Gargalo na doca na alta temporada: escalonar entradas e saídas para parar de brigar por portas

Era uma terça-feira em meados de novembro, as duas piores semanas da alta temporada, e nosso agendamento de doca tinha desmoronado completamente. Cheguei ao armazém às 6:40 da manhã e nove caminhões já estavam enfileirados do lado de fora do portão. O motorista do primeiro, agasalhado num casaco pesado, veio direto até mim: "Chefe, estou aqui desde as 3 a.m. Quando vou ter uma porta?"

Lá dentro estava pior. No rádio, meu líder de entrada estava brigando com meu líder de saída pela porta 3. A entrada precisava dela para um contêiner; a saída tinha prometido uma coleta às 7 a.m. naquela mesma porta. Nenhum dos dois cedia. Motoristas esperando lá fora, dois líderes brigando lá dentro, empilhadeiras rodando em círculos no meio. Aquele era nosso ritual de alta temporada: gargalo na doca, entrada e saída brigando por portas.

Vou ser direto com vocês, pessoal. Dirijo armazéns há mais de dez anos, e vejo isso todo ano. Quando a doca não dá conta, oito em cada dez vezes o problema não é falta de portas: é que a entrada e a saída nunca foram escalonadas. Este é o sistema de agendamento de doca que usamos agora e como chegamos até ele.

Como a bagunça começou

Temos 12 portas de doca, e na alta temporada movimentamos de 40 a 60 caminhões por dia. Parece porta de sobra, não é? Mas a entrada e a saída querem os mesmos horários, e os hábitos são opostos.

Os caminhões de entrada adoram a madrugada. Os motoristas querem descarregar cedo para poder pegar a próxima carga, então das 6 às 9 a.m. é o horário de pico da entrada. A saída é regida pelos horários de corte, e as transportadoras também mandam as coletas de manhã: despachar a carga cedo, talvez encaixar mais uma viagem à tarde. O resultado: uns 20 caminhões se espremendo em 12 portas antes do almoço, e às 2 p.m. a doca fica meio vazia enquanto os empilhadeiristas rolam o celular.

O pior era que a entrada e a saída brigavam pela mesma janela com a mesma equipe. O pátio da doca é do tamanho que é. Empilhadeiras entrando e saindo, paletes de entrada e paletes de saída empilhados na mesma área de preparação. Um dia um palete de saída foi raspado por uma empilhadeira de entrada: carga para todo lado, e os dois quase saíram no soco. Foi aí que caiu a ficha para mim: o número de portas é fixo, mas o tempo é flexível.

Duas ideias bobas que tentamos primeiro

Ideia boba número um: dividir as portas. Seis portas permanentes para entrada, seis para saída. Parece justo, não é? Explodiu na primeira semana. De manhã, as seis portas de entrada tinham fila até o portão enquanto quatro das seis portas de saída ficavam vazias. À tarde invertia: a saída estava desesperada enquanto as portas de entrada dormiam. Tínhamos dividido as portas, mas não os picos. Basicamente reduzimos doze portas flexíveis para seis.

Ideia boba número dois: por ordem de chegada. Pior ainda. Os motoristas aprenderam a aparecer às 2 ou 3 a.m. para guardar lugar. Os primeiros se sentiam no direito, os últimos xingavam. Uma manhã dois motoristas quase brigaram para decidir quem tinha chegado primeiro, e a segurança teve que intervir. Meus líderes também odiavam: qual porta vai para a entrada hoje, qual vai para a saída amanhã, tudo decidido por quem gritava mais alto.

Depois que as duas ideias falharam, sentei-me com meus líderes. A conclusão foi uma frase: parem de mexer nas portas, comecem a mexer no relógio.

Como é nosso cronograma de doca escalonado

O sistema é simples. Cortamos o dia em blocos, e a entrada e a saída têm cada uma o seu.

• 6 a.m.–10 a.m.: Só entrada. Caminhões de fornecedores, devoluções, tudo que entra. Dez das doze portas vão para a entrada.
• 10 a.m.–12 p.m.: Colchão. Terminar de descarregar o que restar; os caminhões de saída começam a chegar e a fazer fila, mas ninguém entra de ré numa porta ainda.
• 12 p.m.–6 p.m.: Só saída. Coletas de transportadoras, puxadas de carretas de encomendas, tudo que sai. Dez portas para a saída.
• 6 p.m.–10 p.m.: Segundo turno de entrada. Principalmente caminhões de reposição e fornecedores que perderam a janela da manhã.

Duas portas ficam flexíveis o dia todo: onde houver fogo, é para lá que elas vão. Chamamos de "10 mais 2": dez portas no cronograma, duas de resgate.

