하나의 창고를 공유하고, 하나의 청구서를 나누다: 3PL 공유 비용은 어떻게 배분해야 하는가

도로에서 보낸 15년의 경험에서 한 가지를 말씀드리겠습니다. 제가 창고에서 본 가장 격렬한 다툼은 분실 화물이나 오배송 때문이 아니었습니다. 월말 공유 비용 배분 청구서 때문이었습니다. 여러 화주가 하나의 3PL 창고를 공유하면, 특정 고객에게 귀속시킬 수 없는 비용, 즉 임대료, 공과금, 지게차, 공유 인력, 스트레치 랩, 상자를 누군가는 나눠야 합니다. 그 청구서를 잘못 나누면 모든 화주는 남의 화물 값을 대신 내고 있다고 느끼고, 창고는 차액을 자기 주머니에서 메우고 있다고 느낍니다. 바로 이런 문제로 청구 회의가 오후부터 밤까지 이어지는 것을 본 적이 있습니다.

제가 직접 본 사례를 하나 말씀드리겠습니다. 몇 년 전 저는 네 고객이 들어 있는 3PL 창고에 배송하고 있었습니다. 한 곳은 소형 가전, 한 곳은 의류, 한 곳은 생활용품, 한 곳은 자동차 부품을 팔았습니다. 월말에 창고는 단순하다는 이유로 임대료를 네 등분했습니다. 다음에 무슨 일이 벌어졌는지 짐작하실 겁니다. 가전 화주는 건물 거의 절반을 차지하고 자동차 부품 화주는 랙 몇 줄만 차지했는데도 둘 다 같은 금액을 냈습니다. 자동차 부품 업체 사장은 테이블을 내리치며 다음 달에는 나가겠다고 했습니다. 창고는 파렛트 위치 수 기준으로 나누는 방식으로 바꿨고, 자동차 부품 청구서는 그 자리에서 떨어졌으며, 가전 화주는 더 많이 냈지만 랙이 정말 자기 것이었기 때문에 받아들였습니다. 같은 돈, 다른 계산법, 그리고 다툼은 사라졌습니다.

3PL 공유 비용 배분은 돈을 나누는 것부터 시작한다

무엇을 나누기 전에 먼저 돈을 두 무더기로 나눠야 합니다. 한 고객에게 속한 비용은 공유 풀에 전혀 들어가지 않습니다. 한 화주 전용 포장 라인, 한 화주의 주문을 위한 라벨링 인력, 한 화주만을 위해 임대한 온도 조절 구역은 그 화주의 청구서에 직접, 깨끗하고 단순하게 올라갑니다. 공유 풀에는 진정으로 공유되는 비용만 들어갑니다. 창고 임대료, 공용 구역 공과금, 공유 지게차와 장비 감가상각, 공유 인력 인건비, 스트레치 랩과 골판지 상자 같은 공통 소모품, 공용 구역 청소와 보안 비용입니다.

이 구분이 깔끔하지 않으면 어떤 배분 방법도 구해주지 못합니다. 한 창고가 한 화주 전용 야간 근무 인력을 공유 풀에 슬쩍 넣어 다른 세 고객이 그 일부를 부담하게 한 것을 본 적이 있습니다. 누군가 근무 기록을 확인한 순간 신뢰는 사라졌습니다. 그래서 첫 번째 규칙은 단순합니다. 전용 비용은 직접 청구하고, 공유 비용은 배분하며, 두 장부는 절대 섞지 않습니다.

공유 비용을 배분하는 네 가지 방법, 그리고 각 방법이 누구를 불만스럽게 하는가

기본적으로 자주 사용되는 방법은 네 가지입니다. 각각 나름의 타당성이 있지만, 각각 누군가를 불만스럽게 만듭니다.

그 표를 보면 핵심이 보입니다. 완벽하게 공정한 방법은 없습니다. 파렛트 위치 수로 나누면 회전이 빠른 화주는 자기 화물은 3일 만에 나갔는데 남의 화물은 3개월이나 있었다며 왜 같은 돈이냐고 말합니다. 주문 라인 수로 나누면 대형 품목 화주는 냉장고 파렛트 한 개가 양말 파렛트 한 개와 같은 작업이 아니라고 말합니다. 처리량으로 나누면 비수기에 재고를 보유한 화주는 움직이지도 않은 화물에 대해 요금을 부과받고 있다고 말합니다. 절대적인 공정성을 찾는 일은 그만두십시오. 공유 비용 배분에서 공정성은 존재하지 않습니다. 존재하는 것은 사전에 합의되어 모두가 받아들이는 방법뿐입니다.

