혼합 플릿 배차: 자가 트럭 vs 외주 운송사의 TMS 우선순위 규칙과 정산 가이드

핸들을 잡고 15년, 배운 것이 있다. 자가 플릿은 운임 때문에 돈을 잃는 게 아니다. 혼합 플릿 배차에서 돈을 잃는다.

2025년 3월, 친구의 캘리포니아 온타리오 물류센터를 보러 갔다. 자가 트럭 40대, 20개가 넘는 외주 운송사와의 계약, 그리고 비싼 TMS. 로스앤젤레스항에서 화물을 가져와야 했다. 배차 담당자가 원클릭 배차를 누르자 시스템이 기본 규칙대로 가장 싼 외주 운송사에 화물을 넘겼다. 그 기사는 항만 대기 줄에 2일을 썼다. 화물은 48시간 늦게 도착했고 고객이 벌금을 매겼다. 제일 아픈 게 뭐냐고? 그 이틀 동안 자가 트럭 십여 대가 야드에서 놀고 있었고, 기사들은 실을 화물도 없이 기본급을 받았다.

왜 일어나는가: 혼합 플릿은 가격에서가 아니라 우선순위에서 무너진다

대부분의 회사는 TMS를 하나의 규칙으로 쓴다. 가장 싼 운송사가 이긴다. 그럴듯해 보인다. 함정이다. 자가 플릿은 고정비다. 트럭 할부, 보험, 기사 기본급은 바퀴가 돌든 말든 타오른다. 외주 운송사는 변동비다. 화물이 없으면 청구도 없다. 고정비와 변동비를 건당 단가로 비교하는 건 비교 대상을 잘못 잡은 것이다.

폰타나의 한 3PL이 2024년 9월~11월 성수기에 이를 뼈저리게 배웠다. 그 회사의 TMS에는 사실상 배차 우선순위 규칙이 없었고, 배차 담당자들은 감으로 화물을 배정했다. 3개월 후: 자가 플릿 가동률은 58%, 트럭들은 외주 운송사가 걷어찬 잔여 화물을 주우러 빈차로 재배치하며 시간을 태웠다. 그 사이 외주 운송사들은 매일 화물이 나는 로스앤젤레스~피닉스 고빈도 레인을 먹어치웠다. 분기 말 정산에서 자가 플릿의 총비용은 마일당 2.60달러가 나왔다. ATRI(미국운송연구소)가 발표한 업계 벤치마크, 2023년 미국 간선 업계 평균 라인홀 비용 약 마일당 2.27달러를 크게 웃도는 수준이었다. 외주사들은 좋은 레인만 골라 먹고 떼돈을 벌었다. 친구는 사실상 남을 위해 트럭 회사를 운영하고 있었던 셈이다.

하나의 배차 계획을 공유하는 자가 트럭과 외주 운송사

혼합 플릿 배차 우선순위: 규칙이 먼저, 가격이 나중

혼합 플릿 배차의 한 줄 원칙은 이렇다. 고정비를 먼저 먹여라, 변동비에게 변동성을 맡겨라. 자가 트럭은 고정비다. 계속 실어라. 외주 운송사는 변동비다. 성수기 물량, 장거리 편도, 복귀 화물 없는 레인에 써라. TMS 규칙 용어로 쓰면 이렇게 된다.

TMS에 규칙만 있어서는 안 된다. 텐더 시퀀스가 필요하다. 먼저 자가 플릿에 제안하고, 15분 안에 수락이 없으면 자동으로 외주로 에스컬레이션하라. 외주 운송사는 월간 스코어카드로 순위를 매겨라. 정시율, 화물 파손율, 청구 정확도를 가중합한 단일 점수, 하위 업체는 강등. 그리고 하나의 철벽 가드레일: 자가 플릿 가동률이 75% 아래로 떨어지면 알림을 띄우고, 외부에 입찰하기 전에 "왜 우리 트럭부터 안 먹였느냐"를 배차 담당자가 설명하게 하라. 이건 아무 숫자 찍은 게 아니다. 자가 플릿을 장기간 70% 미만 가동률로 돌리면 마일당 비용은 외주에 절대 못 이긴다.

혼합 플릿 배차의 수학: 자가 vs 외주, 누가 정말 싼가

계산 없는 규칙은 그냥 말뿐이다. 두 비용 모델은 전혀 다른 짐승이니 장부는 따로 써라.

자가 플릿: 마일당 총비용을 계산하라. 기사 인건비(시급제 또는 마일제) + 연료 + 보험 + 감가상각 또는 트럭 할부 + 정비 + 배차 간접비, 전부 마일 수로 나눈다. ATRI 공개 수치는 탄탄한 벤치마크다. 2023년 미국 간선 기준 마일당 약 2.27달러. 우리 플릿이 2.10달러인지 2.80달러인지에 따라 경영 수준이 정확히 드러난다.

외주 운송사: 건당 총비용을 계산하라. 계약 운임 + 연료 서차지 + 체차 또는 빈차 비용. 연료 서차지는 보통 미국 에너지부가 발표하는 디젤 가격 지수를 따라간다. 계산식은 계약서에 넣어라, 구두 약속으로 하지 마라.

둘을 나란히 놓으면 결정은 간단해진다. 자가 트럭을 75% 이상 가동률로 돌릴 만큼의 안정적인 연간 물량이 있는 레인은 자가 플릿의 것. 물량 변동이 크거나 구조적으로 편도인 레인은 외주의 것. "자가가 항상 싸다"도 "외주가 항상 비싸다"도 없다. "이 레인에 맞는 건 누구냐"만 있을 뿐이다.

정산: 모든 혼합 플릿의 세 가지 싸움

배차는 얼굴, 정산은 내장이다. 경험상 혼합 플릿 정산 분쟁은 세 가지 맛이다. 먼저 나란히 비교. 두 정산 로직은 완전히 다른 짐승이다.

체차료. 외주 기사가 창고에 도착해 도크를 5시간 기다리고 체차료를 청구한다. 창고는 2시간이었다고 우긴다. 이를 가르는 유일한 증거는 TMS의 GPS 타임스탬프다. 트럭이 게이트에 들어온 시각, 나간 시각. 그러니 계약서에 써 넣어라. 무료 상차 시간(보통 2시간), 그 이후의 시간당 단가, 그리고 TMS 타임스탬프를 유일한 기준으로.

빈차 마일. 트럭이 이미 굴러가고 있는데 화주가 주문을 취소하고, 운송사가 빈차 보상을 요구한다. 누가, 언제 취소했고 트럭이 어디 있었는지. TMS 주문 상태 추적으로 재구성해야 한다. 내 추천: 빈차 비용은 배차 후 4시간 이내 취소에만 적용, 운송사 계약 부속서에 명기하라.

화물 파손 책임. 자가 트럭 문제면 내부에서 처리하면 된다. 외주 문제면 모두가 책임을 떠넘긴다. 내가 본 최악: 창고에서 파렛트를 삐딱하게 실었고, 기사는 확인도 않고 사인했고, 운행 중 넘어졌고, 운송사와 창고가 한 달간 서로 책임을 떠넘겼다. 규칙은 간단하다. 기사는 픽업 때 화물을 사진 찍고, 이상이 있으면 그 자리에서 운송장에 기록한다. 기록이 없으면 운송사가 화물을 정상 상태로 인수한 것이다.