Deixem-me contar algo de quinze anos na estrada. As brigas mais barulhentas que já vi num armazém não foram por carga perdida nem por embarques errados. Foram pela conta de rateio de custos compartilhados no fim do mês. Quando vários embarcadores compartilham um mesmo armazém 3PL, alguém tem que dividir os custos que não podem ser atribuídos a nenhum cliente em particular: aluguel, utilidades, empilhadeiras, mão de obra compartilhada, filme stretch, caixas. Divida mal essa conta e cada embarcador sente que está pagando o frete de outra pessoa, enquanto o armazém sente que está cobrindo a diferença do próprio bolso. Já vi uma reunião de faturamento se estender da tarde até a noite por exatamente isso.

Aqui vai uma que vi acontecer. Anos atrás eu entregava num armazém 3PL com quatro clientes dentro: um vendia eletrodomésticos pequenos, um vendia roupas, um vendia artigos para o lar e um vendia peças de automóveis. No fim do mês o armazém dividia o aluguel em quatro partes iguais, porque era simples. Dá para imaginar o que aconteceu depois. O embarcador de eletrodomésticos ocupava quase metade do prédio e o embarcador de peças ocupava algumas fileiras de prateleiras, e ainda assim ambos pagavam o mesmo. O dono das peças bateu na mesa e disse que sairia no mês seguinte. O armazém passou a dividir por posições de paletes, a conta das peças caiu na hora, e o embarcador de eletrodomésticos pagou mais mas aceitou, porque as prateleiras realmente eram dele. O mesmo dinheiro, outra matemática, e a briga sumiu.

O rateio de custos compartilhados de um 3PL começa por separar o dinheiro

Antes de dividir qualquer coisa, o dinheiro tem que ser separado em duas pilhas. Os custos que pertencem a um único cliente não entram de forma alguma no fundo comum. Uma linha de embalagem dedicada a um embarcador, a mão de obra de etiquetagem dos pedidos de um embarcador, uma zona de temperatura controlada alugada para um único embarcador: isso vai direto para a fatura desse embarcador, limpo e simples. O fundo comum guarda apenas os custos genuinamente compartilhados: o aluguel do armazém, as utilidades das áreas comuns, as empilhadeiras compartilhadas e a depreciação de equipamentos, a mão de obra compartilhada da equipe, os consumíveis comuns como filme stretch e caixas de papelão, e a limpeza e segurança das áreas comuns.

Se esse corte não for limpo, nenhum método de rateio vai salvá-los. Já vi um armazém escorregar a mão de obra do turno da noite dedicada a um embarcador para dentro do fundo comum para que os outros três clientes pagassem parte dela, e no momento em que alguém conferiu os registros de horas, a confiança se foi. Então a primeira regra é simples: custos dedicados são faturados diretamente, custos compartilhados são rateados, e os dois livros nunca se misturam.

Quatro formas de ratear custos compartilhados, e quem cada uma irrita

Basicamente há quatro métodos de uso comum. Cada um faz sentido, e cada um deixa alguém insatisfeito:

| Método | Dividido por | Quem reclama | | Posições de paletes | Posições que cada cliente ocupa | Os embarcadores de giro rápido, que acham que suas estadias curtas deveriam contar menos | | Linhas de pedido | Linhas de pedido que cada cliente embarca no mês | Os embarcadores de itens grandes, que dizem que uma geladeira não é um par de meias | | Área de piso | Área que cada cliente ocupa | Os embarcadores que usam bem as prateleiras altas, que acham que a área pune a eficiência | | Throughput | Caixas ou paletes movimentados para dentro e para fora | Os embarcadores de baixa temporada com estoque parado, que acham que estão sendo cobrados por não fazer nada |

Olhem para essa tabela e verão o ponto. Não existe método perfeitamente justo. Dividam por posições de paletes e o embarcador rápido dirá que sua mercadoria saiu em três dias enquanto a de outro ficou três meses, então por que o mesmo dinheiro? Dividam por linhas de pedido e o embarcador de itens grandes dirá que um palete de geladeiras não é o mesmo trabalho que um palete de meias. Dividam por throughput e o embarcador com estoque parado na baixa temporada dirá que está sendo cobrado por frete que nunca se moveu. Parem de procurar justiça absoluta. No rateio de custos compartilhados, justiça não existe. O que existe é um método combinado de antemão que todos aceitam.

