Stockage en entrepôt d'exportation d'abricots secs de Turquie : comment un entrepôt d'exportation très actif garde tout en ordre

Il est quatre heures et demie du matin et la cour est déjà réveillée. Des camions font la queue devant la grille, et les chariots élévateurs ont commencé leurs rondes. Si vous travaillez dans le stockage en entrepôt d'exportation d'abricots secs de Turquie, vous connaissez cette scène. La haute saison ne commence pas à neuf heures. Elle commence avant l'aube. Soyons francs : les abricots secs ne sont pas difficiles à stocker parce que le travail est lourd. Ils sont difficiles à stocker parce qu'un matin désordonné peut gâcher toute une semaine.

Un matin, je me tenais au quai de réception avec un bon de livraison à la main et trois camions qui attendaient. Hasan, notre ancien chef d'équipe, s'est approché et n'a dit qu'une chose : ne précipitez pas le déchargement. Vérifiez d'abord les papiers, vérifiez ensuite les fruits, vérifiez en troisième lieu si vous avez assez de bras. Dans ce métier, aller lentement au début, c'est aller vite à la fin.

Stockage en entrepôt d'exportation d'abricots secs de Turquie : trois contrôles avant qu'une palette bouge

Dans notre entrepôt, chaque chargement entrant passe désormais par trois contrôles, sans exception. D'abord, les papiers. Nom du produit, numéro de lot, nombre de cartons. Si le bon et le chargement ne correspondent pas, le camion attend sur le côté. Nous ne le déchargeons pas. Ensuite, les fruits eux-mêmes. Nous ouvrons quelques cartons, nous touchons les fruits, nous les sentons, et nous cherchons l'humidité, le collant, ou tout élément mélangé qui ne devrait pas être là. Troisièmement, l'emplacement. Si aucun emplacement n'a été attribué, la marchandise ne descend pas du camion pour rester au sol. Un tas au sol sans nom ne devient le travail de personne en une demi-journée.

Nous avons écrit cette règle après une semaine embarrassante, il y a deux hautes saisons. Un chargement est arrivé le matin, et un client avait besoin d'une partie de celui-ci le même après-midi. Nous avons posé les cartons à côté de l'allée en prévoyant de les ranger plus tard. Puis l'après-midi est devenu chargé, et d'autres chargements sont arrivés derrière eux. Quand nous sommes allés les chercher, le premier tas était bloqué. Nous avons passé plus de deux heures à le chercher. Cet envoi est parti avec un jour de retard, et le client a failli manquer un départ. Depuis lors, la règle est intangible : pas d'emplacement attribué, pas de déchargement.

La deuxième histoire concerne un nouvel embauché. Il était avec nous depuis environ deux semaines quand il a mis deux lots différents sur une même palette parce que les cartons se ressemblaient de l'extérieur. Sur le papier, le système disait désormais une chose. Sur la palette, la vérité était autre. Nous ne l'avons repéré qu'à l'expédition, quand un scan n'a pas correspondu. Cette nuit-là, un employé expérimenté est resté avec lui et ils ont séparé la palette carton par carton jusqu'à onze heures du soir. Le lendemain matin, nous avons changé la façon de former les gens. La première leçon pour un nouvel arrivant n'est pas de conduire un chariot élévateur. C'est de distinguer les lots : l'étiquette du carton, le numéro de lot, la teinte des fruits, la souplesse quand on les presse doucement. Les anciens repèrent la différence d'un coup d'œil. Les nouveaux ont besoin de s'entraîner, et ils méritent que quelqu'un se tienne à leurs côtés pendant qu'ils apprennent.

Composer les équipes est un savoir-faire, pas un tableur

La haute saison est le moment où la composition des équipes compte le plus. Soyons francs : plus de monde sur le terrain ne veut pas dire un travail plus rapide. Une équipe complète et équilibrée veut dire un travail plus rapide. Notre règle est simple. Chaque équipe mélange des anciens, des bras sûrs et des nouveaux. Au moins deux personnes ayant trois ans ou plus dans l'entrepôt dirigent chaque équipe. Elles font plus que soulever et empiler. Elles surveillent les papiers, surveillent les emplacements et surveillent les mains des nouveaux.

Le chef d'équipe passe dix minutes avant le travail à lire à voix haute la liste du jour : quels lots partent, quels lots viennent d'arriver, quels lots ne doivent pas être touchés. Dix minutes semblent beaucoup à quatre heures du matin. Elles font gagner bien plus que dix minutes de recherche ensuite. Les équipes de nuit et les équipes du matin tournent, pour que le même groupe ne porte pas trois nuits d'affilée. Les tâches les plus dures, le déchargement et l'empilage, tournent au sein de l'équipe, pour qu'aucune personne ne les porte du début à la fin. Quand quelqu'un repère un lot mélangé, des fruits humides ou un carton abîmé, nous le disons à la fin de l'équipe, ouvertement, et nous le remercions d'abord. Les gens doivent savoir que signaler une erreur n'est pas honteux. La cacher l'est.

