Não espere a pane: estoque de peças de reposição MRO no armazém, classes ABC e a matemática do tempo parado

Comece pelo dinheiro, porque é aí que o estoque de peças de reposição MRO no armazém sempre dá errado. Já vi um armazém perder três dias de produção na alta temporada porque um rolamento de acionamento de esteira falhou e ninguém tinha uma peça sobressalente no local. A equipe moveu produto à mão por três dias. Quando a poeira baixou, as horas extras e os custos de remessas atrasadas teriam comprado vinte conjuntos de rolamentos. Também já vi a falha oposta: uma gaiola de sobressalentes cheia do chão ao teto, um terço dela intocado por anos, dinheiro parado numa prateleira juntando poeira. Os dois armazéns cometeram o mesmo erro. Nunca colocaram dois números lado a lado: o que custa manter uma peça e o que custa quando a máquina para.

Toda decisão na gestão de sobressalentes é um equilíbrio entre esses dois números. Mais estoque não é melhor. Menos estoque não é mais barato. A pergunta é sempre quais peças merecem seu espaço na prateleira, quantas de cada uma e onde elas ficam.

Classes ABC do estoque de peças de reposição MRO no armazém: classifique primeiro, estoque depois

Meu primeiro passo em qualquer revisão de sobressalentes nunca é contar. É listar as peças críticas, e o teste tem três perguntas: se esta peça falhar, a linha para imediatamente? Existe uma solução alternativa? Quanto tempo leva para chegar uma peça de reposição? As peças que atendem a duas das três entram na classe A. A classe A é pequena, geralmente em torno de um décimo de todos os tipos de peças, mas carrega quase todo o risco de tempo parado.

Um armazém que respeito guarda suas peças de classe A numa pequena gaiola trancada com etiquetas vermelhas, contadas mensalmente, e cada saída registrada com um número de máquina e um motivo de falha. As peças de classe B desaceleram a linha, mas não a param — certos sensores, correias, rolos — por isso mantêm uma ou duas numa prateleira comum. As peças de classe C são ferragens comuns: parafusos, juntas, rolamentos padrão. Compre-as a granel, reponha-as quando acabarem e não perca o sono por causa delas.

A classificação também muda a conversa sobre orçamento. Quando o chefe pergunta por que o orçamento de sobressalentes subiu, você para de falar de impressões e mostra a tabela: quantos tipos de classe A, quanto custa cada um, quanto tempo cada um leva para chegar e quanto custa uma hora de parada na máquina que ele atende. Números transformam um pedido num argumento.

Custo de manter peças de reposição MRO no armazém versus uma hora de tempo parado

A maioria das pessoas avalia uma peça de reposição pelo preço de compra. Isso é só parte do custo. Manter uma peça também imobiliza dinheiro, ocupa espaço na prateleira, exige contagens e corre o risco de obsolescência ou ferrugem enquanto espera. Uma peça barata que não se move por três anos pode custar mais para manter do que custou para comprar. Do outro lado, o tempo parado custa mais do que a mão de obra visível: pedidos atrasados, frete urgente e o custo mais silencioso de um cliente perdendo a confiança. Este último não pode ser precificado com exatidão, e todos no prédio sabem que ele é o mais caro.

Monte sua própria planilha de comparação. De um lado, liste as peças de classe A e seu custo de manutenção. Do outro, estime uma hora de parada para cada máquina que elas atendem: os pedidos afetados, vezes a margem por pedido, mais horas extras e qualquer mão de obra terceirizada. O método não precisa ser sofisticado; precisa ser seu e precisa estar por escrito. O resultado geralmente surpreende e vai contra o senso comum: a estratégia de sobressalentes mais cara raramente é o excesso de estoque. É ter pouco estoque de classe A enquanto se acumula classe C. Uma peça extra de classe A tem um custo conhecido e limitado. Uma peça faltante de classe A tem um custo desconhecido e ilimitado.

Vi isso acontecer com um codificador de transelevador. Para economizar orçamento, um armazém reduziu seus codificadores sobressalentes de dois para um. Quando o transelevador falhou, o único sobressalente revelou-se uma revisão mais antiga que não combinava, e a linha ficou parada por mais um dia inteiro. O dinheiro economizado naquele segundo codificador não cobriu um dia de horas extras. Economize dinheiro com os preços a granel da classe C. Nunca economize cortando quantidades de classe A.

Prazos de entrega e condições com fornecedores para as peças que demoram mais

Definidas as classes, trate do prazo de entrega diretamente. Para qualquer peça de classe A com prazo superior a duas semanas, negocie separadamente: um acordo-quadro, estoque em consignação no seu local ou um canal urgente. A consignação costuma ser o melhor negócio disponível — a peça fica na sua gaiola, o fornecedor continua sendo o dono e você só paga quando usa. Não custa quase nada em dinheiro e compra disponibilidade. Apenas combine por escrito quem a conta e o que acontece com o estoque vencido ou substituído, ou vocês vão discutir sobre isso depois.

A lista crítica não é um documento único. Depois de cada falha grave, revise-a: a peça que falhou deveria estar na lista? Sua classe estava errada? A estimativa de prazo era precisa? Uma atualização de máquina tornou alguns sobressalentes antigos obsoletos? Duas revisões por ano mantêm a lista honesta. Mais um item que muita gente deixa passar: quando um fabricante anuncia que um modelo está chegando ao fim de vida, estoque cedo suas peças de classe A. Preços e prazos se movem contra você depois desse anúncio, e caçar peças usadas depois é sempre a opção mais cara.

Esta é a conclusão calculável para levar ao seu próprio armazém. Pegue sua lista de classe A e calcule três números: o custo total de manter a classe A, o custo de uma hora de parada nas máquinas que essas peças atendem e o maior prazo de classe A. Se uma hora de parada custa mais do que um mês mantendo aquela peça de classe A, estoque-a — e estoque o suficiente para cobrir seu prazo. Uma vez que essa regra está no papel, ninguém mais precisa adivinhar o orçamento de sobressalentes.

Por Lao Zhou, Analista de Custos Logísticos

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.