Um exemplo prático: uma conta, quatro respostas

Falar é barato, então deixem-me trabalhar com um armazém hipotético. Para deixar claro, os números abaixo são um exemplo ilustrativo que inventei para mostrar o quanto a resposta se move, não taxas de mercado nem a conta real de ninguém. Suponham que os custos compartilhados de um mês totalizem 100,000 dólares entre três embarcadores:

| Embarcador | Posições de paletes | Linhas de pedido | Throughput (paletes) | | A (eletrodomésticos pequenos) | 500 | 800 | 600 | | B (roupas) | 300 | 2,400 | 900 | | C (peças de automóveis) | 200 | 400 | 300 |

Dividindo por posições de paletes, A paga 50,000, B paga 30,000 e C paga 20,000. Dividindo por linhas de pedido, A paga cerca de 22,000, B paga cerca de 67,000 e C paga cerca de 11,000. Dividindo por throughput, A paga cerca de 33,000, B paga 50,000 e C paga cerca de 17,000. Os mesmos 100,000 dólares colocam a conta do embarcador B em qualquer lugar entre 30,000 e 67,000 dependendo do método escolhido. Claro que os embarcadores discutem. Por isso o método de rateio pertence ao contrato, não a uma conversa depois que a fatura chega.

Meu conselho é misturar métodos em vez de apostar tudo num só. Aluguel e custos relacionados à localização vão por posições de paletes ou área de piso. Custos de mão de obra e manuseio vão por linhas de pedido ou throughput. Consumíveis vão por uso real ou throughput. Quanto mais fino o rateio, menos espaço há para discutir. E todo mês, cada embarcador deveria receber um demonstrativo detalhado mostrando as bases: posições, linhas de pedido, throughput, tudo. Se um embarcador consegue recalcular a própria conta a partir do demonstrativo, não sobra nada para desconfiar. A pior prática é enviar um único total sem mostrar o cálculo. Um embarcador que não consegue ver como o número foi construído vai presumir o pior.

Uma pergunta prática surge aqui: bases mensais ou trimestrais? As temporadas oscilam muito, e um embarcador que de repente toma centenas de posições extras na alta temporada deveria ver isso na conta daquele mês. Minha experiência diz para tomar as bases mensalmente e revisá-las trimestralmente. Esperem até o fim do trimestre para ajustar e o embarcador terá esquecido que um dia teve aquelas posições, e a conciliação vira outra discussão.

Escreva a cláusula de rateio antes de assinar

Este é o conselho mais prático que posso dar depois de todos esses anos na estrada: o método de rateio deve ser escrito no contrato antes de qualquer um assinar, nunca negociado depois que o negócio começa. O contrato deveria resolver pelo menos cinco coisas. Primeiro, quais custos estão dentro do fundo comum e quais estão fora. Segundo, qual base divide cada tipo de custo. Terceiro, qual sistema fornece os números-base, o WMS ou um relatório manual. Quarto, com que frequência as bases são recalculadas, porque as altas e baixas temporadas movem muito a ocupação. Quinto, quantos dias um embarcador tem para contestar um demonstrativo e como é o processo de revisão.

Mais uma cláusula que as pessoas esquecem: o que acontece quando um novo embarcador entra ou um antigo sai. Três embarcadores dividindo um fundo viram quatro, e as contas dos três primeiros mudam da noite para o dia. O armazém tem que avisar, e com quanta antecedência? Se o contrato não diz nada, a primeira fatura alterada começa uma briga. O mesmo vale ao contrário: quando um embarcador sai, os dois restantes absorvem um fundo maior, e isso também precisa de uma resposta combinada.

No fim do dia, um rateio de custos compartilhados não é realmente um problema de matemática. É um problema de confiança. O método não precisa ser perfeito, mas precisa ser combinado de antemão, calculado com transparência todo mês e sustentado por números que o embarcador possa conferir. Acertando essas três coisas, um armazém multicliente pode dividir suas contas sem briga. Errando, nenhum método, por mais científico que seja, vai impedir que aquela fatura mensal vire uma discussão.

Por Shifu Zhao, Veterano do transporte rodoviário (15 anos)

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.