Verão de 2019. Eu estava num 3PL refrigerado nos arredores de Los Angeles quando chegou o aviso de recall da FDA. O produto do cliente estava misturado em três lotes, e o armazém levou dois dias inteiros para encontrar os pallets exatos. Aquilo custou ao cliente cerca de $400,000 e custou ao armazém a conta. Depois de 20 anos em armazenagem, digo sem rodeios: num armazém de alimentos, a gestão de lotes e datas de validade não é um diferencial. É a linha entre continuar no negócio e fechar as portas. Antes de aceitar um cliente de alimentos, percorra cada processo deste artigo. Se não conseguir fazê-los, não assine o contrato.
O recebimento é onde tudo começa, e é onde a maioria dos armazéns erra. Um pallet cheio chega à doca, a lista de embarque do motorista diz "exp 03/2027", e você só digita isso? Não. Pallets mistos de fornecedores de alimentos são a norma: três lotes de produção num pallet é rotina, e muitas listas de embarque trazem uma única data de validade para a carga toda. O jeito certo: desmonte o pallet no recebimento, escaneie ou confira visualmente cada caixa, e registre o número do lote e a data de validade de cada caixa no nível do SKU, não no nível do pallet. As datas entram no formato completo YYYY-MM-DD. Quando um fornecedor escreve "03/2027" sem dia, nosso SOP diz para usar por padrão o último dia daquele mês, para o sistema nunca sinalizar produto como vencido antes da hora, e os recebedores não podem improvisar.
Algum produto chega carimbado com datas julianas, como "25073" para o 73º dia de 2025. Se o seu recebedor não sabe ler uma data juliana, toda data de validade sai digitada errada. Minha regra não é negociável: o SOP de recebimento inclui uma tabela de conversão de datas julianas colada na parede da doca, e o campo de validade do WMS só aceita YYYY-MM-DD. A entrada pelo coletor valida o formato na hora e rejeita o que não bater. Um dígito errado numa data de validade e você vai desmontar um pallet inteiro depois. Já fiz essa conta: desmontar um pallet numa instalação refrigerada, mão de obra mais energia de congelamento, custa pelo menos $200.
Um dígito errado na data de validade, e você desmonta o pallet inteiro
Digitar os dados é só o começo. O que importa é o que o WMS faz com eles. Muitos armazéns têm um WMS com capacidade FEFO e nunca o configuraram, então a separação continua indo para o que estiver mais perto. Fazer o FEFO funcionar de verdade se resume a três ajustes, todos obrigatórios. Primeiro, a estratégia de alocação: na onda de saída, configure a alocação por data de validade crescente, para o sistema sempre pegar o lote disponível com a validade mais próxima de um SKU, e coloque essa regra acima da separação por proximidade. Segundo, limites de validade: mantenha um campo de "dias vendáveis" por SKU, digamos 14 dias para iogurte, 90 para carne congelada, e bloqueie automaticamente qualquer estoque abaixo do seu limite para nunca ser alocado. Terceiro, regras de congelamento por validade próxima: o estoque que entra nos últimos 30 dias (7 dias para categorias frescas) vai automaticamente para uma posição de bloqueio, e se uma tarefa de separação escanear um lote bloqueado, o coletor dispara um erro que só um supervisor pode liberar. Com esses três configurados, o FEFO realmente funciona. Sem eles, é um slogan na parede.
Tem outra armadilha: divisões de lote. Quando a separação abre uma caixa, o WMS precisa de uma transação de divisão de lote para a quantidade aberta herdar o lote original e a data de validade. Já vi armazéns demais pularem isso para economizar tempo, e aí os lotes nos livros não batem com os lotes no chão. Uma regra dura: toda vez que o produto físico se move, o sistema se move junto. A identidade do lote segue o produto, sempre.
