Projeto de Rede Multi-Armazém: Quantos Armazéns, Onde e Como Dividir os Pedidos

Deixe-me dizer, passei anos ao volante, e o que desgasta um motorista não é uma viagem longa. É uma rede que nunca foi bem pensada. Uma noite, anos atrás, peguei uma carga de pequenos eletrodomésticos em um único armazém em Ohio, com destino a clientes espalhados por três estados vizinhos. O embarcador tinha um só prédio, uma só equipe e um só jeito de fazer as coisas. No meio do trajeto, a carga teve de ser desmembrada e transferida, e fiquei horas em um posto de beira de estrada esperando os caminhões de conexão aparecerem. Os clientes já ligavam perguntando onde estavam seus pedidos, e o embarcador me ligava perguntando por que eu estava atrasado. A estrada não era o problema. O problema era o projeto de rede multi-armazém: um único nó tentando atender um mapa para o qual nunca foi posicionado.

Motoristas veem uma rede de armazéns de forma diferente de quem só a vê em uma planilha. Na planilha, um armazém é aluguel por metro quadrado e um ponto no mapa. Da cabine, um armazém são quilômetros rodados vazios, horas esperando no cais, e a pergunta sobre o que acontece quando um prédio fica sem um produto e não há um segundo prédio para cobri-lo. Um único armazém parece barato até os caminhões rodarem longe, esperarem muito e perderem pedidos que um nó mais próximo teria mantido. Armazéns demais parecem rápidos até o mesmo estoque ser fatiado em tantas partes que cada prédio precisa do seu próprio estoque de segurança, as mercadorias vão e voltam entre os centros, e ninguém consegue dizer com confiança onde um determinado item realmente está. Quantos armazéns, onde ficam e como os pedidos são divididos precisam ser decididos juntos. Decida qualquer um deles sozinho e os outros dois vão puni-lo por isso.

O Projeto de Rede Multi-Armazém Começa pelo Mapa de Pedidos

Certa vez transportei para um vendedor de artigos para o lar que começou com um único armazém no Meio-Oeste. Enquanto os pedidos eram poucos, funcionava bem. Depois os pedidos do Sul e da Costa Oeste continuaram crescendo, e cada remessa daquele único prédio significava um longo trecho atravessando o país, manuseio extra e promessas de entrega cada vez mais difíceis de cumprir na alta temporada. O vendedor acrescentou um segundo e depois um terceiro prédio, mais perto de onde os pedidos realmente vinham, e dividiu os pedidos por região de entrega. A maioria dos pedidos saiu no mesmo dia, o tempo de estrada caiu drasticamente, e os motoristas pararam de passar seus turnos esperando transferências. Nada de mágico aconteceu. O mapa de pedidos mudou, e a rede mudou junto.

Há um jeito simples de ler esse mapa, e ele não precisa de software sofisticado. Plote os pedidos recentes por região de destino e veja onde o volume se concentra, depois pergunte se cada concentração é grande o suficiente para sustentar seu próprio prédio. Uma região que não sustenta um prédio vai puni-lo se você construir lá mesmo assim: o estoque fica parado, funcionários e caminhões ficam ociosos, e o prédio vira um custo à procura de uma razão. Uma região com volume real, longe dos seus prédios atuais, é a que merece uma análise séria. O caráter do produto importa tanto quanto isso. Produtos volumosos carregam um pesado ônus de transporte, então estar mais perto do cliente compensa rápido. Produtos pequenos e de alto valor são menos sensíveis à distância, e uma posição de estoque concentrada costuma atendê-los melhor. Copiar o mapa de outra empresa sem perguntar o que você vende e onde seus clientes moram é como redes de boa aparência dão errado.

Quantos Armazéns: O Projeto de Rede Multi-Armazém e a Conta do Estoque

A maioria das pessoas com quem converso conta duas contas ao planejar uma rede: aluguel e transporte. Elas perdem a maior, que é o estoque. Ao passar de um armazém para três, o estoque de segurança não se divide simplesmente por três. Cada prédio precisa do seu próprio colchão contra suas próprias oscilações de demanda, então o colchão total dos três prédios geralmente acaba maior do que o colchão de que um único prédio precisava. Um embarcador vê o aluguel do novo contrato e não vê o dinheiro preso no estoque extra até a contagem de fim de temporada, quando as prateleiras estão cheias de sobras. Conversei com um embarcador de vestuário que estocava a linha completa em três prédios regionais, e quando a temporada virou, cada prédio ficou com tamanhos finais que levaram meses para liquidar. Tudo o que os trajetos mais curtos economizaram foi engolido por esse esforço de liquidação.

