Plano de Contratação de Armazém para Alta Temporada: Quantos Trabalhadores Temporários, Quantas Horas Extras e Quando Começar a Contratar

Vou ser direto: um plano de contratação de armazém para alta temporada só é tão bom quanto seus cálculos. Entrei no meu armazém às 5:30 numa manhã da semana mais movimentada da última alta temporada, e uma dúzia de desconhecidos estava junto à porta. O líder de turno segurava uma lista escrita à mão em que os nomes não correspondiam aos rostos, e alguém já estava separando pedidos no corredor errado. Naquele dia, não nos faltava gente. Faltava gente capaz de fazer o trabalho.

A escassez nunca começa naquela manhã. Primeiro a demanda sobe, o plano não acompanha, e o chão de fábrica paga por isso. Então isto não é teoria. É como fazemos agora: dimensionar a demanda, definir o quadro, programar as contratações, treinar e escolher entre trabalhadores temporários e horas extras.

Um Plano de Contratação de Armazém para Alta Temporada Começa pela Demanda, não pelo Quadro

Trabalhamos de trás para frente a partir dos dados do sistema do ano passado, não por intuição. Primeiro obtemos três números: as linhas de pedido diárias durante a última alta temporada, o rendimento medido por pessoa por hora em cada função, e as horas de retrabalho consumidas por erros de separação e devoluções. Só a quantidade de pedidos pode enganar você. Um pedido com três linhas e um pedido com trinta linhas não são o mesmo trabalho.

Aprendemos isso da pior forma. Durante a semana de Ação de Graças de 2023, um armazém parceiro no Inland Empire, na Califórnia, previu apenas com base no volume de pedidos, estimou cerca de metade a mais que o normal, e dimensionou o quadro para isso. Mas aquela semana trouxe uma série de pedidos volumosos de artigos para o lar, e um único roteiro de separação se estendeu por dois corredores. As horas reais de trabalho ficaram cerca de um terço acima da previsão. No terceiro dia, dois veteranos tinham faltado por doença e o líder de turno estava separando pedidos ele mesmo. Desde então, prevemos em horas de trabalho, nunca apenas em pedidos.

A matemática em si é simples. Divida cada dia de pico em separação, armazenagem, embalagem e verificação. Para cada função, pegue a velocidade medida do ano passado e converta o trabalho do dia em horas. Depois divida pelas horas produtivas por pessoa por dia. Não divida por oito. Subtraia refeições, passagem de turno e esperas de equipamentos. Usamos sete. O resultado, menos o que sua equipe permanente consegue cobrir, é a lacuna que você realmente precisa preencher. Não discuta números com uma agência de temporários antes de ter essa lacuna no papel, ou estará negociando às cegas.

Algo que a maioria dos planos deixa passar: as devoluções. A onda de devoluções costuma seguir o pico de expedição por cerca de duas semanas, e os gerentes que dimensionam o quadro apenas para o pico de expedição encontram o prédio vazio quando as devoluções chegam. Planejamos os dois picos como blocos separados, com os contratos de temporários redigidos da mesma forma.

Quantos e Quão Cedo: o Calendário Importa Mais que o Número

Uma vez definida a lacuna, o calendário assume o comando. Nosso ritmo agora é este: travar o número da demanda oito semanas antes do pico, travar o primeiro lote de contratações com a agência seis semanas antes, começar a trazer pessoas em lotes quatro semanas antes para treinamento, e ter todos em seus postos duas semanas antes para um ensaio geral completo. Contratar na semana anterior ao pico não é contratar. É apagar incêndio, e as pessoas com quem você apaga o incêndio estarão meio treinadas.

Por que tão cedo? Porque um novo contratado não é um trabalhador completo no primeiro dia. Medimos isso internamente no ano passado: uma pessoa sem experiência em armazém rendia cerca de metade de um veterano na primeira semana, cerca de sete décimos na segunda semana, e só alcançava carga total na terceira semana. Essa curva de aprendizagem é real, e se seu plano não deixar espaço para ela, você pagará por isso em horas extras depois.

Trazer pessoas em lotes tem um segundo benefício: permite filtrar. Cada primeiro lote tem algumas pessoas que não vão dar certo, e quando elas chegam cedo, você tem tempo para substituí-las. Mantemos dois ou três vagas de reserva em cada lote, não como desperdício, mas como margem para rotatividade.

