화요일 아침 7시 5분, 게이트 앞에는 이미 트럭 4대가 줄을 서 있다. 경비실 안에서는 경비원(가칭 장씨)이 왼손엔 무전기를, 오른손으로는 엑셀 시트를 스크롤하고 있다. 그 시트는 어제 배차 사무실에서 보내온 것이다. 오늘의 예약 명단, 트럭 9대.
줄에서 세 번째에 선 기사가 엔진 아이들링 소리를 배경으로 단체 채팅방에 음성 메시지를 보낸다. "장씨, 내 앞에 트럭이 몇 대나 있어? 냉동차라 냉동기가 계속 돌아가면서 디젤만 계속 태우고 있다구요."
장씨는 시트 맨 아래까지 스크롤하고 한숨을 쉰다. "예약 9대, 온 건 4대, 나머지 5대는 행방불명. 게다가 이 4대 중 1대는 사실 어제 온 거야. 도크가 안 비어서 오늘 아침에 다시 오라 했대."
지난해 방문했던 온타리오의 창고다. 150,000 제곱피트, 도크 도어 12개, 어느 기준으로 봐도 중규모. 사장이 물었다. "라오미, YMS를 도입해야 할까요?" 내가 답했다. "이미 있으십니다. 경비실의 그 낡은 PC, 장씨, 그리고 단체 채팅방이 바로 당신의 YMS예요. 문제는 시스템이 없다는 게 아니라, 자가제 YMS가 천장에 부딪혔는데 그 천장이 어떻게 생겼는지 아무도 모른다는 겁니다."
먼저 한 가지만 분명히 하자. YMS가 관리하는 건 창고 안이 아니다. 게이트에서 도크 도어까지의 땅을 관리한다. 누가 언제 오고, 어느 도어를 쓰고, 얼마나 머물고, 언제 나가는지를. 자가제 방식이 이것들을 무시하는 건 아니다. 다만 조각조각 처리할 뿐이다. 트럭이 오면 누군가 적는다. 트럭이 나가면 아무도 적지 않는다.
장부는 가득 찼는데, 게이트 앞 줄은 줄어들지 않는다
자가제 야드 관리에는 세 개의 천장이 있다. 엑셀과 단체 채팅방으로 돌아가는 창고 거의 모두가 이 세 개에 전부 부딪힌다.
천장 하나, 예약은 그림의 떡이다. 9대 예약하고 오는 건 4대. 나머지는 늦거나 아예 안 오고, 배차는 모른다. 그럼 게이트에서 트럭 순서를 정하는 건 누구인가? 장씨다. 기사들이 항의한다. 왜 저 사람이 먼저고 내가 나중이냐고. 장씨도 억울하다. 메시지는 채팅방에 묻히는데 누가 먼저 왔는지 어떻게 기억하냐고. 성수기가 되면 게이트 앞 말다툼은 일상이 된다.
천장 둘, 트럭은 게이트를 통과하면 사라진다. 엑셀에는 체크인이 기록되지만, 어느 도어로 갔는지, 상하차에 얼마나 걸렸는지는 기록되지 않는다. 배차가 "저 도어 하차 끝났어?"를 알고 싶으면 상차 팀장에게 전화를 걸어야 한다. 대답은 "거의 다 됐어." "거의"는 10분일 수도, 1시간일 수도 있다. 체류 시간——차량이 부지에 얼마나 머물렀는지——은 한 번도 계산되지 않는다. 측정할 수 없는 것은 개선할 수 없다.
천장 셋, 그리고 가장 치명적인 것, 아무도 출발 시각을 기록하지 않는다. 자가제 방식으로 돌아가는 창고를 나는 열 곳도 넘게 걸어봤다. 예약 시각과 체크인 시각은 대부분 기록한다. 출발 시각은 거의 기록하지 않는다. 출발이 없으면 체류 시간은 블랙박스다. 블랙박스가 있으면 도어는 절대 모자라다. 실제로 도어가 모자라서가 아니라, 시간이 어디로 새는지 아무도 모르기 때문이다.
