3PL 최소 요금: 물량이 줄었을 때 협상하는 방법

캘리포니아에서 가정용품을 판매하는 고객이 있었는데, 그의 3PL 최소 요금은 아무도 가격에 반영하지 않았던 문제였습니다. 성수기에는 그의 창고에서 한 달에 3,000건이 넘는 주문이 출고되었습니다. 비수기가 되면 그 숫자는 약 1,400건으로 떨어졌습니다. 지난 11월에 그는 저에게 전화를 걸었고, 기분이 좋지 않았습니다. "물량이 절반으로 줄었는데, 왜 청구서는 20%도 안 줄었죠?"라고 그는 말했습니다. 우리는 청구서를 한 줄씩 함께 살펴보았습니다. 단가는 변하지 않았습니다. 문제는 계약할 때 대충 넘겼던 한 줄, 월 최소 요금이었습니다. 3PL 최소 요금 협상이 진짜로 중요해지는 순간이 바로 그때입니다. 성수기에는 아무도 그 줄에 대해 다투지 않습니다. 비수기가 되면 그 줄은 전체 청구서에서 가장 부담스러운 비용이 됩니다.

저는 이 대화의 벤더 쪽에 수년간 앉아 있었습니다. 최소 요금이 왜 존재하는지 정확히 알고, 어디서 움직일 수 있는지도 압니다. 이것은 고객을 가두려는 악의적인 창고에 대한 이야기가 아닙니다. 고정 비용, 예약된 용량, 그리고 최악의 달이 아니라 최고의 달을 기준으로 작성된 계약에 대한 이야기입니다.

3PL 최소 요금이 견적에 포함되는 방식

대부분의 고객은 최소 요금을 하나의 숫자라고 생각합니다. 실제로는 보통 세 가지 요금이 묶여 있으며, 물량이 줄면 각각 다르게 움직입니다.

첫 번째는 보관 최소 요금입니다. 공간을 실제로 사용하든 안 하든, 계약은 파렛트 위치 또는 면적의 하한만큼 청구합니다. 창고는 그 공간을 고객을 위해 예약했습니다. 화요일에 다른 사람에게 임대했다가 금요일에 되찾을 수는 없습니다.

두 번째는 핸들링 최소 요금입니다. 입고, 적치, 피킹, 포장은 주문 수 또는 단위 수의 하한을 기준으로 청구됩니다. 하한보다 적은 주문을 출고해도 하한만큼은 지불합니다. 세 번째는 고정 계정 수수료입니다. 보통 작지만, 어떤 달에도, 어떤 이유로도 전혀 움직이지 않습니다.

가정용품 고객은 세 가지를 모두 가지고 있었습니다. 보관 하한은 파렛트 위치로 정해져 있었습니다. 핸들링 하한은 월 주문 건수로 정해져 있었습니다. 합치면 출고가 거의 없는 달에도 네 자릿수 청구서가 나왔습니다. 계약할 때 아무도 그것을 위약금이라고 부르지 않았습니다. 내부적으로는 그것을 하한이라고 부릅니다. 그것이 바로 그것이기 때문입니다. 창고가 고객을 위해 보유하고 있는 인력, 공간, 시스템을 충당할 수 없는 하한선입니다.

다른 어떤 것보다 더 많은 고객을 걸려들게 하는 세부 사항이 있습니다. 바로 최소 요금이 측정되는 방식입니다. 어떤 계약은 역월 기준으로 측정합니다. 어떤 계약은 분기 기준으로 측정하며 월 물량이 합산됩니다. 어떤 계약은 보관과 핸들링만 최소 요금에 포함합니다. 어떤 계약은 부가가치 서비스를 같은 계산에 포함합니다. 같은 부진한 달이라도 정의에 따라 청구서가 크게 달라질 수 있습니다. 서명하기 전에 정의를 확정하지 않으면 검증할 수 없는 청구서에 서명하는 셈입니다.

최소 요금이 비수기에 가장 아픈 이유

패턴이 반복되기 때문에 두 번째 고객을 소개하겠습니다. 이 고객은 계절성 아웃도어 장비를 판매했습니다. 여름은 강했습니다. 겨울은 대부분 재고 정리였습니다. 저희와 함께한 첫 해에 겨울 주문 물량은 여름 물량의 약 3분의 1 수준이었지만, 겨울 청구서는 약 4분의 1밖에 줄지 않았습니다. 보관 최소 요금은 움직이지 않았습니다. 재고가 그대로 있었기 때문입니다. 핸들링 최소 요금은 단단히 유지되었습니다. 하한을 밑도는 주문마다 주문당 실효 비용이 올라갔기 때문입니다.

어떤 공급업체의 실제 요금이 아닌, 반올림한 시나리오 숫자를 사용해 저와 함께 계산해 봅시다. 핸들링 하한이 1,000건에 해당하고, 부진한 달에 실제로 600건을 출고한다고 가정합니다. 부족한 400건은 절감이 아닙니다. 어차피 지불한 것입니다. 출고된 주문당 비용은 급격히 뛰며, 저희 예시에서는 성수기보다 거의 50% 높게 나왔습니다. 그러면 재고 회전 속도가 느려지면서 보관 비용도 동시에 올라갑니다. 비수기는 양쪽에서 고객을 칩니다.

