Déjame decirte algo sobre el inventario en tránsito: después de tantos años conduciendo un camión, lo que me preocupa no es el tráfico de la carretera. Es el desorden en los libros mientras la mercancía todavía está en el agua.
Hace un par de otoños, recogí un contenedor en el Puerto de Long Beach. El barco debía atracar un martes. En lugar de eso, estuvo fondeado más de una semana — congestión portuaria, sin muelle disponible. El shipper estaba sudando: este contenedor era para un cliente clave, los pedidos ya estaban en fila, y su sistema mostraba el stock como 'en tránsito'. Pero, ¿dónde estaba exactamente la mercancía? ¿Cuándo llegaría realmente? Nadie podía decirlo. Para cuando saqué la caja, llevaba más de diez días de retraso. Para cumplir con la fecha de entrega, el shipper envió por avión un pequeño lote de emergencia desde el extranjero. Cuando escuché lo que le costó, dolía escucharlo.
Esto es lo que te dice: suena como un término contable, pero es un problema operativo real. La mercancía ha salido de la fábrica y está en el barco, pero aún no ha entrado por la puerta de tu almacén. Durante esa ventana, la mercancía no está en manos de nadie, y sin embargo sigue atando tu efectivo y tu planificación.
El inventario en tránsito en los libros: cuándo empieza a correr el reloj
El momento en que se transfiere la titularidad decide cuándo aparece la mercancía en tus libros. El término más común es FOB: una vez que la mercancía está cargada y cruza la borda del barco, el riesgo y la titularidad pasan al comprador. A partir de ese momento, el inventario en tránsito pertenece a tus libros — 'mercancía en tránsito' para finanzas, cantidad 'en tránsito' para operaciones.
Pero muchas empresas pequeñas nunca lo registran. Operaciones vigila 'lo que hay en el almacén', finanzas vigila 'cuándo se paga la factura', y los dos libros nunca hablan entre sí. La mercancía flota en el océano durante un mes; operaciones cree que no hay stock, finanzas cree que el dinero aún no ha salido. El resultado: descubres que te falta solo cuando llega la ruptura de stock, o el dinero ya está pagado y la mercancía no aparece por ningún lado.
Esta es la verdad simple: sea cual sea el sistema que uses — ERP o una hoja de cálculo — el día que la mercancía se carga, entra en un registro de tránsito. No necesitas muchos campos: número de contenedor, nombre del buque, fecha de salida, llegada estimada, cantidad de cajas. El día que llega, el registro se convierte en inventario físico. Entradas y salidas, todo cuadra — los libros quedan limpios.
¿Puede tu almacén ver realmente lo que está en tránsito?
Verlo depende de que alguien vigile un puñado de hitos. Después de tantos años en la carretera, he reducido el viaje de un contenedor a cinco: salida, llegada al muelle, liberación y recogida, drayage (traslado portuario), recepción en el almacén. Rompe un eslabón y todo lo que hay detrás se desmorona.
El eslabón que más se rompe es la recogida. El barco llega, la caja baja — luego la aduana la retiene, la terminal está congestionada, o el transportista de drayage no consigue cita, y el contenedor se queda en el puerto días. El sistema del shipper sigue diciendo 'en el puerto', pero 'en el puerto' y 'liberable' son dos cosas distintas. Durante esa ventana, la mercancía se ve pero no se puede tocar.
La otra trampa es la carga rolada (rolled cargo). El barco va sobrevendido, tu caja salta al siguiente viaje, la salida se desliza una semana — y el shipper suele ser el último en enterarse. Un amigo agente de carga me dice que en temporada alta recibe varias llamadas de carga rolada a la semana, y cada una obliga al shipper a rehacer el plan de producción.
Así que mi consejo: no mires solo el itinerario del barco — mira hasta que la caja pase la puerta del puerto. La página de rastreo del transportista, el aviso de llegada del agente, la confirmación de recogida del transportista de drayage — cuando los tres coinciden, la mercancía está realmente 'en camino'.
¿Debe el inventario en tránsito contar para el stock de seguridad?
Esto es un problema de matemáticas. El stock de seguridad existe para cubrir la fluctuación de la demanda durante el ciclo de reposición — y el inventario en tránsito es, por definición, stock que ya se mueve por ese ciclo. Cuanto más largo el tiempo de tránsito, más stock de seguridad necesitas tener a mano.
Un ejemplo concreto: vendes unas 3,000 unidades al mes, el tránsito marítimo dura unas seis semanas, así que habitualmente hay de cuatro a cinco mil unidades flotando en el agua. Si esas unidades están en tus libros y puedes rastrearlas, puedes mantener el stock de seguridad más ajustado — porque ves venir el reabastecimiento antes de que llegue la ruptura de stock. Si la mercancía en tránsito es invisible y no está contabilizada, el stock de seguridad tiene que ser más grueso, usando dólares reales de inventario para cubrir el riesgo de 'no poder verlo'.
Aquí está la parte contraintuitiva, y se lo he dicho a muchos shippers: la trampa más grande con la mercancía en tránsito no es que no puedas verla — es que la ves y nadie se hace cargo. La cantidad 'en tránsito' está en el sistema todos los días, pero nadie mira el itinerario del barco, nadie confirma las llegadas con el agente, nadie reserva con antelación el slot de recepción en el almacén. La mercancía llega al puerto, el almacén dice que no hay cita, el transportista dice que no hay pedido — la viste, que es lo mismo que no verla.
Tres reglas para shippers, tres para almacenes
Para los shippers:
Primera, regístralo desde el día que se carga — no esperes a la llegada. El registro no necesita muchos campos: número de contenedor, buque, salida, ETA. Lo que importa es que alguien lo mire todos los días.
Segunda, pon una línea roja en tu mercancía en tránsito. Si no hay aviso de llegada del agente tres días antes del ETA, eso dispara una alerta. Si lleva más de una semana de retraso, activa el plan B — envía por avión un lote pequeño, habla con el cliente sobre un retraso — no esperes a la ruptura de stock.
Tercera, ten un plan para la carga rolada y las inspecciones. Confirma espacio con tu agente antes de la temporada alta, y mantén al menos una semana de colchón en los pedidos críticos. No programes tan ajustado como el itinerario del barco — el itinerario del barco es el plan del transportista, no el tuyo.
Para los almacenes:
Primera, reserva las citas de recepción con antelación. Una vez que la mercancía en tránsito pasa el hito de recogida, haz que el transportista de drayage reserve tu slot de recepción de inmediato. Muchos almacenes necesitan dos o tres días de aviso para un slot — para cuando la caja está en tu puerta, ni un milagro puede colarla.
Segunda, asigna a alguien a vigilar las excepciones de llegada. Una persona — aunque sea a tiempo parcial — revisando el registro de tránsito a diario: qué caja va tarde, cuál fue rolada, cuál está en inspección. No necesita ser un experto; solo necesita ser el vigía.
Tercera, mantén los libros alineados con la realidad. El día que se descarga el contenedor, quítalo del registro de tránsito y conviértelo en inventario físico. No lo dejes ahí — déjalo una semana y el registro se convierte en un lío que nadie puede desenredar.
Hay un viejo dicho: no temas ir despacio, teme quedarte quieto. La mercancía en tránsito no me asusta cuando flota unos días extra en el océano — me asusta cuando flota y nadie la está mirando. Regístrala bien, vigila los hitos, ten un plan B listo. Entonces la mercancía en tránsito deja de ser un desorden en los libros y se convierte en la carta más fiable de tu mano.
Por Shifu Zhao, veterano del transporte por carretera (15 años)
Traducido del inglés. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.