업그레이드는 소프트웨어 구매가 아니다——먼저 세 개의 타임스탬프를 잡고, 도어 배정을 논하자
대부분은 YMS로의 업그레이드가 소프트웨어 패키지를 사고, 게이트에 키오스크를 설치하고, 입구에 대형 화면을 세우는 것이라고 생각한다. 내 결론은 반대다. 소프트웨어는 마지막 단계다. 앞의 세 개는 공짜다. 도구를 사기 전에 프로세스를 고치는 것이다.
1단계, 세 개의 타임스탬프를 잡는다. 예약 시각, 실제 체크인 시각, 출발 시각. 종이 한 장이나 엑셀 탭 하나로 충분하다. 중요한 건 매일 빠짐없이 하는 것, 경비원이 실행하고 배차가 퇴근 전에 확인하는 것이다. 2주만 계속하면 처음으로 진실이 보인다. 늘 늦는 운송사가 어딘지, 하차가 가장 느린 도어가 어딘지, 하루 중 야드가 막히는 시간이 언제인지. 그 시트 한 장이 어떤 소프트웨어 데모보다 많은 걸 가르쳐준다.
2단계, 도어 배정을 보이게 한다. 어느 트럭이 어느 도어에 있고, 얼마나 상차 중이며, 누가 기다리는지를 안다. 가장 단순한 방법이 먹힌다. 배차 사무실 벽에 화이트보드, 왼쪽엔 도어 번호, 위엔 시간대, 트럭 한 대당 자석 하나. 배차와 경비원이 같은 보드를 본다. 기사가 "내 차례야?"라고 물으면 보드를 가리키면 된다. 전화가 절반으로 줄어든다.
3단계, 입고 가시화와 노쇼 관리. 운송사에 사전에 예상 도착 시각을 보내달라고 한다. 늦으면 배차에게 자동으로 알림이 간다. 노쇼율이 높은 운송사는 예약 순서에서 뒤로 밀린다. 손에 든 데이터가 협상에서 최고의 무기다. 여기서부터 엑셀은 버거워지기 시작한다. 가벼운 온라인 예약 도구, 보통 월간 과금에 비싸지 않은 게 슬슬 현실적으로 다가온다.
4단계, 자동 스케줄링. 진짜 YMS가 하는 일이 바로 이것이다. 도어 가용성, 주문 우선순위, 입고 트럭 위치를 바탕으로 도어 배정과 트럭 호출을 자동으로. 하지만 철칙이 하나 있다. 이전 단계의 데이터를 아무도 안 보면 다음 단계로 가지 말 것. 아무도 안 보는 데이터는 어떤 소프트웨어도 문진으로 만든다.
그리고 사람의 부분이 있다. 경비원은 "적는 사람"에서 "게이트 규칙을 지키게 하는 사람"으로 바뀌어야 한다. 배차는 "전화로 트럭 쫓는 사람"에서 "보드를 보고 계획하는 사람"으로 바뀌어야 한다. 가장 힘든 건 첫 1주일이다. 경비원은 출발 시각 기록을 잡무로 느낄 것이다. 내가 써서 먹힌 방법, 출발 기록을 기사가 꼭 필요한 인수증과 연결하는 것이다. 기사는 인수증 없이 나갈 수 없다. 그러니 경비원은 인수증을 건네면서 시각을 기록한다. 어떤 교육이나 공지보다 저항이 훨씬 적다. 프로세스가 매끄러워지면 습관은 따라온다.
마지막으로, 작은 야드에 시스템이 필요한지 최종 판단을 말하겠다. 하루 10대 미만이고 게이트가 한 번도 막히지 않는다면, 손대지 말고 엑셀을 잘 돌리면 된다. 하루 20대 초과, 성수기에 정기적으로 막힘, 냉동·식품 업무로 아이들링이 진짜 돈을 태우는 경우, YMS는 본전을 뽑는다. 그 사이인가? 깊게 생각하지 마라. 위의 4단계를 한 바퀴 돌려보라. 1단계와 2단계로도 아직 부족하면, 그때 비로소 소프트웨어 얘기를 하자.
내일 아침 당장 할 수 있는 일, 사인인 시트를 인쇄해 경비원에게 건네는 것이다. 세 칸, 예약 시각, 실제 도착 시각, 출발 시각. 2주간만, 다른 건 아무것도 안 바뀐다고 말해라. 2주 뒤 그 시트는 처음으로, 당신의 야드가 정확히 어디서 막히는지 알려줄 것이다.
영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.
