Certificação ICC/BPS nas Filipinas para equipamentos de armazém: a conta da conformidade

Era quase o fim do turno da noite quando o telefone tocou. O supervisor do armazém no local do nosso cliente nas Filipinas foi educado, mas a sua mensagem não era negociável: a mercadoria estava ali, a documentação estava errada, o caminhão não podia descarregar. Mais de uma dúzia de paletes de estantes ficaram dentro do veículo no portão do cliente. A empilhadeira já tinha se aproximado e depois teve que recuar. A minha equipe em casa tinha passado duas noites em claro para despachar aquele pedido. E ali ficou, no portão, sem ir a lugar nenhum. Para ser honesto, o que doeu não foi a conta do frete. Nós tínhamos fabricado a mercadoria. Nós tínhamos enviado a mercadoria. Perdemos o trabalho por causa do último papel.

Parados no portão por causa de uma pasta de arquivos

Esse foi o nosso primeiro pedido. O cliente estava abrindo um armazém novo e precisava de estantes com urgência. Fizemos tudo do jeito antigo: contrato, lista de embalagem, conhecimento de embarque, tudo o que sempre enviávamos. A carga passou pelo porto e chegou ao armazém do cliente sem problemas. Então, na inspeção de recebimento, o cliente fez uma única pergunta: onde está a documentação de conformidade deste produto? Não tínhamos uma boa resposta. Tínhamos assumido que o equipamento de armazém circulava como qualquer outra carga: declará-lo, enviá-lo e pronto. Foi então que soubemos que as Filipinas têm o seu próprio sistema de conformidade de produtos, administrado pela BPS, e que a marca ICC é uma forma de reconhecimento de conformidade de importação. Quais equipamentos estão sob cobertura obrigatória e qual rota se aplica variam conforme o produto: verifique os requisitos atuais da BPS/ICC antes de orçar qualquer coisa.

A lição desse pedido foi direta: chegar ao armazém do cliente não é o mesmo que entregar. No padrão de recebimento do cliente, os documentos fazem parte da mercadoria. Sem eles, as estantes são apenas aço. Não podem ser montadas, não podem armazenar estoque, e o plano de abertura do cliente atrasa enquanto os próprios clientes dele esperam. Por dias, a primeira coisa que eu fazia todas as manhãs era verificar se algo tinha avançado naquele embarque.

O segundo pedido foi uma empilhadeira. Tínhamos aprendido a lição, ou assim pensávamos, e perguntamos sobre os documentos logo no início. O agente nos garantiu que estava tudo em ordem. A mercadoria chegou, e a inspeção falhou novamente, desta vez por causa da placa de identificação. A designação do modelo no rótulo não correspondia ao modelo escrito nos documentos. Algumas letras de diferença. Ninguém no local quis assinar. No chão de fábrica, uma placa de identificação é algo que ninguém olha duas vezes, até que ela precise corresponder a um arquivo. Então ela se torna a carteira de identidade do equipamento, e se a identidade não corresponde ao registro, nenhum supervisor colocará o seu nome nisso. Revisamos tudo de casa, corrigimos os materiais, rotulamos novamente e fomos e voltamos várias rodadas. O líder de turno do cliente finalmente me disse: o equipamento de vocês está bom, é a papelada que esgotou todo mundo.

Os desvios pelos quais pagamos

Depois desses dois pedidos, mudei completamente a nossa forma de pensar sobre isso. O nosso velho hábito era negociar primeiro o preço e a entrega, e deixar a certificação para pouco antes do embarque. Essa ordem está invertida. A certificação abrange classificação de produto, testes, documentação e rotulagem como uma única cadeia. Se algum elo no início da cadeia for vago, você paga por isso depois no porto e no portão do cliente.

