Encargos mínimos de 3PL: como negociar quando o volume cai

Tínhamos um cliente na Califórnia que vendia artigos para casa, e seus encargos mínimos de 3PL eram o problema que ninguém tinha precificado. Na alta temporada, seu armazém enviava mais de três mil pedidos por mês. Na baixa temporada, esse número caía para cerca de mil e quatrocentos. Em novembro passado, ele me ligou, e não estava feliz. "O volume caiu pela metade", disse ele. "Por que minha conta só caiu menos de vinte por cento?" Abrimos a fatura juntos, linha por linha. Os preços unitários não tinham mudado. O problema era uma linha que ele tinha passado por cima ao assinar: o mínimo mensal. É aí que a negociação de encargos mínimos de 3PL realmente importa. Na alta temporada, ninguém discute essa linha. Na baixa temporada, ela se torna o custo mais pesado de toda a conta.

Estou há anos do lado do fornecedor nessa conversa. Sei exatamente por que os mínimos existem, e sei onde eles podem se mover. Esta não é uma história sobre um armazém vilão tentando prendê-lo. É uma história sobre custo fixo, capacidade reservada e um contrato que foi escrito para o seu melhor mês, e não para o pior.

Como os encargos mínimos de 3PL são embutidos em uma cotação

A maioria dos clientes pensa que um encargo mínimo é um único número. Na prática, geralmente são três encargos agrupados, e cada um se comporta de maneira diferente quando o volume cai.

O primeiro é um mínimo de armazenagem. Use o espaço ou não, o contrato cobra por uma quantidade mínima de posições de palete ou de área. O armazém reservou esse espaço para você. Ele não pode alugá-lo para outra pessoa numa terça-feira e retomá-lo na sexta.

O segundo é um mínimo de manuseio. Recebimento, guarda, separação e embalagem são faturados sobre um volume mínimo de pedidos ou unidades. Se você enviar menos pedidos do que o mínimo, ainda paga pelo mínimo. O terceiro é uma taxa fixa de conta. Geralmente é pequena, mas não se move de jeito nenhum, em nenhum mês, por nenhum motivo.

Nosso cliente de artigos para casa tinha os três. Seu mínimo de armazenagem era fixado em posições de palete. Seu mínimo de manuseio era fixado em pedidos mensais. Somados, mesmo um mês com quase nenhum envio produzia uma conta de quatro dígitos. Ao assinar, ninguém o chamou de penalidade. Internamente, chamamos de piso, porque é isso que ele é: o piso abaixo do qual o armazém não consegue cobrir as pessoas, o espaço e os sistemas que mantém para você.

Um detalhe pega mais clientes do que qualquer outro: como o mínimo é medido. Alguns contratos medem por mês civil. Outros medem por trimestre, com os volumes mensais se acumulando. Alguns contam apenas armazenagem e manuseio para o mínimo. Outros incluem serviços de valor agregado no mesmo cálculo. O mesmo mês fraco pode produzir contas bem diferentes sob definições diferentes. Se você não fixar a definição antes de assinar, está assinando uma conta que não consegue conferir.

Por que os encargos mínimos doem mais na baixa temporada

Deixe-me dar um segundo cliente, porque o padrão se repete. Este vendia equipamentos sazonais para atividades ao ar livre. O verão era forte. O inverno era basicamente liquidação. No primeiro ano conosco, o volume de pedidos de inverno ficou em cerca de um terço do volume de verão, mas suas contas de inverno só caíram cerca de um quarto. Os mínimos de armazenagem não se moveram, porque o estoque continuava lá. Os mínimos de manuseio se mantiveram firmes, porque cada pedido abaixo do piso fazia o custo efetivo por pedido subir.

Faça a conta comigo, usando números redondos de cenário e não as tarifas reais de nenhum fornecedor. Suponha que seu piso de manuseio corresponda a mil pedidos, e num mês fraco você realmente envie seiscentos. Esses quatrocentos pedidos que faltam não são economia. Você já pagou por eles. Seu custo por pedido enviado sobe bruscamente, e no nosso exemplo ficou quase cinquenta por cento maior do que na alta temporada. Depois, a lenta rotatividade do estoque empurra os custos de armazenagem para cima ao mesmo tempo. A baixa temporada atinge você dos dois lados.

