Rotação sazonal de localizações de SKU: um plano de realocação de 30 dias antes da alta temporada

Seis e meia da manhã do dia 14 de setembro do ano passado. Eu estava parado na entrada do corredor C, vendo o Xiao Zhang empurrar seu carrinho de picking até o fundo do armazém, viagem atrás de viagem. Sempre o mesmo SKU: um cordão de luzes de Natal. A Black Friday ainda estava a dois meses de distância, e o produto já movimentava duzentas a trezentas unidades por dia.

Eu disse: Zhang, essa caminhada não te mata? Ele disse: chefe, claro que mata. Mas é onde fica a localização. A gente definiu no verão, quando vendia dez unidades por dia.

Sinceramente, isso me deu um frio na espinha. Porque não era um SKU só. Pedi ao nosso planejador para tirar os números: dos quarenta e tantos SKUs que explodiram entre outubro e dezembro do ano passado, metade ainda estava nos cantos mais fundos do prédio. E a zona dourada de picking, bem ao lado da embalagem, estava cheia de brinquedos de piscina e churrasqueiras que ninguém tocava desde julho.

Ouça: metade da batalha da alta temporada se decide nas localizações.

Como o problema se infiltra

Nosso armazém não é pequeno: bem mais de 100,000 pés quadrados, vários milhares de SKUs. E as localizações são como concreto: uma vez definidas, ninguém quer mexer. Cada mudança significa contagens cíclicas, atualizações no sistema, etiquetas novas. Então o estado padrão é: onde o SKU caiu quando chegou, é onde ele fica.

Tudo bem em tempos normais. Mas as categorias sazonais balançam forte. O que voa no verão é estoque morto no inverno; o que explode no inverno mal se move no verão. As localizações não se movem, então as pessoas andam. No pico processamos vinte, trinta mil pedidos por dia. Um separador andando dois ou três quilômetros a mais por dia, vezes dezenas de separadores: as horas extras se acumulam rápido, e os erros de picking também. Gente cansada pega a caixa errada.

Pagamos por essa lição há duas altas temporadas. Uma semana trabalhamos até meia-noite todas as noites, e quando fomos investigar depois, o "andar extra" sozinho queimava mais de cem horas-homem por dia no prédio inteiro. Esse dinheiro foi para o lixo. Pior: quando olhamos os dados depois da temporada, dois dos três SKUs mais vendidos daquele dezembro passaram o mês inteiro na zona mais longe da embalagem. Passamos uma alta temporada inteira pagando mão de obra por localizações que alguém definiu com pressa.

E há algo pior que o dinheiro: o moral. Em meados de dezembro daquele ano, alguns dos meus veteranos me chamaram de lado e disseram que a caminhada estava matando eles, que o salário não acompanhava, e que estavam de saco cheio. Um motorista de empilhadeira que está comigo há quatro anos, o velho Zhou, me disse direto: "Chefe, se ano que vem fizermos assim de novo, estou pensando seriamente em pendurar as chuteiras". Isso doeu mais que o dinheiro.

Como descobrimos (errando primeiro)

No primeiro ano em que decidimos mudar, fizemos como amadores: pegamos o ranking da alta temporada do ano anterior e movemos tudo de uma vez. Cedo demais. No começo de setembro todo o material de Natal já dominava a zona dourada, e então o vestuário de outono explodiu no fim de setembro sem nenhum bom lugar para ir. Mais correria.

No segundo ano ficamos espertos e dividimos em três ondas. Onda um, trinta dias antes do pico: só os campeões de sempre, os SKUs que vendem todo ano, aqueles em que você apostaria seu bônus. Posicione-os primeiro. Onda dois, quinze dias antes: some os destaques deste ano com base em pré-vendas e dados de reposição. Onda três, na semana antes da grande promoção: só ajustes finais, e só para SKUs que os dados já confirmaram.

Mais uma lição: quando fazer as mudanças. Só no turno da noite, nem pense no dia. O dia é para fazer picking. Mova pallets de dia e empilhadeiras e separadores brigam pelos mesmos corredores: todo mundo perde, e mais cedo ou mais tarde alguém se machuca. Nossa regra agora: todas as mudanças à noite, o turno de escritório trabalha normalmente, e na passagem do turno da manhã as novas localizações estão ativas e o sistema atualizado. Os veteranos guiam os novatos pelas novas localizações, e um turno da manhã resolve. Minha equipe de empilhadeira da noite são caras que estão comigo há anos: sabem qual corredor está vazio a que horas de olhos fechados.

