TMS 요금 모델: 트럭당 vs 화물당 vs 사용자당 — 어느 쪽이 더 비쌀까

지난 가을, Barstow 트럭 정류장에서 만난 소규모 운송업체 사장이 TMS 요금 모델에 대해 하소연했다. 벤더 세 곳, 견적 세 가지 — 트럭당, 화물당, 사용자당 — 어느 게 더 유리한지 도무지 알 수 없다는 거였다.

15년 장거리 경력을 가진 나는 그 심정을 너무나 잘 안다. TMS 요금 모델은 서류상으로는 다 합리적으로 보이지만, 각각 나름의 함정을 숨기고 있다. 오늘은 미국 여기저기의 소규모 운송업체와 화주들을 위해 이 세 가지를 쉽고 간단하게 뜯어보겠다.

트럭당 요금: 트럭은 안 움직여도 청구서는 움직인다

트럭당 요금은 세 가지 중 가장 단순하다. 운행하는 트럭 대수만큼 매달 내면 된다. 규모가 안정적이고 화물이 꾸준한 업체에는 예산 짜기가 가장 쉽다 — 숫자가 거의 움직이지 않는다.

하지만 아무도 말해주지 않는 함정이 있다. 트럭이 실제로 일하고 있어야 한다는 점이다. Arizona에 트럭 12대를 가진 아는 사람이 있다. 작년에 운전자를 구하지 못해 트럭 3대가 네 달 연속 야드에 세워져 있었다. TMS 청구액이 줄었을까? 1센트도 안 줄었다 — 세워둔 트럭도 카운트된다. 주차장 12칸을 빌려놓고 트럭 9대만 내보낸 뒤, 빈 3칸 값도 풀로 내는 셈이다. 안 아플 리가 있나.

그렇다면 트럭당 요금이 정말 맞는 건 누구일까? 운전자가 안정적이고 노선이 고정된, 대략 5~15대 규모의 소규모 업체다. 트럭 대수가 들쭉날쭉하거나 계절성이 있다면 — 예를 들어 수확철에만 바쁘게 돈다면 — 서명하기 전에 두 번 생각해보라.

화물당 요금: 화물이 많을수록 땀도 는다

화물당 요금은 가장 공정하게 들린다. 화물이 없으면 요금도 없다. 스타트업이나 소규모 브로커 업체들은 처음엔 다 여기에 혹한다.

2024년 겨울, Texas Dallas에서 만난 베테랑은 트럭 25대에 화물당 TMS를 쓰고 있었다. 비수기는 정말 좋다고 했다. 화물은 적고 청구서는 얇다. 그런데 성수기, 9월부터 12월이 되면 화물량이 두 배 이상으로 뛰고 — TMS 청구액도 덩달아 두 배가 됐다. 가장 잔인한 건 뭘까? 성수기는 돈을 가장 많이 버는 때지만, 현금이 가장 빠듯한 때이기도 하다 — 연료, 운전자 급여, 수리비, 전부 먼저 자비로 나간다. 그리고 그 옆에서 TMS 청구액도 함께 오른다. 그는 그걸 "수확을 떼어가는 것 같다"고 표현했다.

교훈은 뭘까? 화물당 요금은 사업의 변동성 자체를 가격에 녹여 넣는다. 연중 물량이 꾸준하면 문제없다. 하지만 물량이 오르내리고 성수기에 힘을 내야 한다면, 연간 실제 비용은 견적이 보여주는 것보다 훨씬 높게 나올 수 있다. 서명하기 전에 지난 12개월 치 화물 건수를 뽑아 평균이 아니라 성수기 물량으로 계산해봐라. 평균은 이 업계 최고의 거짓말쟁이다.

사용자당 요금: 머리 수를 세면 복잡해진다

사용자당 요금은 계정 수로 과금한다. 배차 담당자, 고객 응대, 회계 — 1인 1로그인, 1인 1요금. 공정하게 들리지? 함정은 작은 글씨에 있다.

함정 하나: 운전자는 사용자로 셀까? 어떤 TMS는 운전자 앱 로그인 하나마다 과금한다. 트럭 10대, 운전자 10명 — 계정 수가 하룻밤에 두 배가 된다. 어떤 곳은 운전자에게 과금하지 않는 대신 운전자 앱 기능을 깎아놓는다 — 화물 수락, POD 업로드, 정산 조회. 그중 하나라도 빠지면 하루 종일 운전자들과 통화하게 된다. 라이선스로 아낀 돈은 전화요금과 놓친 집화로 도로 뱉어낸다.

함정 둘: ELD와 EDI 연동. 미국에서 주간 운송을 하려면 ELD는 법적 의무이고, TMS가 거기서 운전 시간과 주행거리를 가져와야 한다. 견적 중 상당수는 기본 요금에 ELD 연동을 포함하지 않는다 — 별도다. EDI 연동(대형 화주·브로커와의 전자문서 교환)은 거의 항상 별도 청구다. 그 작은 글씨를 돋보기로 세 번 읽어라.