Por que cortar assim? Porque puxamos dois anos de registros de chegada. Cerca de setenta por cento dos caminhões de entrada chegam antes das 10 a.m.; cerca de setenta por cento das coletas de saída acontecem depois do meio-dia. Cortem com os hábitos dos motoristas, não contra eles, e vocês gastarão metade do esforço.

Três detalhes que fazem o agendamento de doca funcionar de verdade

Um cronograma no papel não vale nada se os motoristas não aderirem. Estes três detalhes nos custaram mensalidade de verdade.

Primeiro, os motoristas precisam ligar uma hora antes de chegar. O despachante mantém um quadro: que horas, qual porta, qual transportadora. O motorista liga com uma hora de antecedência, e o despachante diz: "Você está na porta 7, provavelmente entrando de ré por volta das 8:20." Depois que o motorista sabe a espera, ele para de ferver no portão. Depois que começamos a regra do aviso prévio, a fila de caminhões parados lá fora praticamente desapareceu. Sendo honesto? Os motoristas não precisam de velocidade. Precisam saber quanto tempo é a espera.

Segundo, 30 minutos de atraso e você perde seu horário. Isso costumava nos matar: um motorista atrasa, o líder sente pena, encaixa ele, "é só um caminhão", e o dia inteiro se desfaz. Agora é lei de ferro: mais de 30 minutos de atraso, seu horário acabou, você vai para a última janela livre do dia. Os motoristas resmungaram nas duas primeiras semanas. Depois todo mundo começou a chegar na hora. Regras são assim: abra uma exceção e você abrirá dez.

Terceiro, o despachante tem que ser um veterano. Uma vez tentamos colocar um novato. Durou um mês. O despacho de doca funciona no feeling: qual fornecedor descarrega devagar, qual motorista de qual transportadora é fácil de trabalhar, quando o vento está ruim e você precisa de tempo extra para entrar com a carreta de ré. Agora é o velho Li treinando o Xiao Wang: Li tem oito anos de doca, e Wang acompanhou ele por seis meses antes de poder montar um cronograma sozinho. Quando veteranos treinam novatos, o que eles passam não é o processo. É o tato.

Então fomos aos números

Sentimentos não convencem ninguém. Números sim. Aqui estão nossos dados de novembro da última alta temporada: início de novembro antes do escalonamento, fim de novembro depois, com mais ou menos o mesmo volume de caminhões.

Estes são os números do nosso próprio caderno, não um estudo do setor, mas a tendência é real. A mudança mais visível foi na hora extra: a equipe da doca costumava trabalhar até as 9 p.m. toda noite na alta temporada. Depois do escalonamento, saem às 6:30. A moral vive na hora em que você chega em casa.

A conclusão contraintuitiva: não são as portas, é o relógio

Toda alta temporada ouço colegas dizerem: "Se tivéssemos mais portas…" Vou ser direto: já dirigi um mega-armazém de 200 pessoas e uma lojinha de 30 pessoas, portas de 6 a 30. Meu veredito: quando a doca não dá conta, oito em cada dez vezes não é falta de portas: é a entrada e a saída empilhadas nos mesmos horários.

Portas são ativo fixo. Tempo é ativo líquido. Doze portas com entrada e saída espremidas na mesma janela são na verdade seis portas fazendo o trabalho. Escalone os horários e as doze portas giram o dia todo: a vazão mais que dobra. Adicionar portas custa dinheiro e meses. Reescrever o cronograma não custa nada, e você pode testar amanhã.

Escalonar não é mágica, porém. Duas situações que ele não resolve: fornecedores que não honram nenhuma janela de chegada aconteça o que acontecer — isso é problema de contrato, coloque a janela no acordo; e um armazém tão cheio que a própria área de preparação está soterrada — isso é problema de capacidade, não de doca, e nenhum cronograma vai salvar você.

Três lembretes para colegas operadores

Primeiro, antes de publicar um cronograma, puxem dois anos de horários de chegada. Não cortem os blocos no feeling: cortem com os hábitos dos motoristas.

Segundo, uma vez definidas as regras, apliquem-nas como ferro durante o primeiro mês. Abram uma exceção e estarão abrindo dez.

Terceiro, não economizem no cargo de despachante. Deem-no a um veterano. Metade da doca funciona com o cronograma, a outra metade com a pessoa.

É assim que operamos agora. Nesta alta temporada, nunca mais tivemos nove caminhões enfileirados no portão. Os motoristas sabem quando vir, quanto vão esperar e qual porta é a deles. Uma doca não tem medo de estar ocupada. Tem medo do caos. Acerte o relógio e o ocupado deixa de assustar.

Por Chen Feng, Gerente de Operações de Armazém

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.