As noites de mudança servem também de treinamento. Todo ano trazemos uma turma de temporários antes do pico, e o mais difícil é fazer eles aprenderem as localizações. Nessas noites de mudança, eu emparelho cada veterano com um ou dois novatos: movem e aprendem ao mesmo tempo. Por que esse SKU mora aqui, quantas unidades por dia ele move no pico: uma noite disso vale mais que três dias lendo um manual de treinamento.

Vamos fazer as contas

As pessoas me perguntam: mudar não custa dinheiro também? Claro que custa. E aqui está a parte contraintuitiva:

Mudar mais não é melhor. Mudar é um custo.

Esta é a conta do nosso armazém (ordem de grandeza; seus números serão diferentes, mas a fórmula funciona em qualquer lugar):

Parece muito? Agora o outro lado: o custo de não mover. Sessenta dias de pico. Um SKU quente recebe cem picks extras por dia, cada pick quarenta segundos mais longo: isso dá 4,000 segundos, mais de uma hora por dia. Quarenta SKUs assim, e você está queimando mais de quarenta horas-homem por dia, mais de duas mil e quatrocentas na temporada. E isso antes de devoluções por erros de picking e reclamações de clientes.

Então o veredito é claro: um turno da noite de mudanças antes do pico devolve dezenas de horas-homem a cada dia da temporada. Vale a pena.

Mas o inverso também vale: não saia movendo coisas em tempos normais. Cada mudança abala a acurácia do inventário, e uma mudança ruim é pior que não mudar. Nossa regra: fora da alta temporada, a localização de um SKU não muda a menos que seu volume tenha dobrado por dois meses seguidos. Conheço gente que muda quatro ou cinco vezes por ano perseguindo o layout "perfeito", e as variações de contagem cíclica só crescem. Aí chega o pico, o sistema diz uma coisa, a prateleira diz outra, e os separadores estão lá com um pedido na mão e nenhum produto na frente. Esse é o verdadeiro pesadelo.

Como fazemos no nosso armazém agora

A rotina fechada, quatro passos, começa todo ano no início de setembro:

Primeiro, tire os dados. Os 100 SKUs mais vendidos por unidades expedidas de outubro a dezembro do ano passado, mais os trinta de crescimento mais rápido deste agosto-setembro. Isso dá a lista de candidatos do pico.

Segundo, ande pelo chão de fábrica. Levo dois veteranos e verificamos fisicamente cada candidato: onde está agora, a que distância da embalagem, quem está ao lado. O sistema e o chão nunca concordam totalmente. Este passo é inegociável. Os veteranos têm olho: olham um lugar e te dizem que vai travar no pico. No ano passado, durante a vistoria, o velho Zhou apontou um canto na zona D e disse: "No papel parece perto, mas na semana da promoção, três separadores se espremem ali e ninguém passa". Mudamos a localização-alvo daquele SKU para o corredor ao lado na hora, e de fato aquele canto travou todos os dias durante a promoção. Ainda bem que nosso SKU quente não estava lá.

Terceiro, três ondas. Como eu disse: trinta dias antes, quinze dias antes, a semana antes da promoção. Depois de cada onda, recontagem antes do fim do turno da noite, atualize cada localização no sistema. Sem exceções. Pule uma, e você tem um SKU que "desaparece" do sistema durante o pico inteiro.

Quarto, guarde uma saída de emergência. A zona dourada sempre mantém cerca de dez por cento de espaço flexível para o que explodir no meio da promoção. Nunca encha até a borda: cheia, você não consegue mover. Essa aprendemos por um corredor bloqueado. No segundo dia da promoção um ano, um SKU que ninguém viu chegando explodiu, não havia espaço flexível, e acabamos com produto no corredor. A rota de incêndio quase foi bloqueada. O rosto do nosso responsável de segurança ficou verde.

Um conselho para os colegas de operações: não espere até o fim de outubro para pensar nisso. Tire os dados de expedição do ano passado agora, gaste meio dia montando a lista, e o pico deste ano fica muito mais fácil. Localizações são dinheiro invisível: você não as vê até a alta temporada transformá-las em dólares reais.

Por Chen Feng, gerente de operações de armazém

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.