10여 년 전, 나는 남부 캘리포니아의 3PL에서 운영을 총괄하고 있었는데, Inland Empire 지역에 차로 1시간 이내 거리에 있는 두 개의 창고를 맡고 있었다. 어느 금요일 오후, 보충 공백을 메우기 위해 창고 A에서 창고 B로 풀 트럭 한 대 분량을 이관했다. 운전기사는 서류 일체와 온전한 봉인(씰)을 가지고 인수하러 왔다. 월요일 아침, B의 수령 담당자에게서 전화가 왔다. 숫자가 맞지 않는다는 것이다. 창고 A의 이관 오더는 "출고 완료", 창고 B는 "미수령"이라고 한다. 판지 상자 30개 정도가 감쪽같이 사라져 있었다.
해결에 꼬박 일주일이 걸렸다. 문제는 운전기사가 아니라 우리 시스템이었다. 그 이관 오더가 금요일에 확정된 순간, 재고는 A의 장부에서 차감되어 B의 장부에 가산되었다. 하지만 상품은 아직 3일 동안 고속도로를 흔들리고 있었다. 그 3일 동안 B의 고객서비스팀은 화면에서 "재고 있음"을 보고 주문을 계속 받았고, A의 피커는 "재고 없음"을 보고 해당 로케이션을 건너뛰었다. 같은 트럭 한 대 분량이 장부 위와 현실 속에서 서로 다른 두 시간축에 존재했고, 어느 쪽도 틀리지 않았는데도 장부는 엉망이 되었다.
그 이후로 복수 창고 간 이관에 대해 물어보는 사람이 있을 때마다, 나의 첫 마디는 언제나 같다. "도로 위의 상품"이라는 기간에 장부 위의 독자적인 자리를 주어라. 그것은 멀티사이트 운영에서 가장 과소평가되고 가장 폭발력이 큰 부분이다.
운송 중인 상품은 누구의 장부에 올라가는가
이관 오더에는 세 가지 실제 단계가 있다. 출고 확정, 운송 중, 입고 확정이다. 규모가 작은 현장들은 대부분 두 단계만 돌린다. 출고가 확정되는 순간 재고는 A의 장부에서 B의 장부로 바로 넘어가고, 중간에 "운송 중"이라는 상태가 존재하지 않는다. 바로 그것이 내 이야기의 병근이었다.
내 결론은 단호하다. 운송 중은 독립된 재고 상태여야 하며, 이상적으로는 시스템 안에 독자적인 "운송 중 창고"나 상태 코드를 두는 것이다. 출고 확정 시 재고는 A의 판매 가능 재고를 떠나 운송 중으로 들어가고, 입고 확정 시 운송 중에서 B로 이동한다. 장부 위의 상품에는 항상 거처가 있어서, 3일 동안 어느 창고에도 속하지 않는 공백이 생기지 않는다.
그리고 양보할 수 없는 규칙이 하나 있다. 운송 중 재고는 가용 재고로 계산하지 않는다. 가용 수량이란 주문을 받고 납기를 약속하기 위해 쓰는 숫자다. 운송 중인 상품이 언제 도착할지, 도착했을 때 뭔가 빠지지 않을지를 정확히 말할 수 없는 이상, 그것을 믿고 팔 수는 없다. 여기에 예외는 없다. 시스템에서 운송 중을 가용 수량에서 제외해 두는 것. 그것이 최소 기준이다.
세 가지 시스템 설정, 제대로 잡아라
첫째, 이관 오더에는 완전한 상태 흐름이 필요하다. 생성, 출고, 운송 중, 수령, 차이 마감. 지름길은 없다. 많은 시스템이 단순화를 위해 "출고"와 "수령"을 "완료" 하나로 합치는데, 그러면 수령 차이의 거처가 없어져 모두 수작업 조정으로 흘러 들어간다. 수작업 조정이 쌓이면 아무도 더 이상 장부를 믿지 않게 된다.
둘째, 가용 수량 규칙이다. 출고 확정 순간에 가용 수량을 차감해야 한다. "트럭이 아직 출발하지 않았으니 나중에 빼도 된다"고 생각하는 사람도 있는데, 그건 자기 무덤을 파는 짓이다. 문서가 확정된 시점에 상품의 소유권은 사실상 이전된 것이다. 그때 빼지 않으면 고객서비스는 이미 도로를 달리는 재고를 계속 팔게 되고, 과잉 판매는 시간문제가 된다.