O painel de validades: 90/60/30 dias, com um nome em cada ação
Ficar sabendo com 30 dias de prazo é ficar sabendo tarde demais. Nosso painel de validades roda em três níveis e atualiza automaticamente toda manhã. Nível de 90 dias, amarelo: a ação é avisar o cliente para fazer uma promoção ou transferir estoque, o responsável é o atendimento ao cliente. Nível de 60 dias, laranja: a ação é uma reunião semanal de escoamento com o cliente, o responsável é o supervisor de operações. Nível de 30 dias, vermelho: a ação é congelar saídas, modo só embarques, e contagem cíclica diária, o responsável é a própria gerente do armazém. A ação e o responsável de cada nível vão para o SOP e para a parede do escritório, não para a cabeça de ninguém.
As contas do painel têm de ser consistentes: use "dias restantes = data de validade menos hoje", não "dias desde o recebimento". Uma vez vi um armazém rodando seus alertas com 180 dias desde o recebimento, mas o fornecedor tinha enviado produto com só 100 dias de vida útil restante. Os alertas eram decoração. E reporte no nível do lote, nunca totais de SKU. "Restam 500 caixas de iogurte" não serve para nada. "Lote L250310, 500 caixas, vencendo em 32 dias, em A-12-03" é algo com que dá para agir.
Treinos de recall: se você não achar o lote em 2 horas, você é a manchete
A FDA espera que você localize cada lote afetado, suas posições de estoque e seu histórico de embarques em 2 horas. Duas horas, não dois dias. A maioria dos armazéns nunca treinou isso, então um recall de verdade vira correria. Nós treinamos trimestralmente com um roteiro fixo: sorteie um número de lote, dispare o cronômetro. No WMS, puxe o estoque atual daquele lote, cada posição e quantidade. Puxe o histórico de saída, cada cliente, quantidade e data de embarque nos últimos 60 dias. Puxe o status em trânsito e entregue. Em 2 horas, produza uma folha: quanto há no prédio, quanto em trânsito, quanto entregue, e nas mãos de quem está. Depois faça o debrief. Uma hora extra significa um elo quebrado no processo.
Por que o recall de Los Angeles de 2019 levou dois dias? O debrief encontrou três problemas: o recebimento registrava lotes no nível do pallet, então a identidade do lote se perdia no momento em que os pallets eram desmontados; parte da saída ia em tickets de papel que nunca chegavam ao WMS; e um terço dos campos de validade estava em branco. Os três eram fundamentos. Nenhuma tecnologia sofisticada os teria salvado. A gestão de lotes num armazém de alimentos não depende de quanto custa o seu sistema. Depende de quão disciplinado é o seu processo.
Contagens cíclicas que não batem: as 3 principais causas
Mais uma coisa: as contagens cíclicas. Quando os lotes não conciliam num armazém de alimentos, é sempre uma destas três coisas. Primeiro, os pallets mistos nunca foram desmontados no recebimento, então os livros mostram um lote e o chão mostra três. Segundo, as aberturas de caixa pularam a transação do sistema, então as quantidades abertas nos livros não batem com as caixas soltas no chão. Terceiro, as datas de validade foram digitadas erradas, então o lote que o sistema aponta na posição A-12-03 não é o lote que está realmente lá, e o FEFO manda os separadores para o produto errado. A solução é chata: adicione uma etapa de verificação de lotes no recebimento com uma segunda pessoa conferindo 10 por cento por amostragem; exija uma transação de coletor para cada abertura de caixa, nada de registros à mão; e faça uma contagem mensal só de lotes de um SKU, só lotes e datas, sem quantidades, quinze minutos no máximo.
Algo que você pode usar amanhã: entre no seu WMS e puxe três números. Quantos SKUs têm o campo de validade em branco. Em que posição o FEFO está na sua prioridade de alocação. Se você tem alertas de limites de validade sequer. Esses três números dizem se a sua gestão de lotes é real ou de papel. Se mais de 5 por cento dos seus campos de validade estiverem em branco, não aceite um novo cliente de alimentos. Limpe primeiro a bagunça antiga.
Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.