함정 셋: 1인 3역의 회사. 작은 회사에서는 배차 담당자 한 명이 낮에는 배차, 밤에는 정산, 주말에는 운전자 전화를 받는다 — 일 세 가지, 계정 하나. 싸게 들리지만, 사람을 새로 뽑는 순간 계정 수가 오른다. 미리 물어봐라. 추가 사용자 1인당 얼마인가? 구간별 요금은 있는가? 가동 후에 6번째 사용자가 처음 다섯 명의 두 배라는 걸 알게 되지 마라.

숫자로 검증: 세 가지 TMS 요금 모델 나란히 비교

이야기는 좋지만 계산을 해보자. 아래 표는 예시다 — 달러 금액은 구조 비교만을 위해 내가 설정한 가상의 숫자이며, 어떤 벤더의 실제 견적도 아니다(최신 요금은 각 벤더 공식 사이트에서 확인하라). 다만 구조는 실제다.

패턴이 보이는가? 트럭당과 사용자당은 예측 가능성에서 이긴다 — 이번 달에 화물 200건을 돌리든 500건을 돌리든 청구액은 안 움직인다. 소규모 업체에겐 안정이 때로 싸게보다 중요하다. 화물당은 비수기엔 정말 싸고 성수기엔 정말 가혹하다. 1년으로 보면 세 가지 중 가장 비싸게 끝나는 경우가 많다 — 연중 물량이 평탄하지 않다면.

반직관적인 진실: 가장 싼 견적이 가장 비싸다

15년 장거리 생활이 가르쳐준 것이다. 월 요금만 비교해서 TMS를 고르면 아마 과다 지불하게 된다.

왜일까? 월 요금은 진짜 돈이 나가는 곳이 아니기 때문이다. 견적 밖에는 세 가지 큰 비용이 산다.

첫째, 도입 비용. 데이터 이전, 업무 흐름 설정, 기존 시스템과의 연동 — 벤더 컨설턴트가 1~2주 상주하며 인일 단가로 청구된다. 월 요금은 바닥가로 제시해놓고 2년 치 구독료에 해당하는 도입 비용을 들이대는 벤더도 있다.

둘째, 연동 비용. ELD, EDI, 회계 소프트웨어, 연료 카드 — 연결 하나하나가 별도 항목이 될 수 있다. 소규모 업체가 가장 많이 당하는 게 여기다. 트럭도 화물도 적으니 별것 아니겠거니 한다. 하지만 연동은 연결당 과금이지 물량 단위가 아니다. 트럭 10대 EDI 연결 비용은 100대 경우와 대략 같다.

셋째 — 이게 가장 비싸다 — 갈아타는 비용이다. 싼 시스템을 골랐는데 써보니 고통스럽고, 배차 담당자들이 여섯 달 내내 매일 욕하다가 갈아탄다. 데이터 이전 다시, 업무 흐름 다시 짜고, 운전자 재교육 — 도입 비용을 두 번 내는 셈이다. 트럭 15대 업체가 2년 새 TMS를 세 번 갈아타는 걸 본 적 있다. 월 요금은 아꼈지만, 갈아타는 소동에 가장 비싼 선택지를 일시불로 사고도 남을 돈을 태웠다.

그래서 내 공식은 이렇다. (월 요금 × 12) + 도입 비용 + 첫해 연동 비용을 전부 12로 나눈다. 그게 진짜 월 비용이다. 세 가지 TMS 요금 모델은 그 숫자로, 오직 그 숫자로 비교하라.

소규모 업체와 화주를 위한 세 가지 조언

첫째, 남의 숫자 읽기 전에 자기 숫자부터 뽑아라. 12개월 치 트럭 대수, 화물량, 인원수를 뽑아 비수기와 성수기를 둘 다 모델링해라. 자기 계산을 못 하면, 견적을 꼼꼼히 읽을수록 그것에 더 잘 속는다.

둘째, 견적 밖에 있는 세 가지 비용을 물어봐라. 도입 비용은 얼마인가? ELD와 EDI 연동은 각각 얼마인가? 트럭, 화물, 사용자를 늘리면 요금은 어떻게 달라지는가? 영업사원이 이 세 질문에 얼버무리면 어딘가에 함정이 있다.

셋째, 싼 것만 좇지 말고, 비싼 걸 숭배하지도 마라. 맞는 게 전부다. 차량이 안정적이면 트럭당, 물량이 꾸준하면 화물당, 소수정예로 여러 역할을 하면 사용자당. 그리고 성장에 따라 모델을 다시 봐라 — 트럭 5대 때 맞았던 게 30대 때도 맞으란 법은 없다. 1년에 한 번 요금을 점검하는 건 부끄러운 일이 아니라 장사다.

고향의 옛말로 마무리하겠다. 사는 사람은 파는 사람만큼 영리하지 않다 — 하지만 파는 사람이 가장 무서워하는 건 계산할 줄 아는 사는 사람이다. TMS에서 견적의 숫자는 다 정직하다. 진짜 승부는 그 뒤의 계산에 있다. 계산을 제대로 하면 대부분의 함정은 피할 수 있다.

Shifu Zhao, 트럭 운송 베테랑 (15년) 지음

영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.