Há mais de uma década eu dirigia as operações de um 3PL no sul da Califórnia, com dois armazéns no Inland Empire a menos de uma hora de carro um do outro. Numa sexta-feira à tarde transferimos uma carreta cheia do Armazém A para o Armazém B para cobrir uma falha de reposição. O motorista a retirou com a documentação completa e o lacre intacto. Na segunda-feira de manhã ligou a responsável pelo recebimento de B: os números não batiam. A ordem de transferência do Armazém A dizia "enviado". O Armazém B dizia "nunca recebido". Umas trinta caixas tinham sumido no ar.
Levamos uma semana inteira para desembaraçar. O problema não era o motorista nem a recebedora: era o nosso sistema. No momento em que aquela ordem de transferência foi confirmada na sexta-feira, o estoque foi baixado nos livros de A e lançado nos de B. Mas a mercadoria ainda estava sacolejando pela estrada por três dias. Durante esses três dias, a equipe de atendimento ao cliente de B via "em estoque" na tela e continuava aceitando pedidos, enquanto os separadores de A viam "sem estoque" e pulavam o endereço. A mesma carreta existia nos livros e na realidade em duas linhas do tempo diferentes, e nenhuma das duas partes estava errada; mesmo assim, os livros eram um desastre.
Desde então, sempre que alguém me pergunta sobre transferências entre armazéns, minha primeira frase é sempre a mesma: dê ao período das "mercadorias na estrada" seu próprio lugar nos livros. É a parte mais subestimada e mais explosiva das operações multisite.
Em quais livros viajam as mercadorias em trânsito
Uma ordem de transferência tem três etapas reais: confirmação de saída, trânsito e confirmação de entrada. Muitas operações pequenas rodam só duas: no momento em que a saída é confirmada, o estoque passa direto dos livros de A para os de B, sem nenhum estado de "em trânsito" no meio. Essa era exatamente a doença da minha história.
Meu veredito é direto: o trânsito tem que ser um status de estoque independente, de preferência seu próprio "armazém em trânsito" ou código de status no sistema. Na confirmação de saída, o estoque sai do estoque disponível de A e entra em trânsito; na confirmação de entrada, sai do trânsito para B. As mercadorias nos livros sempre têm um lugar para morar: nenhum vácuo de três dias em que não pertencem a nenhum armazém.
E uma regra é inegociável: o estoque em trânsito não conta como disponível. A quantidade disponível é a que você usa para tirar pedidos e prometer datas de entrega. Você não pode dizer exatamente quando as mercadorias em trânsito vão chegar nem se vai faltar alguma coisa quando chegarem, então não pode vender contra elas. Sem exceções aqui: mantenha o trânsito fora da quantidade disponível no sistema. Isso é o mínimo.
Três ajustes do sistema, faça direito
Primeiro, a ordem de transferência precisa de um fluxo de status completo: criada, enviada, em trânsito, recebida e encerrada por divergência. Sem atalhos. Muitos sistemas fundem "enviado" e "recebido" num único "concluído" para simplificar, o que deixa as divergências de recebimento sem um lugar para morar, e então tudo acaba em ajustes manuais. Quando os ajustes manuais se acumulam, ninguém mais confia nos livros.
Segundo, a regra da quantidade disponível: o disponível tem que ser reduzido no momento em que a saída é confirmada. Tem gente que pensa "o caminhão ainda não saiu, a gente baixa depois". Isso é cavar a própria cova. Uma vez confirmado o documento, a propriedade das mercadorias de fato já mudou. Se você não baixar então, o atendimento ao cliente vai continuar vendendo estoque que já está na estrada, e a sobrevenda é questão de tempo.
Terceiro, as divergências de recebimento precisam de um dono. O Armazém B conta menos caixas do que diz o pedido: de quem é a divergência? Minha prática: estacione primeiro a divergência em trânsito, com um prazo para investigar. Se der que A enviou a menos, a divergência vai para o ajuste de A. Se foi perdida no trânsito, entra no processo de reclamação à transportadora. Se ninguém conseguir descobrir, rateia-se após um período fixado conforme regra combinada de antemão. Cada empresa pode escrever sua própria regra, mas ela tem que estar escrita antes de qualquer coisa sumir, não discutida depois que sumir.
Se perdeu, de quem é? Decida antes que aconteça
Três armadilhas aparecem sem parar nas transferências de armazém para armazém. A primeira é o vazio de responsabilidade. O motorista assina e retira a mercadoria: daquele momento em diante, ela é responsabilidade da transportadora. Mas muitos armazéns deixam o motorista contar pallets sem contar caixas. Quando caixas somem, a transportadora diz "era assim na coleta" e você não tem réplica. A solução: conte cada caixa na saída, faça o motorista assinar a contagem de caixas, registre o número do lacre no documento e tire fotos. Dez minutos chatos no começo economizam uma semana de empurra-empurra depois.
A segunda armadilha é o fechamento do mês. No dia em que o financeiro fecha os livros, no estoque final de qual armazém entram as mercadorias em trânsito? Meu veredito: em nenhum. O estoque em trânsito tem que aparecer como linha própria no relatório de fechamento do mês, quantidade e valor destacados em separado. Se dobrar no saldo final de A, a conciliação livro-físico de A quebra; se dobrar em B, os números de giro de B ficam poluídos. Uma linha separada mantém o financeiro e a operação honestos.
A terceira armadilha são os pedidos em trânsito que ninguém acompanha. Um documento fica dez dias ou duas semanas em status "em trânsito" e ninguém pergunta nada. A solução: coloque um limite de alerta no trânsito no sistema; tudo que passar dele fica vermelho e é escalado para quem iniciou a transferência. A duração do limite depende do seu tempo normal de trânsito mais uma folga. O que importa é ter o mecanismo.
O checklist de sexta-feira
Tudo isso se resume a um checklist, colado no monitor do coordenador de transferências e percorrido toda sexta-feira antes de sair:
- Puxe cada ordem de transferência ainda em status "em trânsito" e olhe uma por uma
- Tudo que passar do tempo normal de trânsito sem ter chegado: ligue para a transportadora agora, não espere
- Qualquer divergência de recebimento sem dono há mais de uma semana é escalada
- Antes do fechamento do mês, o trânsito está ou recebido e encerrado, ou destacado como linha própria no relatório: nunca dobrado no estoque final de nenhum armazém
- Nas transferências novas, verifique que a quantidade disponível foi reduzida na confirmação de saída, não depois
O estoque em trânsito não é difícil por causa dos lançamentos contábeis. É difícil por causa dos hábitos de operação. Acerte três coisas — um fluxo documental completo, um status de trânsito independente e responsabilidades combinadas por escrito de antemão — e as transferências entre armazéns ficam chatas, que é exatamente o que você quer.
Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.
