Quando as etiquetas do armazém frigorífico falham no congelador, as mercadorias desaparecem

Conclusão antecipada: quando uma etiqueta cai dentro de um armazém frigorífico, o problema quase nunca é apenas cola má. A durabilidade das etiquetas do armazém frigorífico é uma cadeia: o material, o adesivo, a superfície, o momento e a temperatura têm de estar todos certos. Se falhar um só deles, a etiqueta vai enrolar-se, levantar-se e cair em silêncio durante algum turno da noite, e no dia da contagem estará a olhar para uma palete de mercadoria anónima.

Já vi este problema três vezes, e as três terminaram da mesma forma: pessoas de pé em frente a uma palete, incapazes de a encontrar no sistema.

O primeiro foi um armazém frigorífico de marisco importado a funcionar a menos 22 graus Celsius. Um cliente queixou-se de que não se conseguia localizar um lote de camarão. No local, a etiqueta da palete tinha-se enrolado como um tubinho, e cada leitura devolvia um erro. A causa era embaraçosamente básica: etiquetas padrão de papel couché para temperatura ambiente com adesivo comum. O papel absorveu humidade, o adesivo endureceu com o frio e perdeu aderência, e um único solavanco da empilhadora bastou para soltar a etiqueta. O segundo foi um armazém de laticínios. A etiqueta em si estava bem; o momento estava errado. As etiquetas foram aplicadas no cais à temperatura ambiente, depois as caixas entraram no congelador e formou-se geada na superfície. A etiqueta ficou efetivamente colada a uma camada de geada, e quando a geada derreteu, a etiqueta foi com ela. O terceiro foi o mais injusto: o material, o adesivo e o momento estavam todos certos, mas a etiqueta foi colocada sobre filme extensível. O filme é liso e tem eletricidade estática, por isso a etiqueta deslocou-se em três dias e as leituras começaram a devolver o código da palete vizinha.

Portanto, o primeiro passo para a durabilidade das etiquetas para congelador é separar o trabalho por superfície. As etiquetas de palete, as etiquetas de prateleira e as etiquetas de contentor são três trabalhos diferentes, não um só.

A durabilidade das etiquetas para congelador começa pela superfície, não pela marca da etiqueta

As faces das caixas de cartão são as mais comuns e as mais fáceis de errar. As caixas de cartão canelado são ásperas, absorvem humidade e acumulam geada em câmaras abaixo de zero. A regra é simples: use papel sintético de PP ou filme de poliéster, nunca papel couché. Para o adesivo, escolha um adesivo de borracha para baixa temperatura; os adesivos acrílicos endurecem depressa com o frio e perdem aderência. Trate o limite exato de baixa temperatura como um valor testado pelo fornecedor, e peça ao fornecedor os dados de teste em vez de confiar num folheto. Antes de aplicar, a superfície da caixa deve estar seca e sem geada. Se já se formou geada, seque-a primeiro, ou passe a etapa de etiquetagem para antes de a mercadoria entrar no congelador.

As etiquetas de prateleira e de contentor são outro trabalho. As vigas das prateleiras são de metal, e o metal condensa água com o frio, por isso as etiquetas precisam de uma face de poliéster com um adesivo base de alta aderência, aplicada depois de limpar a condensação com um pano seco. Os contentores são geralmente de plástico com baixa energia de superfície, onde os adesivos comuns simplesmente não agarram. Ou use um adesivo feito para superfícies de plástico, ou deixe de lutar com a cola e mude para um porta-cartões de inserção. Para as etiquetas de palete, a minha recomendação é um porta-etiquetas: a etiqueta fica numa ranhura na lateral da palete, fixada fisicamente, independente do adesivo. Num congelador, essa é a opção mais estável de todas.

Esta é a tabela de decisão que uso com os clientes:

O momento da etiquetagem no congelador: antes da entrada ou dentro da câmara

Esta é a questão sobre a qual as equipas mais discutem, e a minha resposta é direta: se pode etiquetar antes de a mercadoria entrar no congelador, não etiquete depois.

Etiquetar antes da entrada significa que a superfície está seca e à temperatura ambiente, por isso o adesivo espalha-se e cura corretamente. O fluxo é: aplicar a etiqueta da palete na inspeção de receção, vincular etiqueta e palete no WMS num só passo, e mover a palete inteira para o congelador com a etiqueta intacta depois. Com essa sequência, as taxas de falha das etiquetas são as mais baixas.