여기 직관에 반하는 부분이 있으며, 대부분의 고객이 잘못 이해하는 부분입니다. 비수기의 첫 본능은 단가를 낮추도록 협상하는 것입니다. 그것은 진전처럼 느껴지지만 최소 요금 문제는 해결하지 못합니다. 최소 요금은 가격이 아니라 물량에 대해 부과됩니다. 단가를 10% 낮춰도 하한 금액은 거의 움직이지 않습니다. 가격 협상에 3개월을 쓰고도 정확히 출발점으로 돌아갈 수 있습니다. 잘못된 지렛대를 협상했기 때문입니다.

진짜 질문은 주문 한 건당 비용이 얼마인가가 아닙니다. 주문이 전혀 없을 때 얼마를 지불하는가입니다. 그것이 협상해야 할 숫자이며, 대부분의 계약이 대놓고 숨기는 숫자입니다.

최소 요금을 재협상하는 세 가지 지렛대

최소 요금은 협상 가능하지만, 어떤 벤더도 공짜로 양보하지 않습니다. 양보 하나마다 무언가를 교환합니다. 제 경험상 실제로 효과가 있는 지렛대는 세 가지이며, 효과가 있는 이유는 벤더의 계획을 보호하면서 고객이 아픈 곳에서 숨통을 틔워주기 때문입니다.

첫 번째 지렛대는 단계별 최소 요금입니다. 일 년 내내 하나의 고정 하한에 서명하는 것을 그만두십시오. 성수기 단계와 비수기 단계를 협상하거나 분기별로 다른 하한을 정하십시오. 연간 총 물량은 거의 그대로 유지되므로 벤더의 수익 기대는 온전하지만, 부진한 달은 더 이상 성수기 부담을 지지 않습니다. 저희는 결국 아웃도어 고객의 계약을 이런 방식으로 재구성했습니다. 겨울 하한은 약 30% 내렸고, 여름 하한은 약간 올랐으며, 연간 총액은 거의 변하지 않았습니다. 그는 겨울을 두려워하지 않게 되었습니다.

두 번째 지렛대는 이월입니다. 한 달에 사용하지 못한 최소 물량을 다음 달로 이월할 수 있는지, 또는 성수기 초과분이 비수기 부족분을 상쇄할 수 있는지 물어보십시오. 어떤 계약은 분기 내 이월을 허용합니다. 어떤 계약은 월 단위로만 허용합니다. 어느 쪽이든 실제 돈입니다. 함정은 그것이 계약서 자체에 명문화되어야 한다는 점입니다. 영업 담당자의 구두 약속은 아무리 진심이어도 6개월 뒤 청구 분쟁에서는 살아남지 못합니다.

세 번째 지렛대는 유연성과 맞바꾸는 계약 기간입니다. 1년 계약을 2년으로 연장하면 대부분의 벤더가 최소 요금에서 움직입니다. 아주 낮은 최소 요금을 원한다면 단가가 약간 높아지거나 해지 통지 기간이 길어지는 것을 감수해야 합니다. 그것이 맞교환이며 정직한 것입니다. 벤더에게 주는 확실성이 고객에게 유연성을 사줍니다. 모든 것을 얻고 아무것도 내주지 않는 협상은 존재하지 않습니다. 어떤 종류의 확실성을 가장 소중히 여길지 결정하는 협상만 존재합니다.

협상에 앉기 전에 간단한 비교표를 만들어 보십시오. 현재 계약을 한쪽에, 목표를 다른 쪽에 두십시오.

이 표의 숫자는 시나리오 산술이며, 어떤 운송업체나 공급업체의 공표 요금이 아닙니다. 실제 요금과 정책은 공급업체마다 다르며 시간이 지나면 바뀌므로, 구체적인 수치는 최신 공표 조건에 따르는 것으로 간주하십시오. 진짜인 것은 구조입니다. 이런 표를 들고 들어가면 상대방은 고객이 계산을 마쳤다는 것을 압니다. 불평하는 것이 아닙니다. 협상하는 것입니다.

벤더 쪽에서 전하는 세 가지 실무적인 사항은 듣기 좋지 않을 수도 있습니다. 첫째, 갱신 약 2개월 전부터 재협상을 시작하십시오. 계약이 만료될 무렵에 시작하면 시간이 없고, 벤더도 그것을 압니다. 둘째, 영업하고만 협상하지 마십시오. 영업은 일정 범위 내에서 가격을 움직일 수 있지만, 최소 조건 변경에는 보통 운영과 재무가 함께 자리해야 합니다. 세 부서가 함께하는 한 번의 회의가 열 번의 이메일 교환보다 낫습니다. 셋째, 합의한 모든 것을 기록하십시오. 하한 숫자, 측정 기간, 이월 규칙, 발효일입니다. 이 네 가지 중 하나라도 빠지면 나중에, 실행 단계에서, 아무도 대화를 같은 방식으로 기억하지 못할 때 그것으로 다투게 됩니다.

다음에 계약을 협상할 때는 이 세 가지 질문을 하는 것을 기억하십시오. 최소 요금은 월별로 측정됩니까, 분기별로 측정됩니까? 사용하지 못한 물량을 이월할 수 있습니까? 비수기는 자체 단계를 가질 수 있습니까? 이 세 가지에 답하면 최소 요금이 실제로 얼마인지 마침내 이해하게 될 것입니다.

Susan, 3PL 영업 이사 지음

영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.