현상으로 보자면, 주간 창고 근무표는 만들 수 없어서 실패하는 경우가 드물다. 세 가지 만성적인 불균형 때문에 실패한다. 피크 시간대에 사람이 너무 적고, 한가한 시간대에 사람이 너무 많으며, 초과근무 비용이 통제를 벗어나는 것이다. 이 세 가지 불균형은 같은 주에 함께 존재하는 경우가 많다. 이틀 동안은 인력 부족으로 출하가 지연된다. 다른 이틀 동안은 인원은 많은데 일인당 시간은 적다. 월말이 되면 초과근무 비용이 예산을 초과한다. 근무표는 만들어졌지만, 수요와 기술과 초과근무를 함께 균형 있게 맞춘 적은 없었다.

데이터를 보면 문제는 더 분명해진다. 근무표 입력은 사실 세 가지 숫자 집합에 불과하다. 첫째는 수요 예측, 즉 다음 주 각 날짜와 각 시간대의 주문량과 작업량이다. 둘째는 기술 보유 현황, 즉 각 근로자가 무엇을 할 수 있는지, 어떤 자격증을 가지고 있는지, 어떤 역할을 맡을 수 있는지이다. 셋째는 비용 제약, 즉 정규 시간, 초과근무 수당, 예산 상한이다. 많은 감독자는 첫 번째 집합만으로 근무표를 짜고, 두 번째는 경험으로 채우며, 세 번째는 월말이 되어서야 본다. 그 결과 종이 위에서는 되지만 비용 면에서는 실패하는 근무표가 된다.

원인을 따져보면 근무표의 세분성에 있다. 일 단위로 근무표를 짜는 감독자는 일중 피크와 저점을 쉽게 놓친다. 오전 입고 피크와 오후 출하 피크는 완전히 다른 인력 구조를 필요로 한다. 인원수 단위로 근무표를 짜는 감독자는 기술 구조를 쉽게 놓친다. 열 명 중 한 명만 지게차 면허를 가지고 있다면, 그 근로자가 결근한 날에는 팀 전체가 조정해야 한다. 고정 교대로 근무표를 짜는 감독자는 수요 변동을 쉽게 놓친다. 성수기와 비수기에 같은 근무표를 쓰면 한쪽에서는 부족이, 다른 쪽에서는 과잉이 생긴다.

주간 근무표 방법: 수요 먼저, 기술 두 번째, 초과근무 마지막

더 신뢰할 수 있는 방법은 세 단계로 진행된다. 첫째 단계, 예측에 따라 수요를 나눈다. 다음 주 주문량을 날짜와 시간대별로 세분하고, 각 시간대에 필요한 피킹, 포장, 상차 인원을 계산한다. 어떤 시간대의 수요가 불분명하면 먼저 같은 시기의 과거 시간 분포에서 추정하고, 그다음 이번 주 주문 구성에 맞게 조정한다. 둘째 단계, 기술로 채운다. 면허를 가진 지게차 운전자, 검품자, 팀장 같은 핵심 역할을 먼저 채우고, 그다음 일반 역할을 채우며, 숙련 근로자와 신입의 비율을 고정으로 유지해 신입만으로 팀이 구성되지 않게 한다. 셋째 단계, 초과근무를 센다. 정규 시간을 모두 배정한 뒤에야 초과근무를 세고, 지난주 초과근무가 가장 적었던 자원봉사자에게 먼저 제공하고, 초과근무 예산이 한도를 넘는 순간에는 초과근무를 승인하고 나중에 세는 대신, 첫째 단계의 수요 분할로 돌아가 조정한다.