Há dois casos em que deve etiquetar dentro do congelador: mercadoria a granel que só é paletizada depois de entrar na câmara fria, e etiquetas danificadas durante o trabalho na câmara fria que precisam de ser substituídas. Para a etiquetagem dentro da câmara, as regras têm de ser absolutas: secar a superfície até ficar seca e sem geada com um pano seco; pressionar a etiqueta com firmeza com a palma durante pelo menos cinco segundos para que o adesivo e a superfície façam contacto total; ler e verificar de imediato. Uma etiqueta de substituição que não é lida no local é uma bomba-relógio. Já vi um armazém voltar a etiquetar sem verificar, só para descobrir na altura da contagem que a etiqueta de substituição trazia um número de lote errado. Eles próprios tinham plantado o erro.

Mais um detalhe: a própria impressora de etiquetas detesta o frio. As impressoras térmicas em câmaras abaixo de zero imprimem mais devagar, produzem texto mais ténue, e tanto as fitas como o material das etiquetas ficam quebradiços. Mantenha as impressoras no cais ou numa zona tampão, não dentro do congelador. Se imprimir dentro da câmara fria for inevitável, use um modelo industrial homologado para baixa temperatura, e confirme a homologação com os dados de teste do fornecedor.

O que fazer depois de uma etiqueta cair: o fluxo de recuperação da contagem

Uma etiqueta caída não é um desastre. O desastre é não ter um fluxo de recuperação e deixar o pessoal identificar a mercadoria de memória. Escreva este fluxo de quatro passos no seu procedimento operacional padrão e siga-o sempre.

Passo um, isolar. Retire a palete sem etiqueta da zona de separação, pendure uma etiqueta de pendente de verificação, e proíba a sua expedição pela palavra de quem quer que seja. Passo dois, rastrear. Verifique os registos de receção do WMS, o histórico de localizações e os dados das paletes vizinhas para reduzir os candidatos a dois ou três lotes. Passo três, verificar. Abra as caixas e faça uma verificação por amostragem face às características do lote, com duas pessoas a confirmarem entre si antes de colocar uma etiqueta nova. Passo quatro, rever. Registe a causa numa de quatro categorias — material, adesivo, momento ou superfície — para que a próxima ordem de compra e a próxima sessão de formação se baseiem em evidências, não em suposições.

Esta é a parte contraintuitiva: os orçamentos de etiquetas não devem ser cortados, mas a poupança não está no preço unitário da etiqueta. Uma etiqueta homologada para congelador custa apenas mais alguns cêntimos do que uma padrão. Uma noite à procura de uma palete perdida, ou um único pagamento de compensação por um envio errado, compra dezenas de milhares de etiquetas. O custo real a cortar é o custo de encontrar a mercadoria depois de as etiquetas falharem. Quem tratar a durabilidade das etiquetas como uma rubrica de consumíveis acabará por pagar esses poucos cêntimos durante uma noite de contagem.

Os reincidentes, mais uma vez: papel couché num congelador; adesivo acrílico a quem se pede que sobreviva a temperaturas abaixo de zero; etiquetar diretamente sobre geada; etiquetar sobre filme extensível; voltar a etiquetar sem uma leitura de verificação; e pôr uma impressora a funcionar dentro da câmara fria. Se incorrer em qualquer um destes seis, a durabilidade das etiquetas para congelador perde-se antes de começar.

Por fim, uma lista de verificação para a noite de arranque. Assinale cada caixa antes de a câmara fria abrir: as etiquetas das caixas são de PP ou poliéster; o adesivo está homologado para baixa temperatura com dados de teste do fornecedor para o seu limite; a etiquetagem acontece antes da entrada no congelador; a reetiquetagem dentro da câmara segue limpar, pressionar e ler; e o fluxo de isolamento e verificação das paletes sem etiqueta está escrito no procedimento operacional padrão. Se passar as cinco, a durabilidade das etiquetas do seu armazém frigorífico foi feita para durar.

Uma última coisa que passa despercebida: a ligação entre a etiqueta e o registo do WMS. Uma etiqueta caída pode ser reimpressa, mas se alguém atalhar e copiar o código da palete vizinha, ou digitar mal um dígito do número de lote à mão, isso é pior do que não ter etiqueta nenhuma. O sistema parece perfeitamente normal enquanto a mercadoria física já está trocada. A reetiquetagem tem de passar pelo fluxo do sistema: ler o número da palete, abrir a encomenda original, deixar o sistema regenerar a etiqueta, e ler uma segunda vez para confirmar. Não é permitido digitar à mão os números de lote. As etiquetas são os cartões de identidade da mercadoria. Um cartão de identidade pode ser reemitido, mas nunca deve ser emprestado de outra pessoa.

Por Lin Xiao, Consultor de Implementação de WMS

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.