실제 계산 예시: 하나의 청구서, 네 가지 답

말만으로는 부족하니 가상의 창고로 직접 계산해 보겠습니다. 분명히 말씀드리지만, 아래 숫자는 답이 얼마나 움직이는지 보여주기 위해 제가 만든 예시일 뿐이며, 시장 요율도 아니고 누구의 실제 청구서도 아닙니다. 한 달의 공유 비용 총액이 세 화주에 걸쳐 100,000달러라고 가정해 보겠습니다.

| 화주 | 파렛트 위치 수 | 주문 라인 수 | 처리량(파렛트) | | A(소형 가전) | 500 | 800 | 600 | | B(의류) | 300 | 2,400 | 900 | | C(자동차 부품) | 200 | 400 | 300 |

파렛트 위치 수로 나누면 A는 50,000, B는 30,000, C는 20,000을 냅니다. 주문 라인 수로 나누면 A는 약 22,000, B는 약 67,000, C는 약 11,000을 냅니다. 처리량으로 나누면 A는 약 33,000, B는 50,000, C는 약 17,000을 냅니다. 같은 100,000달러라도 선택한 방법에 따라 화주 B의 청구서는 30,000에서 67,000까지 달라집니다. 화주들이 다투는 것도 당연합니다. 그래서 배분 방법은 청구서가 도착한 뒤의 대화가 아니라 계약서 안에 있어야 하는 것입니다.

제 조언은 한 가지 방법에 모든 것을 거는 대신 방법을 섞는 것입니다. 임대료와 입지 관련 비용은 파렛트 위치 수나 바닥 면적으로 나눕니다. 인건비와 핸들링 비용은 주문 라인 수나 처리량으로 나눕니다. 소모품은 실제 사용량이나 처리량으로 나눕니다. 나눔이 세밀할수록 다툴 여지가 줄어듭니다. 그리고 매달 각 화주는 기준을 보여주는 상세 명세서를 받아야 합니다. 위치 수, 주문 라인 수, 처리량, 전부 말입니다. 화주가 명세서에서 자기 청구서를 다시 계산할 수 있다면 의심할 것이 남지 않습니다. 최악의 관행은 계산 과정을 보여주지 않고 총액 하나만 보내는 것입니다. 숫자가 어떻게 만들어졌는지 볼 수 없는 화주는 최악을 가정합니다.

여기서 실무적인 질문이 생깁니다. 기준을 월별로 잡을 것인가, 분기별로 잡을 것인가? 계절 변동이 크고, 성수기에 갑자기 수백 개의 위치를 추가로 차지한 화주는 그 달 청구서에서 그것을 봐야 합니다. 제 경험으로는 기준을 월별로 잡고 분기별로 검토하는 것이 좋습니다. 분기 말까지 정산을 미루면 화주는 그런 위치를 보유했던 사실 자체를 잊어버리고, 조정은 또 다른 다툼으로 변합니다.

서명하기 전에 배분 조항을 작성하라

도로에서의 오랜 경험을 통해 드릴 수 있는 가장 실무적인 조언입니다. 배분 방법은 누군가 서명하기 전에 계약서에 적어야 하며, 사업이 시작된 뒤에 협상하는 것이 아닙니다. 계약서는 최소 다섯 가지를 확정해야 합니다. 첫째, 공유 풀 안에 들어가는 비용과 밖에 있는 비용. 둘째, 각 비용 유형을 나누는 기준. 셋째, 기준 수치를 제공하는 시스템, WMS인지 수작업 보고서인지. 넷째, 기준을 다시 계산하는 빈도. 성수기와 비수기에 따라 점유율이 크게 움직이기 때문입니다. 다섯째, 화주가 명세서에 이의를 제기할 수 있는 일수와 검토 절차의 내용입니다.

사람들이 잊는 조항이 하나 더 있습니다. 새로운 화주가 들어오거나 오래된 화주가 나갈 때 어떻게 되는가입니다. 풀을 나누던 세 화주가 네 화주가 되면 처음 세 화주의 청구서가 하룻밤 사이에 바뀝니다. 창고가 통지해야 하는지, 얼마나 미리 해야 하는지요? 계약서에 아무 말이 없으면 변경된 첫 청구서가 다툼을 시작합니다. 반대도 마찬가지입니다. 한 화주가 나가면 남은 두 화주가 더 큰 풀을 떠안게 되며, 그 역시 합의된 답이 필요합니다.

결국 공유 비용 배분은 사실 수학 문제가 아닙니다. 신뢰 문제입니다. 방법이 완벽할 필요는 없지만, 사전에 합의되고, 매달 투명하게 계산되며, 화주가 확인할 수 있는 숫자로 뒷받침되어야 합니다. 그 세 가지를 제대로 하면 다중 고객 창고는 다툼 없이 청구서를 나눌 수 있습니다. 잘못하면 아무리 과학적인 방법이라도 그 월별 청구서가 다툼으로 변하는 것을 막지 못합니다.

Shifu Zhao, 트럭 운송 베테랑 (15년) 지음

영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.