3PL 송장 감사: 월별 청구서에 숨은 요금은 어디에 있는가

청구서부터 시작하자. 모든 3PL 송장 감사는 거기서 시작한다. 지난해 나는 가정용품 판매자의 3PL 송장을 감사했다. 월 $42,860, 판매자가 "대충 맞다"고 받아들였던 숫자였다. 나는 세 가지 문서――계약 요금표, 창고의 입출고 기록, 그리고 송장 자체――를 나란히 놓고 $3,940의 과다 청구를 발견했다. 오류율 9.2%였다. 어떤 요금도 오르지 않았다. 다섯 가지 측정 방법이 계약과 달랐다. 3PL은 다섯 가지 중 네 가지를 인정하고 두 달 치를 크레딧으로 돌려주었다. 3PL 송장 감사는 요금이 높은지를 묻는 것이 아니다. 송장이 계약이 측정하라고 한 것을 측정하고 있는지를 묻는 것이다.

직관에 반하는 부분이며, 분명히 말해 둘 가치가 있다. 3PL 청구서에서 가장 비싼 항목은 보통 요금이 아니다. 불일치다. 5% 요금 인하를 협상하는 데는 세 달의 회의가 걸린다. 송장 한 장을 감사하는 데는 저녁 한 번이면 되고, 이 사례에서는 9%를 회수했다. 요금을 협상하기 전에 감사를 먼저 하라.

3PL 송장 감사: 여섯 가지 숨은 요금

3PL 창고 송장의 과다 청구는 거의 항상 여섯 가지 범주에 속한다. 순서대로 살펴보자.

최소 물량은 가장 조용한 누수다. 많은 계약이 월 최소 물량을 정하지만, 3PL의 청구 시스템은 외삽한다. 강한 한 주를 가져와 월 전체에 투영하고 최소 물량을 충족했다고 선언한다――혹은 본 사례처럼 판매자가 실제로 발생시키지 않은 미달분을 청구한다. 계약은 월 실제 물량이라고 했다. 시스템은 예측치를 계산했다. $1,200의 차이는 순전히 방법의 문제였다.

중량과 부피 항목은 다른 감사와 쉽게 혼동되므로 명확히 해 둘 필요가 있다. 이는 3PL 창고가 보관과 핸들링을 어떻게 청구하는지――카톤별, 팔레트 위치별, 또는 입방 부피별――에 관한 것이지, 배송 라벨상의 택배사 부피 중량 요금에 관한 것이 아니다. 그것은 별도의 청구서이며 별도의 규칙이 적용된다. 여기서는 판매자의 모양이 불규칙한 카톤들이 계약에서 카톤 규격을 정하고 있음에도 팔레트 외형 치수 기준으로 청구되었다. 하나의 제품 라인, $980이다.

재고 항목은 같은 패턴의 다른 모습이다. 판매자의 재고는 성수기 이후 이미 줄어들었는데, 송장은 가장 높은 하루의 재고로 월 전체를 청구했다. 계약은 일평균이라고 했다. 한 단어의 차이, 월 $620이다.

두 번째 사례: 회수한 크레딧이 협상한 할인보다 크다

두 번째 고객은 New Jersey의 3PL을 이용하면서 2년 치 송장을 한 번도 감사한 적이 없었다. 세 달 치 명세서에서 같은 출하 건에 라벨링 수수료가 두 번 청구된 것이 드러났다――주문별로 한 번, 카톤별로 한 번이었다. 총액은 $2,280에 달했다. 그는 항목별 대조표를 3PL에 가져갔고, 3PL은 다투지 않았다. 크레딧을 발행하고 청구 규칙을 카톤별로만 바꾸었다.

이는 대부분의 판매자가 저항하는 판단을 뒷받침한다. 청구 오류는 보통 악의가 아니라 불일치다. 3PL의 시스템은 기본 측정 방법으로 돌아간다. 계약은 서명 당시에 논의된 내용을 반영한다. 아무도 둘을 항목별로 대조하지 않았다. 사기로 다루면 협상은 대립적으로 변한다. 불일치로 다루면 3PL은 보통 고칠 것이다. 방법을 고치는 것이 3PL이 받을 자격이 있었던 것을 잃게 하지 않기 때문이다.

