결론부터 말하겠다. 중국산 자동화 장비를 살 때 가격 협상은 전투의 절반에 불과하다. 나머지 절반은 서명하는 순간 잃어버린다. 애프터서비스와 예비 부품 조건에서 말이다. 구매가에서 아낀 금액으로는 성수기 2주간의 다운타임을 메울 수 없다. 해외에서 핵심 부품이 오기를 기다리는 2주간이다. 단가 후려치기에 온 힘을 쏟다가 계약서에는 "1년 보증" 한 줄로 타협하고, 2년째에는 센서 하나 때문에 1개월 이상을 기다리는 구매자를 나는 수없이 봐 왔다.
왜 예비 부품이 숨은 함정인가? 이유는 단순하다. 중국 장비 제조사들은 내수 시장을 중심으로 부품망을 구축해 왔다. 미국에는 보통 현지 재고가 없다. 즉, 비표준 부품은 거의 전부 중국에서 가져와야 한다는 뜻이다. 예비 부품 소량 발주는 발주에서 통관까지 일상적으로 1개월 이상 걸리고, 검사나 휴일이 겹치면 더 늘어난다. 운송 자체가 문제가 아니다. 다운타임이 문제다. AMR 1대가 멈추는 것은 차량이 1대 줄어드는 정도일지 모르지만, 분류 라인의 메인 컨트롤러나 스태커 크레인의 안전 모듈이라면 전체 처리량이 직격탄을 맞는다. 성수기에 하루 수만 건의 주문을 처리하는 창고는 예비 부품이 낱개로 배송되는 동안 매일 돈을 쏟아붓는다. 대부분은 첫 고장이 나고 나서야 이 계산을 한다.
2023년에 오하이오의 3PL을 방문했다. 100,000제곱피트를 훌쩍 넘는 시설로, 전년에 중국산 4방향 셔틀 시스템을 도입했었다. 장비는 잘 돌아가고 있었다. 그러던 어느 날 안전 릴레이 모듈이 탔다. 작은 부품으로 몇 백 달러 수준이었다. 공급사는 미국 재고가 없었고, 중국 조달에 해상 운송과 통관을 더해 5주가 걸렸다. 해당 통로는 5주간 저하된 상태로 가동했고, 성수기 준비는 초과 근무로 메웠다. 현장 관리자는 장비 구매에서 아낀 돈이 고스란히 그 달 초과 근무비로 나갔다고 말했다. 이런 이야기는 한두 번이 아니다. 릴레이를 센서나 드라이브로 바꿔도 대본은 똑같다.
서명하기 전에 확정하라. 설치 후에는 늦다
내 규칙은 이렇다. 예비 부품 협상은 장비 계약에 서명하기 전에 하라. 시스템이 설치된 뒤가 아니다. 일단 당신 바닥에 볼트로 고정되고 나면 협상 카드가 하나도 남지 않는다.
첫째, 가격 보호가 걸린 예비 부품 리스트다. 공급사에 중요도별로 등급을 나눈 권장 예비 부품 리스트를 요구하라. 클래스 A 부품은 고장 나면 라인이 멈추고, 클래스 B는 처리량이 떨어지지만 겨우 돌릴 수 있으며, 클래스 C는 소모품이다. 등급을 나눈 뒤 클래스 A 부품은 재고 확약이 필요하고, 클래스 C는 필요시 주문이면 된다. 그리고 그 리스트의 가격을 정해진 기간 동안 묶어라. 예를 들어 2년간 연간 인상률 상한 같은 것이다. 이 조항을 빼면 2년째에 같은 센서가 두 배 가격으로 견적되고, 살 곳이 달리 없어진다.
둘째, 현지 부품 창고나 위탁(컨사인먼트) 재고 약정이다. 단도직입적으로 물어라. "미국에 부품 재고를 두고 있습니까? 사용한 만큼만 결제하는 위탁 예비 부품을 내 창고에 둘 수 있습니까?"라고. 중국 대형 제조사 중 몇 곳은 최근 몇 년 새 캘리포니아와 텍사스에 부품 창고를 세웠다. 진짜 플러스 요소다. 위탁 재고는 양쪽에 이득이다. 당신은 예비 부품 재고에 자금을 묶어두지 않아도 되고, 공급사는 몇 년치 당신의 부품 사업을 확보한다. 미국에 볼트 하나도 두지 않았다면 그 리스크를 총소유비용에 반영해 숫자를 다시 돌려라. 장비 가격만 보지 말고 3년치 부품과 다운타임 리스크를 더해 비교하라. 정가만 보고 비교해서는 안 된다.