Outro desvio foi assumir que um certificado de outro mercado seria aceito. Alguém nos disse que o equipamento já tinha sido vendido em outro lugar com o certificado daquele mercado, então as Filipinas deveriam aceitá-lo. Essa palavra — deveriam — é a palavra mais cara da exportação. Cada mercado tem as suas próprias regras. Entregar o arquivo de um mercado ao inspetor de outro mercado não leva a lugar nenhum quando o inspetor não o reconhece. Um terceiro erro foi entregar tudo a um agente e lavar as mãos. Um agente pode fazer diligências, mas as informações do produto, os nomes dos modelos, as especificações, tudo isso tem origem em nós. Se a fonte está errada, nenhuma diligência resolve.

A lição mais cara é esta: a certificação em si é fácil de orçar. O que queima dinheiro é descobrir uma lacuna depois que a mercadoria chega. Aluguel de pátio, caminhão parado, reagendamentos, abertura de cliente atrasada: nada disso aparece em nenhum orçamento, mas tudo isso cai na sua conta. Diante disso, o custo de preparar os documentos corretamente com antecedência mal se percebe. Quem orça o trabalho de conformidade apenas pelo certificado está orçando a coisa errada.

A prática fixa agora: sem pasta completa, sem embarque

Hoje em dia temos uma regra rígida: por mais urgente que seja o pedido, se a pasta não for aprovada, a mercadoria não sai do nosso cais. Não é complicado. Quatro passos, e alguém assina cada um.

Primeiro, a classificação. Em que categoria este equipamento se enquadra e qual rota de conformidade se aplica? Pergunte antes de fazer qualquer outra coisa. Pergunte ao cliente, pergunte a um agente com experiência real e verifique a posição publicada da BPS e da ICC. Só quando os três coincidirem avançamos. Se não coincidirem, continue perguntando. Adivinhar não é permitido.

Segundo, os documentos. Relatórios de testes, descrições de produtos, listas de modelos: preparados item por item com base numa lista de verificação. A designação do modelo deve corresponder à placa de identificação caractere por caractere, incluindo maiúsculas e minúsculas e hifens. Fomos prejudicados exatamente por isso, então agora duas pessoas conferem a lista de modelos de forma independente.

Terceiro, os rótulos. Antes de qualquer coisa ser encaixotada, fotografamos as placas de identificação e os rótulos e enviamos as fotos para a equipe do armazém do cliente dar uma olhada. Eles aprovam, e então embalamos. Parece um passo a mais. Ele poupa todas as discussões que, do contrário, aconteceriam após a chegada.

Quarto, os registros. O conjunto completo é digitalizado e arquivado. Uma cópia em papel viaja com a mercadoria, e o conjunto eletrônico vai para o cliente com antecedência. Quando a inspeção de recebimento acontece, o cliente já tem tudo em mãos. Ninguém fica caçando um documento no cais.

Eu olho essa tabela antes de cada orçamento agora. Não para inflar o preço, mas para garantir que nem o cliente nem nós sejamos pegos de surpresa no último passo.

Certificação não é um certificado. É um registro.

É assim que a minha visão mudou, e é o oposto de onde comecei. Eu costumava pensar na certificação como conseguir um carimbo e colar um rótulo, uma formalidade. Agora eu a vejo como registrar o equipamento no sistema de armazéns das Filipinas. Sem esse registro, um bom equipamento fica efetivamente sem documentação no armazém do cliente: não pode ser montado corretamente, não pode ser registrado no sistema de forma limpa, e se algo der errado, ninguém pode dizer com clareza de quem é a responsabilidade.

E aqui está a parte contraintuitiva: quanto mais cedo você preparar a certificação, mais vantagem você tem. Levante a rota de conformidade antes de o contrato ser assinado, e o cliente a lerá como profissionalismo, o que facilita a conversa sobre preço mais adiante. Levante-a quando a mercadoria estiver quase embarcada, e o cliente a ouvirá como uma condição extra. Os mesmos fatos, uma recepção completamente diferente, tudo por causa do momento.

Então, pessoal, um lembrete antes do seu próximo embarque para as Filipinas: não reservem primeiro o caminhão e o navio. Juntem a pasta, enviem-na ao supervisor do armazém do cliente e consigam o aval dele antes de embarcar. Essa única revisão pode ser a coisa mais barata que vocês farão em todo o pedido.

Por Chen Feng, Gerente de Operações de Armazém

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.