um só, você manca.

Segundo, conheça sua própria carga. Dedique uma tarde para puxar três meses de dados de remessas: fatia residencial, peso médio, peso DIM, fatia remota, fatia de pico. Quando esses cinco números estiverem no papel, quem comparar e como fica óbvio. Se você não sabe como é sua carga, está comparando no escuro.

Terceiro, teste pequeno — nunca vire tudo de uma vez. Gostou de uma transportadora nova? Mova de dez a vinte por cento do volume por duas semanas. Observe as faturas, os tempos de trânsito, a taxa de perda. Escale quando se provar. Virar tudo de uma vez é experimentar com a sua própria loja. Você não pode se dar ao luxo de perder essa aposta.

Quarto, as tarifas mudam todo ano. Tarifas das transportadoras, descontos e políticas de sobretaxa são revisados anualmente. A melhor configuração deste ano pode não ser a melhor do próximo. Dedique meio dia para recomparar todo janeiro. Esse meio dia paga um mês do seu tempo.

Há um velho ditado: você recebe o que paga. No frete de encomendas, leia ao contrário: o caro nem sempre é bom, mas o mais barato geralmente tem um custo que você não vê. Abra as faturas, passe pelas sobretaxas linha por linha, e isso é comparar tarifas. Não é difícil. Só exige cuidado.

Por Shifu Zhao, veterano do transporte rodoviário (15 anos)

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.