셋째, 원격 진단과 제대로 된 교육이다. 고장 중 상당수는 부품 교체조차 필요 없다. 로그를 원격으로 읽을 수 있는 사람이면 고장 지점을 특정할 수 있다. 계약에 원격 진단 채널을 넣고, 정비팀에는 조작이 아니라 트러블슈팅을 가르쳐라. 자체 인력으로 고칠 수 있는 고장이 하나 늘 때마다 국경을 넘는 절차에 시달리는 일이 하나 줄어든다.
넷째, 핵심 부품의 대체 조달처다. 표준 부품과 커스텀 부품의 구분을 분명히 하라. 주류 브랜드로 교체 가능한 모터, 감속기, 센서는 모델명과 인터페이스 스펙을 사전에 확인하라. 진짜 커스텀 부품은 여유 있게 비축하라. 과해 보이지만, 공급사가 당신의 리비전을 단종시키는 날이 오기 전까지는 말이다.
서비스를 커버하는 세 가지 방법, 그리고 각각의 진짜 비용
시스템이 가동되면 세 가지 서비스 모델이 있다. 각각에 가격표가 붙어 있다.
제조사 직영 서비스는 손이 가장 덜 가고 책임 소재도 가장 명확하다. 하지만 비싸고, 국경을 넘는 지원은 본질적으로 느리다. 시차는 현실이다. 국내 엔지니어가 당신의 야간 고장을 지원하려고 다이얼인하면 지울 수 없는 커뮤니케이션 부하가 걸린다. 정비팀을 두기 싫은 소규모 현장에 맞는다. 계약할 때는 원격 지원 응답 시간을 계약서에 넣어라. 말로 하는 "항상 대응합니다"는 카운트되지 않는다.
제3자 서비스 업체는 중간 길이다. 미국을 거점으로 여러 브랜드의 자동화 장비를 정비하는 탄탄한 회사들이 있다. 자체 부품 채널과 엔지니어를 갖고 있다. 장점은 빠른 대응과 협상 가능한 요금. 단점은 당신의 중국산 시스템에 대한 숙련도가 그간 맡아본 유사 프로젝트 수에 전적으로 좌우된다는 것이다. 고용하기 전에 물어라. "이 제조사의 장비를 정비한 적 있습니까? 이미 부품 채널을 갖고 있습니까?"라고. 답하지 못하면 당신의 장비로 공부하는 비용을 당신이 내는 셈이다. 먼저 OEM 계약의 독점 조항도 확인하라. 서비스료를 내고 나서 제조사가 "무단 수리"로 보증을 무효화하면 낭패다.
내재화는 가장 비싸 보여도 시간이 지나면 가장 쌀 수 있다. 다만 플리트가 충분히 클 경우다. AMR 10대에 전담 정비 엔지니어는 수지가 안 맞는다. 50대를 넘기면 이야기가 달라진다. 내재화의 핵심은 인원이 아니라 안전 재고와 고장 지식 베이스다. 내 기준은 이렇다. 연간 예비 부품 지출이 엔지니어 1명의 총 인건비를 넘으면 내재화를 진지하게 검토할 시기다.
계약 체크리스트를 중요도 순으로 나열한다. 예비 부품 리스트의 가격 고정 기간과 인상률 상한. 핵심 예비 부품의 납기 확약을 SLA에 명기하고 미달 시 패널티를 붙여라. 원격 진단 응답 시간. 교육 범위와 빈도. 소프트웨어와 펌웨어 업그레이드 정책. 장비 단종 후에도 정해진 연수만큼 부품 공급을 보장할 것. 보증 기간 길이는 사람들이 생각하는 것만큼 중요하지 않다. 보증으로 무상 교체 부품을 받는 것은 쉽다. 어려운 것은 10년 후 그 부품을 팔아줄 상대를 찾는 것이다.
당신의 창고에 가져갈 질문 하나. 만약 핵심 장비 공급사가 내일 망한다면, 손에 쥔 예비 부품과 자료만으로 당신의 현장이 얼마나 더 가동할 수 있겠는가? 답할 수 없다면 예비 부품 허들은 아직 넘지 못한 것이다.
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