Aqui está a parte contraintuitiva, e é a parte que a maioria dos clientes entende errado. O primeiro instinto na baixa temporada é negociar o preço unitário para baixo. Isso parece progresso, mas não resolve um problema de mínimos. Os mínimos são cobrados sobre o volume, não sobre o preço. Reduza o preço unitário em dez por cento e o valor do piso mal se move. Você pode passar três meses negociando preço e terminar exatamente onde começou, porque estava negociando a alavanca errada.

A pergunta real não é quanto custa cada pedido. É quanto você paga quando não há pedido algum. Esse é o número que precisa ser negociado, e é o número que a maioria dos contratos esconde à vista de todos.

Três alavancas para renegociar os encargos mínimos

Os mínimos são negociáveis, mas nenhum fornecedor os entrega de graça. Você troca algo por cada concessão. Na minha experiência, três alavancas realmente funcionam, e funcionam porque protegem o planejamento do fornecedor ao mesmo tempo em que dão a você alívio onde dói.

A primeira alavanca são os mínimos em faixas. Pare de assinar um único piso fixo para o ano inteiro. Negocie uma faixa de alta temporada e uma faixa de baixa temporada, ou fixe pisos diferentes por trimestre. O volume anual total fica mais ou menos o mesmo, então a expectativa de receita do fornecedor fica intacta, mas seus meses fracos deixam de carregar um peso de alta temporada. Com o tempo, reestruturamos assim o contrato do cliente de equipamentos ao ar livre. Seus pisos de inverno caíram cerca de trinta por cento, seus pisos de verão subiram um pouco, e seu total anual mal mudou. Ele parou de temer o inverno.

A segunda alavanca é a rolagem. Pergunte se o volume mínimo não utilizado em um mês pode passar para o mês seguinte, ou se o excedente da alta temporada pode compensar um déficit da baixa temporada. Alguns contratos permitem rolagem dentro de um trimestre. Alguns permitem apenas de mês a mês. Qualquer versão é dinheiro de verdade. O detalhe é que ela precisa estar escrita no próprio contrato. Uma promessa verbal de um vendedor, por mais sincera que seja, não sobreviverá a uma disputa de faturamento seis meses depois.

A terceira alavanca é prazo em troca de flexibilidade. Se você estender um contrato de um ano para dois anos, a maioria dos fornecedores vai ceder nos mínimos. Se quiser um mínimo bem baixo, espere aceitar um preço unitário um pouco maior ou um prazo de aviso de rescisão mais longo. Essa é a troca, e ela é honesta: certeza para o fornecedor compra flexibilidade para você. Não existe negociação em que você ganha tudo e não dá nada. Existe apenas uma negociação em que você decide que tipo de certeza valoriza mais.

Antes de se sentar para negociar, monte uma tabela comparativa simples. Coloque seu contrato atual de um lado e sua meta do outro:

Os números dessa tabela são aritmética de cenário, não as tarifas publicadas de nenhuma transportadora ou fornecedor. As tarifas e políticas reais variam conforme o fornecedor e mudam com o tempo, portanto trate valores específicos como sujeitos aos termos publicados mais recentes. O que é real é a estrutura. Chegue com uma tabela assim e o outro lado saberá que você fez as contas. Você não está reclamando. Você está negociando.

Três pontos práticos do lado do fornecedor, mesmo que não sejam agradáveis de ouvir. Primeiro, comece a renegociação cerca de dois meses antes da renovação. Se começar quando o contrato está prestes a vencer, você não tem tempo, e o fornecedor sabe disso. Segundo, não negocie apenas com vendas. Vendas pode mover o preço dentro de uma faixa, mas mudanças nos termos de mínimos geralmente precisam de operações e finanças na sala. Uma reunião com os três supera dez rodadas de e-mail. Terceiro, registre por escrito tudo o que combinar: o número do piso, o período de medição, a regra de rolagem e a data de vigência. Se algum desses quatro faltar, você vai discutir sobre isso depois, durante a execução, quando ninguém lembrar da conversa da mesma forma.

Da próxima vez que negociar um contrato, lembre-se de fazer estas três perguntas: O mínimo é medido mensal ou trimestralmente? O volume não utilizado pode rolar? A baixa temporada pode ter sua própria faixa? Responda a essas três, e você finalmente entenderá o que seus encargos mínimos realmente custam.

Por Susan, Diretora de Vendas 3PL

Traduzido do inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão em inglês.