El turno semanal del almacén: equilibrar la demanda, las habilidades y las horas extras

Visto como fenómeno, el turno semanal del almacén rara vez fracasa por ser imposible de elaborar. Fracasa por tres desequilibrios crónicos: demasiada poca gente en los momentos pico, demasiada gente en los momentos tranquilos y costos de horas extras fuera de control. Estos tres desequilibrios suelen coexistir en la misma semana. En dos días, los envíos se retrasan por falta de personal. En otros dos días, la plantilla es alta mientras las horas por persona son bajas. Al final del mes, la factura de horas extras supera el presupuesto. El turno se elaboró, pero nunca equilibró juntos la demanda, las habilidades y las horas extras.

Los datos aclaran el problema. En realidad, los insumos del turno son solo tres conjuntos de números. El primero es el pronóstico de demanda: el volumen de pedidos y la carga de trabajo de cada día y de cada ventana horaria de la semana que viene. El segundo es el inventario de habilidades: qué puede hacer cada trabajador, qué certificaciones posee y qué puestos puede cubrir. El tercero es la restricción de costos: las horas regulares, las tarifas de horas extras y el tope presupuestario. Muchos supervisores elaboran el turno usando solo el primer conjunto, cubren el segundo desde la experiencia y miran el tercero solo al final del mes. El resultado es un turno que funciona en el papel y fracasa en el costo.

La causa raíz, en términos de atribución, está en la granularidad del turno. Los supervisores que elaboran el turno por día fácilmente pasan por alto los picos y valles dentro del día: el pico de recepción de la mañana y el pico de envío de la tarde necesitan estructuras de dotación completamente distintas. Los supervisores que elaboran el turno por número de personas fácilmente pasan por alto la estructura de habilidades: si solo uno de diez trabajadores tiene licencia de montacargas, todo el equipo tiene que ajustarse el día en que ese trabajador falta. Los supervisores que elaboran el turno con turnos fijos fácilmente pasan por alto las oscilaciones de la demanda: usar el mismo turno en temporada alta y en temporada baja produce escasez en una y excedente en la otra.

El método del turno semanal: la demanda primero, las habilidades en segundo lugar, las horas extras al final

Un método más fiable funciona en tres pasos. Paso uno, dividir la demanda según el pronóstico. Desglosar el volumen de pedidos de la próxima semana por día y ventana horaria, y calcular la plantilla de picking, empaque y carga que necesita cada ventana. Cuando la demanda de una ventana no está clara, estimarla primero a partir de la distribución horaria histórica del mismo período y luego ajustarla según la mezcla de pedidos de esta semana. Paso dos, cubrir por habilidad. Cubrir primero los puestos críticos, operadores de montacargas con licencia, verificadores y jefes de equipo, y después los puestos generales, manteniendo una proporción fija de trabajadores con experiencia frente a recién llegados, de modo que los recién llegados nunca formen un equipo solos. Paso tres, contar las horas extras. Contar las horas extras solo después de programar por completo las horas regulares, ofrecerlas primero a los voluntarios con menos horas extras la semana anterior y, en el momento en que el presupuesto de horas extras cruce su límite, volver atrás y ajustar la división de la demanda del paso uno en lugar de aprobar las horas extras y contarlas después.

Un dilema merece atención aquí. Cuanto más detallado es el turno, mayor es el costo de ejecución. Un turno preciso a la hora es teóricamente el más barato, pero un solo intercambio de turno, una baja por enfermedad o un pedido urgente obliga a rehacer toda la planilla. Un turno preciso al día es barato de operar, pero pasa por alto los picos y valles. Un equilibrio realista es programar los puestos críticos por ventana horaria, los puestos generales por día y mantener alrededor de un diez por ciento de capacidad flexible para pedidos urgentes. La capacidad flexible no es un desperdicio. Es el margen del turno frente a la incertidumbre. Un turno sin margen se desmorona con un solo pedido urgente.

Los intercambios de turno también necesitan reglas. Un enfoque común es exigir que las solicitudes de intercambio se hagan con un día de anticipación, exigir equivalencia de habilidades en los intercambios, de modo que un puesto con licencia solo pueda intercambiarse con otro trabajador con licencia, y exigir la aprobación del jefe de equipo después del intercambio. Los intercambios sin reglas parecen flexibles en la superficie, pero rompen silenciosamente la estructura de habilidades, y el jefe de equipo solo descubre a final de mes que un puesto crítico ha quedado sin cubrir durante tres días seguidos.

Margen del turno semanal: mantener un diez por ciento flexible

¿Cómo debe dotarse la capacidad flexible? Un enfoque común es mantener uno o dos trabajadores flexibles cada semana, sin asignación a un puesto fijo, enviados adonde aparezca un hueco. Sus horas cuentan como horas regulares, no como horas extras, salvo que realmente se excedan. Las asignaciones flexibles deben rotar. La misma persona dejada como flexible a largo plazo pierde todo sentido de pertenencia, y la rotación aumenta en su lugar. Con capacidad flexible en su lugar, un pedido urgente no obliga a una reconstrucción completa, y el turno realmente se mantiene estable.

Revisión del turno semanal: conciliar las desviaciones mensualmente

Una vez elaborado un turno, todavía necesita revisión. Un enfoque eficaz es conciliar las desviaciones una vez al mes: cuánto se desvió el volumen real del volumen pronosticado, cuánto se desvió el gasto real en horas extras del presupuestado, cuántos días quedaron sin cubrir los puestos críticos y cuántos intercambios de turno se solicitaron. Las desviaciones conciliadas son lo que permite ajustar el pronóstico y el método del mes siguiente. Sin conciliación, el mes siguiente vuelve a elaborarse el turno por intuición.

Los registros de revisión deben adjuntarse al turno: qué pronóstico semanal falló, por qué falló, si un cliente importante hizo un pedido urgente, si fue una oscilación estacional o si el propio modelo de pronóstico tuvo la culpa. Anotado con claridad, el modelo de pronóstico se vuelve más preciso con el tiempo. Dejado vago, la revisión se convierte en un formalismo. Elaborar un turno una vez es experiencia. Revisarlo durante un año es capacidad.

A juzgar por la tendencia, la elaboración semanal de turnos está pasando de la experiencia del supervisor a la programación basada en datos, pero la transición no ocurrirá en un solo paso. Las herramientas de programación con inteligencia artificial pueden calcular un turno más óptimo, pero no pueden calcular las preferencias de intercambio de los trabajadores, su condición física ni la química del equipo. El estado más probable en los próximos años es un sistema que propone un turno, un supervisor que lo ajusta desde la experiencia de planta y motivos de ajuste registrados para que los datos registrados retroalimenten el sistema. Una vez que ese ciclo gira, los turnos se vuelven más precisos año tras año. En cuanto a dónde se encuentra ahora su almacén, quizá valga la pena preguntarse primero una cosa. ¿Su turno registra por qué se elaboró de esta manera? Si no, la próxima ronda de optimización no tiene por dónde empezar.

Por Dr. Chen, Investigador de la cadena de suministro

Traducido del inglés. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.