Uma vez puxei os números para um 3PL que operava dezenas de milhares de pés quadrados, e o gerente do armazém ficou em silêncio. Uma dúzia de lotes estavam parados há mais de seis meses sem uma única unidade se mover — centenas de milhares de dólares nos livros. O doloroso não era o valor do estoque. Eram as posições de palete que aquelas mercadorias ocupavam, queimando taxas de armazenagem mês após mês, por mais de um ano. Nada vendido. Muito gasto.
Em vinte anos trabalhando em armazéns nos EUA, já vi esse filme pelo menos dez vezes. O estoque morto não morde, mas tira dinheiro do seu bolso todos os dias. Ninguém planeja isso, aliás. Ele se acumula em silêncio: um comprador pede demais para bater o MOQ do fornecedor, uma previsão erra, um SKU é descontinuado e todo mundo acha que "a gente resolve depois". Depois vira dezoito meses. Hoje: como ler um relatório de antiguidade do estoque, onde fica a linha vermelha e — uma vez que a luz vermelha acende — como lidar com ele lote por lote.
Primeiro classifique por idade — não fique obcecado com os cortes
O primeiro passo são as faixas de antiguidade. A prática comum do setor é assim: 0-30 dias, 31-60, 61-90, 90-180 e 180+. Ajuste ao seu próprio ritmo de giro, mas não comece com "qual é a diferença real entre 61 e 62 dias". As faixas existem para disparar ações, não para escrever uma tese.
A pergunta mais traiçoeira é onde o relógio começa — e é aí que as pessoas se queimam. A data inicial deve ser a data da última movimentação, não a data de recebimento. Em 2023 visitei um 3PL em Ontário cujo relatório de antiguidade rodava pelas datas de recebimento, marcando em vermelho um estoque de segurança perfeitamente saudável. O gerente de operações quase levou aquele relatório vermelho-aceso para uma negociação de liquidação com o cliente e quase afundou uma boa conta. Se a mercadoria está se movendo, ela não está velha. Mercadorias com validade — alimentos, suplementos — têm um relatório separado de vencimento de lotes. Não misture isso na antiguidade.
Puxe o relatório do seu sistema com quatro campos: data da última saída, data de recebimento, número do lote, quantidade em mãos. Muitos sistemas geram o relatório de antiguidade pela data de recebimento por padrão — mude para a última movimentação, ou seu estoque de segurança acende em vermelho e o relatório vira inútil. Ponha essa única tabela rodando bem antes de adicionar dimensões sofisticadas.
Aqui está a lista de ações — é só executar. Puxe o relatório de antiguidade. Olhe só para 90 dias para cima; ignore tudo mais novo por enquanto. Escreva uma destinação atrás de cada linha: promover, devolver ao fornecedor, mover para um canal de liquidação, doar, destruir — ou "continuar vendendo, com um motivo". Cada destinação tem um responsável e um prazo. Uma linha com a destinação em branco não pode aparecer na reunião do próximo mês. Ou há uma ação, ou há uma explicação.
Por que traçar a linha em 90 dias? Qualquer coisa intocada por um trimestre inteiro quase certamente não é giro normal — realmente não está vendendo. Passados 180 dias, chamar de estoque morto não precisa de desculpa. Uma exceção: produtos sazonais. Decoração de Natal só se move dois meses por ano; nove meses parados é normal. Retire os itens sazonais antes de classificar, ou você vai "matar" estoque saudável.
A idade sozinha mente — cruze com o ABC
Um relatório só de antiguidade é meio relatório. O velho truque é cruzar a antiguidade com a classificação ABC: itens A são de alto giro e alto valor; itens C são baixos nos dois. Quatro quadrantes, quatro tratamentos — nunca uma regra única.
Itens A envelhecidos vão para promoção primeiro. Eles têm valor e têm compradores; um desconto ou um combo geralmente os movimenta, e o objetivo é recuperar o caixa. Em 2022 um vendedor de artigos para casa que conheço ficou com um lote A parado quase meio ano, depois fez uma promoção de compre dois e ganhe um e liquidou setenta por cento em duas semanas — fluxo de caixa salvo primeiro. O verdadeiro perigo com itens A envelhecidos não é o desconto. É recusar o desconto enquanto o lote desliza silenciosamente de A para C.
Itens B envelhecidos: ligue para o fornecedor sobre devoluções antes de qualquer coisa. Muitos contratos de compra têm cláusulas de devolução; se já venceram, paciência, mas a ligação não custa quase nada. O que não dá para devolver vai para canais de desconto e liquidatários — aceite o prejuízo e libere o espaço. A decisão sobre itens B é simples: perder dez por cento liquidando, ou continuar pagando armazenagem por mais um ano. Não é um problema de matemática difícil.
Itens C envelhecidos: não hesite — doe ou destrua. Os valores unitários são baixos, e o custo de mão de obra de fazer uma promoção supera a própria mercadoria; quanto mais você insistir, mais perde. Sobre doações, pergunte ao seu consultor fiscal como fica a dedução — varia por estado e por empresa, e não vou entrar em detalhes do código tributário aqui.
Se você é um 3PL, há uma camada extra de dor: a mercadoria pertence ao cliente, e você não pode remarcar nem descartar unilateralmente. Minha abordagem são três cláusulas, escritas no contrato desde o início: tarifas de armazenagem de longo prazo escalonadas — quanto mais velho o estoque, maior a tarifa, para o cliente sentir; um relatório mensal de antiguidade enviado ao cliente, com tudo acima de 90 dias marcado em vermelho e exigindo uma destinação; e um caminho padrão para lotes sem resposta — devolução ou destruição — acordado na assinatura, para não haver discussão depois.
Montar a tabela leva meio dia. O difícil é fazer isso todo mês com alguém com poder para decidir. Então o último passo é transformar isso em uma reunião fixa.
Mesmo dia todo mês. O gerente de operações preside; compras, vendas e armazém, todos na sala; uma tabela na tela — tudo com 90 dias ou mais. Três decisões por lote: qual a destinação, quem é o responsável, até quando. Os itens de ação vão para um acompanhamento; no próximo mês, os pendentes são questionados. Sem a reunião, o relatório de antiguidade é só uma planilha que ninguém abre.
Mais um número que vale a pena colocar na frente do chefe nessa reunião. A regra de bolso do setor para o custo de manter estoque é de 20-30% do valor do estoque por ano: armazenagem, capital parado, seguro, risco de obsolescência, tudo incluído. Passe seus próprios números por aí: um lote C avaliado em $100,000 parado por 18 meses custa de vinte a trinta mil dólares por ano por essa medida — antes de contar o custo de oportunidade das posições que ocupa, posições que poderiam abrigar os campeões de venda. Coloque o número na mesa e a maioria dos "vamos esperar para ver" evapora.
Uma coisa que você pode fazer amanhã: puxe tudo com 180 dias ou mais, some o valor, multiplique pela sua própria tarifa de armazenagem e custo de capital, e calcule exatamente quanto essa pilha queimou no último ano. Leve essa folha para a próxima reunião. O estoque morto só começa a ser gerenciado no dia em que alguém faz as contas.
Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.
