私たちの小さな倉庫には、そんなお金をかける余裕はない。専門の清掃会社を雇う？1か月分の請求書で、もう1人のピッカーの給料の半分がまかなえてしまう。だから初日から、私たちの小さな倉庫の清掃は自家製の方法でやってきた。自分たちで予定を組み、自分たちで掃き、自分たちで点検するのだ。恥ずかしいとは思わない。私たちの倉庫が最もきれいだったのは、大掃除の日ではなく、清掃スケジュールが日常業務の一部になってからだった。きれいな倉庫は、掃いて作るものではない。予定を組んで作るものだ。
まず私たちの苦境から話そう。3,000平方メートルの小さな倉庫に、入荷、保管、ピッキング、梱包、ドックを1つの空間に詰め込んでいる。以前、清掃は善意頼みだった。散らかりに耐えられなくなった人が掃く。結果は目に見えていた。梱包エリアは毎日掃かれ、ドックは3か月間手つかずで、床にはほこりが厚く積もった。顧客が監査に来たとき、最初に目に入ったのがドックだった。顧客が帰った後、私は計算した。汚いドックのために受けた値引きがあれば、清掃会社を3か月雇えたはずだ。見た目の問題は、結局いつもお金の問題になる。
清掃自家製ルールその1：ゾーンは名前のある人に割り当てる
私たちの方法は地味だ。倉庫を5つのゾーンに分けた。入荷、保管、ピッキング、梱包、ドックである。各ゾーンには壁に責任カードを掲げ、ゾーン名、責任者、頻度、点検者を記した。責任者は「みんな」ではない。特定の名前であり、毎週交代する。交代は公平のためではない。誰もが少なくとも1回はドックを掃いたことがあるようにするためだ。ドックを掃いたことのある人は、その後ドックに物を投げ捨てたりしない。
頻度はどう決めたか。ゾーンが汚れる速さで決めた。梱包とピッキングは毎シフトの終わりに1回掃く。入荷は毎日、入荷作業の終了後に片付ける。保管は週1回の徹底清掃で、ラックの下や通路の死角も含む。ドックは週2回清掃し、雨季にはさらに1回増やす。頻度は推測ではない。汚れる速さに従う。頻度表は壁に掲げられ、誰でも読め、誰でも変更を提案できる。
清掃自家製ルールその2：チェックリストはほうきより重要
掃くだけでは足りない。点検しなければならない。私たちのチェックリストはわずか10項目だ。床の散乱物、ふさがれた通路、ラック下のほこり、梱包台の表面、ドック床の状態、満杯のゴミ箱、消防通路の確保、冷蔵庫ドアの氷、トイレと休憩エリアの見栄え、そして点検者の署名である。点検者は毎シフトの終わり前に巡回し、10個のボックスにチェックを入れ、チェックの入らなかったものの理由を書き、翌日フォローアップする。
チェックリストで最も価値があるのは、フォローアップという言葉だ。以前は点検し、山ほどの問題を見つけても、1つもフォローアップしなかった。つまり点検していなかったのと同じだった。今のルールは、見つかった問題は翌日の同じ時刻に再点検し、再点検でも不合格なら、ゾーン責任者と点検者が一緒にやり直すというものだ。2回やり直した人は、次からはスケジュールを真剣に受け止める。小さな倉庫には小さな倉庫なりの生き残り方がある。人数が少ないのだから、すべての作業はループを閉じなければならず、そうでなければ未完了とみなされる。
| ゾーン | 頻度 | 見落としやすい場所 |
|---|---|---|
| 梱包、ピッキング | 毎シフトの終わり | 作業台の表面、通路の散乱物 |
| 入荷 | 毎日、入荷終了後 | パレットの破片、包装廃棄物 |
| 保管 | 週1回の徹底清掃 | ラックの下、通路の死角 |
| ドック | 週2回、雨季はさらに1回 | 泥、積み上がったゴミ |
成果とアドバイス
スケジュールを始めて3か月後、こう変わった。監査で顧客が清潔さについて減点しなくなった。通路が確保され、床が滑らなくなったので、ピッキングミスが減った。最も驚いたのは、作業員が自発的に気を使い始めたことだ。自分で掃いたゾーンを汚す人はいない。スケジュールのコストはほとんどゼロだった。数枚の責任カード、1枚のチェックリスト、そして交代制の労働力である。清掃会社を雇うのと比べれば、大きな金額を節約できた。
雨季の清掃プラスアルファ：ドックと入荷が雨を最も恐れる
私たちの小さな倉庫にはそんなお金をかける余裕はないが、雨季の請求書はさらに高くつく。雨が来ると、ドックと入荷が真っ先に汚れる。車輪で運び込まれた泥、吹き込んだ雨水、濡れた段ボール箱から出た破れた段ボールが、ドックと入荷に積み上がるのだ。以前は雨季も通常の頻度で清掃していたが、それでも汚く見え、監査では顧客が一目で気づいた。そこでスケジュールに1つのルールを加えた。雨季には、ドックを週に1回追加で清掃し、入荷は毎日、入荷終了後に追加でモップがけをし、大雨の日にはドックの出入口にスクレーパーマットを置き、車輪が倉庫に入る前に泥を落とすようにした。
スクレーパーマットは私たちの倉庫で最も安い工夫だ。マット1枚は数十ドルで、1日30分のモップがけと、顧客監査時の1回の減点を節約してくれる。週1回摩耗を点検すれば、マットは1シーズン丸ごと持つし、摩耗したマットを予定通り交換するコストは、それが節約するモップがけの時間よりはるかに安い。もう1つ細かい点がある。雨季にはゴミ箱にふたが必要だ。ふたのない屋外のゴミ箱は雨で満杯になり、ゴミの水があちこちに流れ、モップではきれいにできない。ふた付きのゴミ箱、スクレーパーマット、雨季の追加頻度、この3つがそろって初めて、雨の中でもドックと入荷は本当にきれいに保たれる。
同じような小さな倉庫への私のアドバイスは3行だ。第1に、ゾーンは特定の人に割り当てること。「みんな」には決して割り当てない。第2に、チェックリストは短く、10項目以下にし、すべての不合格をフォローアップすること。第3に、頻度はゾーンが汚れる速さで決めること。大企業のテンプレートをコピーしてはいけない。小さな倉庫には小さな倉庫なりの生き残り方がある。そして清掃においては、掃くことより予定を組むことが勝るのだ。
Xiao Ma（小規模倉庫オーナー）著
英語版からの翻訳。内容に相違がある場合は英語版を優先します。