발견을 어떻게 제시하는지도 중요하다. 총액을 놓고 다투러 가지 마라――"너무 많이 청구했다"는 방어적인 반응을 부른다. 항목별 표를 가지고 가라. 이 항목, 이 계약 조항, 이 송장 방법, 이 달러 차액이다. 항목은 하나씩 인정받을 수 있다. 총액은 그렇지 않다.

3PL 송장 감사 실행 방법: 하나의 표, 세 가지 출처

특별한 소프트웨어는 필요 없다. 하나의 대조표와 세 가지 출처――계약 요금표, 월 송장, 그리고 자사의 입출고 기록(자사의 WMS 추출 자료, 또는 3PL의 활동 보고서, 이상적으로는 둘 다 있어 서로 교차 검증할 수 있게 한다)만 있으면 된다.

송장의 각 행을 서비스 × 청구 기준 × 단가로 나누고, 각 요소를 계약과 비교하라. 잘못된 가격에 표시하고, 잘못된 기준에 표시하고, 계약에 전혀 나타나지 않는 서비스는 따로 목록으로 정리하라. 오류의 대부분이 사는 곳은 청구 기준이다. 출하 주문 건수, 팔레트 수, 재고 수준, 부가가치 서비스 건수다. 먼저 이 네 가지 숫자를 자사의 기록과 대조한 뒤, 계약의 방법과 대조하라. 총액만 확인하는 판매자는 뭔가 잘못됐다는 것은 알면서도 무엇이 잘못됐는지 말하지 못하게 되고, 그런 분쟁은 어디에도 도달하지 못한다. 항목별로 대조하면 총액은 저절로 정리된다.

빈도에 대해서는 계산 가능한 규칙이 있다. 월 $20,000 미만의 송장은 분기별로 감사하고, $20,000을 초과하면 매월 감사하라. 한 번의 감사에는 약 두 시간이 걸린다. 위 사례의 오류율에서는 한 달의 회수액으로 1년 치 그 시간을 충당할 수 있다. 청구서가 클수록 감사의 수익률은 높아진다. 이 계산에는 꾸밈이 필요 없다.

다음 분쟁 전에 써 두어야 할 계약 조항

감사는 사후에 돈을 회수한다. 계약은 애초에 손실을 막는다. 서명이나 갱신 시 다음을 서면으로 받아 두라――구두 약속은 인정되지 않는다.

• 최소 물량은 월 실제 출하 물량으로 정산한다. 미달분은 실제 차이만큼 청구하며, 외삽한 물량으로는 절대 청구하지 않는다.
• 보관은 일평균 재고로 청구하며, 조항에서는 월 전체의 일별 재고 평균으로 정의한다――최고치도, 월말 수치도 아니다.
• 청구 중량과 부피 방법은 요금표에 고정한다. 카톤별 또는 팔레트 위치별이며, 불규칙 포장에 대한 명시된 규칙을 둔다.
• 각 부가가치 서비스는 하나의 가격을 가지며 한 번만 청구한다. 신규 서비스는 실행 전에 서면 가격 확인을 요구한다.
• 요금 변경은 30일 전 서면 통지를 요구한다. 송장 분쟁은 최소 30일의 기간을 가진다. 확인된 과다 청구는 다음 송장의 크레딧으로 반환된다.
• 모든 송장에는 활동 내역이 첨부된다. 출하 주문, 팔레트 수, 일별 재고다. 그 내역이 없으면 분쟁 중인 항목에 대한 지급을 보류할 권리를 유보한다.

가져가야 할 계산 가능한 결론은 다음과 같다. 매월 과다 청구율을 계산하라. 확인된 과다 청구액을 송장 총액으로 나눈 값이다. 두 달 연속 3%를 초과하면 대조와 계약 대화를 시작하라. 1% 미만이면 방법은 대체로 일치하므로 분기별 감사로 충분하다. 3PL 송장 감사는 대립적인 작업이 아니다. 애초에 3PL의 것이 아니었던 돈을 지키는 방법이다.

Lao Zhou, 물류 비용 분석가 지음

영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.