Déjenme contarles algo de quince años en la carretera. Las peleas más fuertes que he visto en un almacén no fueron por carga perdida ni por envíos equivocados. Fueron por la factura de asignación de costos compartidos a fin de mes. Cuando varios expedidores comparten un mismo almacén 3PL, alguien tiene que repartir los costos que no se pueden atribuir a ningún cliente en particular: alquiler, servicios, montacargas, mano de obra compartida, film estirable, cajas. Si esa factura se reparte mal, cada expedidor siente que está pagando la carga de otro, mientras el almacén siente que está cubriendo la diferencia de su propio bolsillo. He visto una reunión de facturación extenderse desde la tarde hasta entrada la noche por exactamente esto.
Aquí va una que vi ocurrir. Hace años yo entregaba en un almacén 3PL con cuatro clientes dentro: uno vendía electrodomésticos pequeños, uno vendía ropa, uno vendía artículos para el hogar y uno vendía repuestos de autos. A fin de mes el almacén repartía el alquiler en cuatro partes iguales, porque era simple. Ya pueden imaginar lo que pasó después. El expedidor de electrodomésticos ocupaba casi la mitad del edificio y el expedidor de repuestos ocupaba unas pocas filas de estanterías, y sin embargo ambos pagaban lo mismo. El dueño de los repuestos golpeó la mesa y dijo que se mudaría al mes siguiente. El almacén pasó a repartir por posiciones de palets, la factura de repuestos bajó en el acto, y el expedidor de electrodomésticos pagó más pero lo aceptó, porque las estanterías realmente eran suyas. El mismo dinero, otra matemática, y la pelea desapareció.
La asignación de costos compartidos de un 3PL empieza por ordenar el dinero
Antes de repartir nada, el dinero tiene que ordenarse en dos montones. Los costos que pertenecen a un solo cliente no entran en absoluto al fondo común. Una línea de empaque dedicada a un expedidor, la mano de obra de etiquetado para los pedidos de un expedidor, una zona de temperatura controlada alquilada para un solo expedidor: eso va directo a la factura de ese expedidor, limpio y simple. El fondo común guarda solo los costos genuinamente compartidos: el alquiler del almacén, los servicios de las áreas comunes, los montacargas compartidos y la depreciación de equipos, la mano de obra compartida de la cuadrilla, los consumibles comunes como el film estirable y las cajas de cartón, y la limpieza y seguridad de las áreas compartidas.
Si este corte no es limpio, ningún método de asignación los salvará. He visto un almacén meter la mano de obra del turno nocturno dedicada a un expedidor dentro del fondo común para que los otros tres clientes pagaran parte de ella, y en el momento en que alguien revisó los registros de horas, la confianza se perdió. Así que la primera regla es simple: los costos dedicados se facturan directamente, los costos compartidos se asignan, y los dos libros nunca se mezclan.
Cuatro formas de asignar costos compartidos, y a quién molesta cada una
Básicamente hay cuatro métodos de uso común. Cada uno tiene sentido, y cada uno deja a alguien descontento:
| Método | Se reparte por | Quién se queja | | Posiciones de palets | Posiciones que ocupa cada cliente | Los expedidores de rotación rápida, que sienten que sus estadías cortas deberían contar menos | | Líneas de pedido | Líneas de pedido que cada cliente despacha en el mes | Los expedidores de artículos grandes, que dicen que un refrigerador no es un par de medias | | Superficie | Superficie que ocupa cada cliente | Los expedidores que usan bien las estanterías altas, que sienten que la superficie castiga la eficiencia | | Rendimiento | Cajas o palets movidos de entrada y salida | Los expedidores de temporada baja con stock quieto, que sienten que les cobran por no hacer nada |
Miren esa tabla y verán el punto. No existe un método perfectamente justo. Repartan por posiciones de palets y el que mueve rápido dirá que su mercadería salió en tres días mientras la de otro estuvo tres meses, así que ¿por qué el mismo dinero? Repartan por líneas de pedido y el expedidor de artículos grandes dirá que un palet de refrigeradores no es el mismo trabajo que un palet de medias. Repartan por rendimiento y el expedidor que guarda stock durante la temporada baja dirá que le están cobrando por carga que nunca se movió. Dejen de buscar la justicia absoluta. En la asignación de costos compartidos, la justicia no existe. Lo que existe es un método acordado de antemano que todos aceptan.