Eis o julgamento contraintuitivo que os motoristas aprendem da maneira difícil: mais armazéns não significam automaticamente melhor serviço. Adicione nós sem corrigir as regras de divisão, e o sistema pode enviar um pedido para um prédio que tem estoque mas fica longe, ou para um prédio próximo que está sem estoque, enquanto o prédio certo fica intocado. Já vi a versão mais bagunçada disso, em que dois prédios tinham um produto e a equipe dividia os pedidos no feeling, um dia de um jeito, no dia seguinte de outro, até os registros de estoque não corresponderem a nada nas prateleiras. Minha opinião é direta: menos armazéns com regras claras valem mais que um monte de armazéns com regras confusas. O tamanho certo de uma rede depende de você conseguir realmente gerenciar o estoque e a divisão. Se não conseguir gerenciá-los, cada prédio extra é um passivo disfarçado de cobertura.

Essa tabela não é um gabarito. É um quadro para as suas próprias contas. Compare seu volume de pedidos, o tamanho dos seus produtos e sua promessa de entrega com ela, e veja qual linha continua parecendo sensata. A linha que não se encaixa também está lhe dizendo algo.

Escreva as Regras de Divisão de Pedidos, Não as Guarde na Cabeça de Alguém

Uma vez definidos os prédios, as regras de divisão são o que realmente faz a rede funcionar dia após dia. As regras precisam responder a perguntas simples. Quando um pedido chega, o que vem primeiro: o prédio mais próximo, o prédio com estoque, ou a rota mais barata? Quando um prédio fica com pouco, você espera a reposição, divide o pedido entre dois prédios, ou entrega o pedido inteiro a outro centro? Quando a alta temporada inunda o sistema, as regras mudam, e quem pode mudá-las? Se essas respostas vivem só na cabeça das pessoas, a alta temporada vai expor isso. Uma divisão errada é uma reclamação, e uma semana de divisões erradas é um problema de reputação.

O armazém mais bem administrado de onde transportei tinha suas regras escritas em linguagem simples: por padrão, o prédio mais próximo do endereço de entrega; em caso de ruptura de estoque, transferência automática para um segundo prédio; exigir uma verificação antes de qualquer remessa dividida; e registrar cada transferência entre centros separadamente. Motoristas e funcionários do armazém sabiam de qual porta do cais sairia a carga do dia sem um telefonema. Outro centro funcionava com base na memória do líder de turno, e na semana em que esse líder tirou folga, a divisão desmoronou: o pedido de um cliente saiu de dois prédios em dois dias, e o cliente achou que algo tinha dado errado. Regras de divisão parecem entediantes no papel. Na prática, são o esqueleto de toda a rede.

Mais um conselho, tanto para embarcadores quanto para equipes de armazém: uma rede não é uma decisão única. As regiões de pedidos mudam, as linhas de produtos mudam, e as condições de transporte mudam junto. Pegue o mapa de pedidos novamente em intervalos e pergunte se ele ainda corresponde aos prédios. O volume em uma região caiu o suficiente para que um prédio deva ser consolidado? Uma região nova cresceu o suficiente para merecer um plano antecipado? Essa revisão não precisa acontecer toda semana, mas não pode ficar anos sem acontecer. Construir uma rede sem fazer as contas é difícil. Construir uma e nunca revisar as contas é mais difícil.

Afie o machado antes de cortar a madeira. Antes de assinar um contrato de aluguel, mapeie os pedidos, calcule a conta do transporte, a conta do estoque e a conta da gestão, e só então defina quantos armazéns, onde vão, e como os pedidos são divididos. Acertando isso, os caminhões rodam sem problemas, a carga chega no prazo, e o estoque se mantém enxuto. Essa é a versão do trabalho que todo motorista espera ver.

Por Shifu Zhao, Veterano do Transporte Rodoviário (15 yrs)

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.