근무표 단계 입력 데이터 불균형 신호
수요 분할 주문 예측, 시간 분포 한 시간대의 부족, 다른 시간대의 과잉
기술 배치 기술 매트릭스, 자격증 핵심 역할을 맡을 수 있는 사람이 한 명뿐임
초과근무 집계 근무 시간, 초과근무 수당, 예산 월말 초과근무가 예산 초과

여기서 주목할 만한 상충 관계가 하나 있다. 근무표가 자세할수록 실행 비용이 높아진다. 시간 단위까지 정밀한 근무표는 이론상 가장 저렴하지만, 교대 교환 한 번, 병가 한 번, 긴급 주문 한 번으로 표 전체를 다시 만들어야 한다. 일 단위까지 정밀한 근무표는 운영 비용이 저렴하지만 피크와 저점을 놓친다. 현실적인 균형은 핵심 역할은 시간대 단위로, 일반 역할은 일 단위로 일정을 짜고, 긴급 주문을 위해 열 퍼센트 정도의 유연한 여유를 유지하는 것이다. 유연한 여유는 낭비가 아니다. 그것은 불확실성에 대한 근무표의 완충 장치이다. 완충 장치가 없는 근무표는 긴급 주문 한 번에 무너진다.

교대 교환에도 규칙이 필요하다. 일반적인 방법은 교환 요청을 하루 전에 하도록 요구하고, 교환에서 기술 동등성을 요구해 면허가 필요한 역할은 면허를 가진 다른 근로자와만 교환할 수 있게 하며, 교환 뒤 팀장의 승인을 요구하는 것이다. 규칙 없는 교환은 겉보기에는 유연해 보이지만 조용히 기술 구조를 무너뜨리고, 팀장은 월말이 되어서야 핵심 역할이 사흘 연속 비어 있었다는 사실을 알게 된다.

주간 근무표 완충 장치: 열 퍼센트를 유연하게 유지

유연한 여유는 어떻게 배치해야 하는가? 일반적인 방법은 매주 한두 명의 유연한 근로자를 두고, 고정 역할에 배정하지 않으며, 빈틈이 생기는 곳으로 보내는 것이다. 그들의 시간은 실제로 초과하지 않는 한 초과근무가 아니라 정규 시간으로 센다. 유연한 배치는 순환시켜야 한다. 같은 사람을 장기간 유연한 상태로 두면 소속감이 사라지고, 오히려 이직률이 올라간다. 유연한 여유가 있으면 긴급 주문이 전체 재작성을 강제하지 않으며, 근무표는 실제로 안정적으로 유지된다.

주간 근무표 검토: 매월 편차를 조정

근무표가 만들어진 뒤에도 검토는 여전히 필요하다. 효과적인 방법은 한 달에 한 번 편차를 조정하는 것이다. 실제 물량이 예측 물량에서 얼마나 벗어났는지, 실제 초과근무가 예산 초과근무에서 얼마나 벗어났는지, 핵심 역할이 며칠이나 비어 있었는지, 교대 교환이 몇 건 요청되었는지이다. 조정된 편차야말로 다음 달의 예측과 방법을 조정할 수 있게 한다. 조정이 없으면 다음 달은 다시 감으로 근무표가 짜인다.

검토 기록은 근무표에 첨부해야 한다. 어느 주의 예측이 빗나갔는지, 왜 빗나갔는지, 주요 고객이 긴급 주문을 냈는지, 계절 변동이었는지, 아니면 예측 모델 자체에 문제가 있었는지이다. 명확히 기록하면 예측 모델은 시간이 지날수록 정확해진다. 모호하게 두면 검토는 형식이 된다. 근무표를 한 번 만드는 것은 경험이다. 일 년 동안 검토하는 것은 역량이다.

추세로 판단하면, 주간 근무표 작성은 감독자의 경험에서 데이터 기반 일정 관리로 이동하고 있지만, 그 전환이 한 번에 일어나지는 않을 것이다. AI 일정 관리 도구는 더 최적의 근무표를 계산할 수 있지만, 근로자의 교환 선호도, 신체 상태, 팀 화합을 계산할 수는 없다. 향후 몇 년간 가장 가능성 높은 모습은 시스템이 근무표를 제안하고, 감독자가 현장 경험으로 이를 조정하며, 조정 이유가 기록되어 기록된 데이터가 시스템으로 다시 들어가는 것이다. 그 순환이 돌기 시작하면 근무표는 해마다 정확해진다. 자, 여러분의 창고가 지금 어디에 서 있는지에 대해서는 먼저 한 가지 질문을 던져볼 가치가 있다. 여러분의 근무표는 왜 이렇게 만들어졌는지를 기록하고 있는가? 그렇지 않다면 다음 최적화 단계는 시작할 곳이 없다.

Dr. Chen, 공급망 연구자 지음

영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.