Les nouveaux suivent volontairement un chemin plus lent. Pendant les trois premiers jours, ils observent et apprennent. Ils ne gèrent pas seuls des chargements d'expédition. À partir du quatrième jour, ils travaillent sur de petits lots avec un ancien qui observe. Après environ une semaine, ils prennent en charge un emplacement seuls. Cela semble lent. Cela réduit le retravail si fortement que l'équipe finit par être plus rapide dans l'ensemble. Un ancien qui forme un nouveau n'est pas du travail perdu. C'est l'assurance la moins chère qu'un entrepôt possède.

Humidité, odeur et nuisibles : la ronde quotidienne

Les abricots secs ont trois ennemis discrets : l'humidité, les fortes odeurs des marchandises voisines et les nuisibles. Les fruits humides deviennent collants et le client le remarque aussitôt. Les fruits stockés à côté de marchandises fortement parfumées prennent cette odeur, et tout le lot devient alors difficile à défendre. Les nuisibles sont le pire des trois. Trouvez un point problématique et vous devrez peut-être ouvrir et vérifier tout un lot. Notre défense n'est pas un équipement sophistiqué. C'est une ronde quotidienne, faite correctement.

Chaque équipe du matin, une personne parcourt l'entrepôt avec une liste de contrôle : des zones humides au sol, des portes et fenêtres bien fermées, tout élément inhabituel près des piles. Elle coche chaque point, et le chef d'équipe signe la feuille. Quand quelque chose va mal, nous pouvons remonter jusqu'à cette ronde.

L'empilage suit la même logique simple. Les abricots ne restent pas dans la même rangée que des marchandises fortement parfumées. Les palettes ne collent pas au mur au point que personne ne puisse passer derrière elles ni les vérifier. Les palettes sont légèrement surélevées par rapport au sol, pour qu'une zone humide ne trempe pas directement les cartons du bas. Un carton abîmé n'est jamais remis au milieu de bons cartons. Il va à un endroit séparé et est traité le jour même. Trop d'entrepôts ont des ennuis parce que quelqu'un a pris un raccourci avec un carton endommagé, que les sucres écoulés ont attiré des nuisibles, et que les cartons voisins en ont payé le prix. Les papiers d'exportation et les règles d'inspection diffèrent selon la destination et le client, donc quand nous ne sommes pas sûrs, nous vérifions la politique officielle la plus récente plutôt que de deviner de mémoire. L'entrepôt n'a qu'une promesse : fruits, lot et papiers doivent correspondre. Nous ne décidons pas du reste pour le client.

Faites le calcul : vite maintenant, ou régulier toute la semaine

Voici le calcul que je montre à chaque nouveau chef d'équipe dans le stockage en entrepôt d'exportation d'abricots secs de Turquie. Prenez une équipe, un jour, et comparez deux façons de travailler :

Ce tableau est désormais notre règle de décision. Tout raccourci qui fait gagner trente minutes le matin et coûte deux heures l'après-midi n'est pas un raccourci. Voici la partie contre-intuitive, et il m'a fallu des années pour l'accepter : la façon la plus rapide de traverser la haute saison est de ralentir volontairement certaines personnes. Ralentissez le chef d'équipe pour qu'il lise la liste. Ralentissez l'ancien pour qu'il forme. Ralentissez le quai de réception pour attribuer un emplacement. Trente minutes plus lentes au départ font regagner deux heures ensuite, et font regagner quelque chose de plus difficile à mesurer : la confiance du client.

C'est ainsi que nous gérons l'endroit désormais. Trois contrôles à la réception. Des équipes mixtes à chaque poste. Une ronde quotidienne signée. Des cartons abîmés traités le jour même. Des papiers vérifiés par rapport à la politique officielle la plus récente chaque fois que nous ne sommes pas sûrs. Rien de tout cela ne semble astucieux. Quiconque entre demain peut le suivre, même pendant la semaine la plus chargée. Si vous dirigez un entrepôt comme le nôtre, voici mon rappel pour vous : ne laissez pas un camion quitter la cour avec un doute qui plane encore sur son chargement. Vérifiez le lot, vérifiez le carton, vérifiez le bon, puis laissez-le partir. Votre prochaine commande dépend de celle que vous venez d'expédier.

Par Chen Feng, Responsable des opérations d'entrepôt

Traduit de l'anglais. En cas de divergence, la version anglaise fait foi.