Quando falo com uma agência, só insisto em três coisas: a data de início pode ir por escrito, com que rapidez eles conseguem substituir uma desistência, e se conseguem garantir noites e fins de semana. O preço importa, mas uma tarifa barata com uma data de início perdida não vale nada. Mantenha dois contatos na agência, não um.

Trabalhadores Temporários versus Horas Extras: o Ponto de Equilíbrio do seu Plano de Contratação de Armazém para Alta Temporada

Esta é a pergunta com que todo gerente luta, então vou dizer claramente. Ambas as opções custam algo real. A questão é se faltam mãos ou faltam horas.

Nossa forma de calcular isso é passar a mesma lacuna pelos dois lados com tudo incluído. Do lado dos temporários, some as horas de treinamento, o tempo de acompanhamento e o retrabalho da maior taxa de erro inicial à tarifa horária. Do lado das horas extras, some as horas perdidas quando pessoas cansadas desaceleram, e o custo de cobrir um veterano que falta por doença. Calcule os dois lados com custo total, e depois compare.

Minha regra prática: volume que dura duas semanas ou mais recebe contratações; um pico de um ou dois dias recebe horas extras. O pior movimento é financiar um aumento de um mês com horas extras. Na terceira semana, o clima no chão muda. Ninguém diz nada, mas primeiro o ritmo cai, depois os erros sobem. E aqui está a parte contraintuitiva: o plano de alta temporada mais barato geralmente não é o que tem menos pessoas. É o que tem menos retrabalho. Corrigir um pedido separado errado costuma custar mais trabalho do que uma hora extra de tempo de um temporário.

Mais um detalhe: não distribua as horas extras de forma uniforme. Trabalhamos com inscrição voluntária mais rotação por prioridade, e nunca encadeamos turnos longos seguidos em trabalho físico pesado. As regras de pagamento de horas extras variam por estado, então verifique as regras locais vigentes antes de prometer tarifas, e não as defina de memória.

Treinamento: Quando um Novo Contratado Realmente Conta como Quadro?

O treinamento é onde muitos armazéns trapaceiam, e a alta temporada cobra a dívida. Nossa versão funciona em três etapas. O primeiro dia é só segurança e rotas de circulação, sem pedidos. No segundo dia, um veterano acompanha o novo contratado, e cada pedido é verificado. No terceiro dia, o novo contratado trabalha de forma independente, mas sua taxa de erro é registrada separadamente, e quem passar do limite volta para mais um dia acompanhado.

O dia de segurança não é negociável. A pessoa mais perigosa num prédio em alta temporada é um novo contratado que não sabe por onde circulam as empilhadeiras nem onde os pedestres não podem ficar. Fazemos cada novo contratado percorrer todo o chão no primeiro dia: por onde andar, onde nunca ficar, onde ficam as saídas de emergência.

Os veteranos que treinam devem ser pagos por isso, seja como um pequeno adicional horário de acompanhamento ou como um item em sua avaliação. Dê a cada novo contratado um cartão de bolso: os três erros mais comuns de sua função na frente, e o número do líder no verso.

Retenção: Não Dispense Toda a Equipe Quando a Alta Temporada Termina

Último ponto, e é o que a maioria dos gerentes pula. No último dia da alta temporada, todos respiram aliviados, os temporários são dispensados, e a próxima alta temporada começa de novo do zero. Isso é puro desperdício. As pessoas que sobreviveram a uma alta temporada completa e concluíram a curva de aprendizagem são sua fonte de mão de obra mais barata para o próximo ano.

Duas semanas antes do fim da alta temporada, conversamos com os temporários que tiveram bom desempenho. Eles podem ficar como regulares em tempo parcial, ou se inscrever como primeira chamada para a próxima alta temporada? Aqueles que dizem sim entram numa lista com uma nota de habilidades: quais funções conhecem, com que rapidez trabalham. Na próxima alta temporada, eles começam como mãos experientes.

Então aqui vai meu lembrete a cada colega gerente que lê isto: não existe um único truque para a contratação em alta temporada. Dimensione a demanda em horas, contrate cedo o suficiente para deixar espaço para a curva de aprendizagem, calcule temporários e horas extras com tudo incluído, e mantenha as pessoas boas quando acabar. É isso que um bom plano de contratação de armazém para alta temporada compra para você: na manhã em que você entra às 5:30, os rostos na porta são rostos que você já conhece.

Por Chen Feng, Gerente de Operações de Armazém

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.