Un ejemplo práctico: una factura, cuatro respuestas
Hablar es barato, así que déjenme trabajar con un almacén hipotético. Para ser claro, los números de abajo son un ejemplo ilustrativo que inventé para mostrar cuánto se mueve la respuesta, no tarifas de mercado ni la factura real de nadie. Supongamos que los costos compartidos de un mes totalizan 100,000 dólares entre tres expedidores:
| Expedidor | Posiciones de palets | Líneas de pedido | Rendimiento (palets) | | A (electrodomésticos pequeños) | 500 | 800 | 600 | | B (ropa) | 300 | 2,400 | 900 | | C (repuestos de autos) | 200 | 400 | 300 |
Repartiendo por posiciones de palets, A paga 50,000, B paga 30,000 y C paga 20,000. Repartiendo por líneas de pedido, A paga alrededor de 22,000, B paga alrededor de 67,000 y C paga alrededor de 11,000. Repartiendo por rendimiento, A paga alrededor de 33,000, B paga 50,000 y C paga alrededor de 17,000. Los mismos 100,000 dólares ponen la factura del expedidor B en cualquier punto entre 30,000 y 67,000 según el método elegido. Por supuesto que los expedidores discuten. Por eso el método de asignación pertenece al contrato, no a una conversación después de que llega la factura.
Mi consejo es mezclar métodos en lugar de apostar todo a uno solo. El alquiler y los costos relacionados con la ubicación van por posiciones de palets o superficie. Los costos de mano de obra y manipulación van por líneas de pedido o rendimiento. Los consumibles van por uso real o rendimiento. Cuanto más fino el reparto, menos lugar hay para discutir. Y cada mes, cada expedidor debería recibir un estado detallado que muestre las bases: posiciones, líneas de pedido, rendimiento, todo. Si un expedidor puede recalcular su propia factura a partir del estado, no queda nada que sospechar. La peor práctica es enviar un solo total sin mostrar el cálculo. Un expedidor que no puede ver cómo se construyó el número asumirá lo peor.
Una pregunta práctica surge aquí: ¿bases mensuales o trimestrales? Las temporadas cambian mucho, y un expedidor que de repente toma cientos de posiciones extra en temporada alta debería ver eso en la factura de ese mes. Mi experiencia dice que tomen las bases mensualmente y las revisen trimestralmente. Esperen hasta fin de trimestre para ajustar y el expedidor habrá olvidado que alguna vez tuvo esas posiciones, y la conciliación se convierte en otra discusión.
Escriba la cláusula de asignación antes de firmar
Este es el consejo más práctico que puedo dar después de todos estos años en la carretera: el método de asignación debe escribirse en el contrato antes de que alguien firme, nunca negociarse después de que el negocio empiece. El contrato debería resolver al menos cinco cosas. Primero, qué costos están dentro del fondo común y cuáles fuera. Segundo, qué base reparte cada tipo de costo. Tercero, qué sistema provee los números base, el WMS o un informe manual. Cuarto, con qué frecuencia se recalculan las bases, porque las temporadas alta y baja mueven mucho la ocupación. Quinto, cuántos días tiene un expedidor para disputar un estado y cómo es el proceso de revisión.
Una cláusula más que la gente olvida: qué pasa cuando entra un expedidor nuevo o se va uno viejo. Tres expedidores repartiendo un fondo se convierten en cuatro, y las facturas de los tres primeros cambian de la noche a la mañana. ¿El almacén tiene que avisar, y con cuánta anticipación? Si el contrato no dice nada, la primera factura modificada inicia una pelea. Lo mismo aplica al revés: cuando un expedidor se va, los dos restantes absorben un fondo mayor, y eso también necesita una respuesta acordada.
Al final del día, una asignación de costos compartidos no es realmente un problema matemático. Es un problema de confianza. El método no tiene que ser perfecto, pero tiene que estar acordado de antemano, calcularse con transparencia cada mes y respaldarse con números que el expedidor pueda verificar. Si logran esas tres cosas, un almacén multicliente puede repartir sus facturas sin pelear. Si las hacen mal, ningún método, por científico que sea, evitará que esa factura mensual se convierta en una discusión.
Por Shifu Zhao, Veterano del transporte por carretera (15 años)
Traducido del inglés. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.