셋째, 수령 차이에는 책임자를 정해 두는 것이다. 창고 B가 오더보다 적은 상자 수를 셌다면 그 차이는 누구의 것인가. 내 방식은 이렇다. 먼저 차이를 운송 중에 묵혀 두고 조사 기한을 정한다. A의 출고 부족으로 밝혀지면 차이는 A의 조정으로 간다. 운송 중 분실로 밝혀지면 운송업체 클레임 절차로 간다. 아무도 밝혀내지 못하면 미리 합의한 규칙에 따라 일정 기간 후 안분한다. 회사마다 독자적인 규칙을 써도 되지만, 뭔가 사라지기 전에 문서로 정해 두어야 한다. 사라진 뒤에 말다툼해 봐야 소용없다.
분실되면 누구 것인가? 일어나기 전에 정하라
창고 간 이관에서는 세 가지 함정이 계속 나타난다. 첫째는 책임 공백이다. 운전기사가 서명하고 상품을 인수한 순간부터 그것은 운송업체의 책임이 된다. 그런데 많은 창고가 기사에게 파렛트 수는 세게 하면서 상자 수는 세지 않게 한다. 상자가 사라졌을 때 운송업체는 "인수할 때는 이 상태였다"고 하고 반박할 방법이 없다. 해결책은 이렇다. 출고 시 상자를 한 박스씩 세고, 기사에게 상자 수로 서명받고, 봉인 번호를 문서에 기록하고, 사진을 찍는다. 처음의 귀찮은 10분이 나중의 일주일짜리 책임 떠넘기기를 막는다.
두 번째 함정은 월말 결산이다. 경리가 장부를 마감하는 날, 운송 중인 상품은 어느 창고의 기말 재고에 들어가는가. 내 결론은 어느 쪽에도 넣지 않는다, 이다. 운송 중 재고는 월말 보고서에서 독립된 행으로 표시하고, 수량과 금액을 따로 내역 표시해야 한다. A의 기말 잔액에 끼워 넣으면 A의 장부-실물 대사가 깨지고, B에 끼워 넣으면 B의 회전율이 오염된다. 독립된 행이 경리와 현장 양쪽을 정직하게 유지한다.
세 번째 함정은 아무도 추적하지 않는 운송 중 오더다. "운송 중" 상태의 문서가 10일이고 2주일이고 방치되고 아무도 문의하지 않는다. 해결책은 시스템의 운송 중에 경고 임계값을 두는 것이다. 임계값을 넘기면 빨간색으로 표시되어 이관을 시작한 사람에게 푸시된다. 임계값의 길이는 평소 운송 시간에 버퍼를 더한 값에 달려 있다. 중요한 것은 그 메커니즘 자체가 있다는 것이다.
금요일 체크리스트
이 모든 것은 하나의 체크리스트로 모인다. 이관 코디네이터의 모니터에 붙여 두고 매주 금요일 퇴근 전에 돌리는 것이다.
- "운송 중" 상태 그대로인 이관 오더를 모두 꺼내 하나씩 확인한다
- 평소 운송 시간을 넘겼는데도 도착하지 않은 것은 지금 당장 운송업체에 전화한다. 기다리지 않는다
- 일주일 이상 주인이 없는 수령 차이는 에스컬레이션한다
- 월말 결산 전에 운송 중은 수령 완료되어 마감되었거나, 보고서에서 독립된 행으로 내역 표시되었거나 둘 중 하나여야 한다. 어느 창고의 기말 재고에도 끼워 넣지 않는다
- 신규 이관에서는 가용 수량이 출고 확정 시점에 차감되었는지 확인한다. 나중에 빼지 않는다
운송 중 재고가 어려운 것은 회계 분개 때문이 아니다. 어려운 것은 운영 습관이다. 세 가지를 제대로 잡으면, 즉 완전한 문서 흐름, 독립된 운송 중 상태, 그리고 사전에 문서로 합의한 책임 분담이다, 복수 창고 간 이관은 지루해진다. 그것이 바로 바라는 모습이다.
영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.
