毎年、感謝祭の頃になると同じ電話がかかってきます。「来週、全数棚卸をやらなきゃいけないんですが、計画を手伝ってもらえますか？」そして毎年、私は同じ答えを返します。約2か月遅いですよ、と。
これはキャリア初期に痛い目に遭って学びました。フォンタナの物流センターが、クリスマス直前の週に壁から壁までの全数棚卸をやろうとしたのです。臨時作業員は同じパレットを2回数え、破損品をどう扱えばいいのか誰も知らず、監査人は検査範囲をどんどん広げた挙句、かかった費用はきちんと計画した棚卸のおよそ3倍になりました。それ以来、何十もの現場の年末棚卸の計画を手伝ってきましたが、パターンはいつも同じです。問題なのは棚卸そのものではなく、計画なのです。
年末の在庫棚卸の方法は、実のところ3つしかありません。間違った方法を選ぶことは、選ばないことよりも高くつきます。
各方法で実際に何を「買う」ことになるのかを知る
全数棚卸は力任せの手段です。業務を止める——少なくとも入荷と出荷をすべて止める——そしてすべてのロケーション、すべてのパレット、すべてのSKUを数えます。監査人が文句を言わないのは、この結果だけです。代償は稼働停止です。忙しい物流センターにとって、スループットを失う1日と人件費、そして出荷遅延のペナルティを合わせれば、年明けに棚卸を省いて節約したお金など簡単に吹き飛びます。そしてみんなが忘れていること：2020年以降のピークシーズンは伸び続けています。全数棚卸が隠れ蓑にしていた「クリスマスと年末年始の間の静かな1週間」は、年々小さくなっています。
サンプリング棚卸は倉庫ではなく監査人の言葉で語ります。監査人がSKUやロケーションの一定割合を選び、数えてみて、帳簿と一致すれば母集団全体を受け入れます。ただし、最初に誰も教えてくれない落とし穴があります。サンプリングが機能するのは、日々の記録がすでにしっかりしている場合だけです。インランド・エンパイアのある現場では、サンプリング対象の品目であまりに外れが出たため、監査人が棚卸範囲を建物全体に広げたのを見ました。その年の棚卸費用は、計画的に行う全数棚卸の何倍にも膨らみました。
サイクルカウントは、作業を1年間に分散します。毎日または毎週、在庫の一部を数えるので、12月までに倉庫全体が何度も数え直され、帳簿在庫と実在庫の一致率が1年中高く保たれます。私が知る限りで最もよく回っている倉庫は、年末に特別なことはほとんどしません。監査人に12か月分のサイクルカウント記録と小さな検証サンプルを渡せば、監査人はサインします。ただし落とし穴もあります。サイクルカウントには本物の計画が必要です。カウント作業を管理できるWMS、訓練された作業者、そして最初から正しく行われたABC分析が必要です。10月までに始めていなければ、今年の年末棚卸は救えません。
あなたに代わって決断を下す4つの質問
「どれが一番か」と聞くのはやめましょう。どの方法もちゃんと機能します。問題は、どれがあなたの現場に合うかです。倉庫マネージャーと必ず使うチェックリストを紹介します。
第1に、SKU構成とABC分布です。A品目がほんの一握りの品番に集中している数千SKU程度なら、サンプリングもサイクルカウントも簡単です。ロングテールを抱えた50,000 SKUのEC現場は全数棚卸の悪夢です。サイクルカウントが唯一のまともな道です。第2に、監査人が実際に何を求めているか。今、10月のうちに電話してください。12月ではありません。監査人の中には、1年分のサイクルカウント記録に年末の検証サンプルを添えれば受け入れる人もいれば、ある時点の一括棚卸を求める人もいます。その答えを今月中に文書でもらってください。第3に、12月の労働力の現実です。12月に集まる臨時作業員の質を、あなたは正確に知っています。カウントは細かい作業であり、臨時のエラー率は正社員の数倍になります。臨時だけで実行する全数棚卸は、棚卸をしないより悪い数字を生むこともあります。第4に、あなたのWMSは本当にこれを支えられますか？システムの支援なしのサイクルカウント——作業割り当て、再カウントのワークフロー、フリーズ管理——は、バインダーを抱えてうろうろするだけです。システムが対応できないなら、できるふりはやめましょう。
この業界で20年やってきた私の率直な見解はこうです。ほとんどの現場にとって、サイクルカウントは長期的な答えですが、今年の年末棚卸は救えません。春からサイクルカウントを続けているなら、12月に小さな検証サンプルをやり、監査人は受け入れてくれるでしょう。今年、体系的なカウントを何もしていないなら、夢を見るのはやめて全数棚卸を計画してください。ただしその前に事前棚卸を行い、不動在庫、破損品、そして帳簿上に居座る幽霊在庫を片付けてください。さもなければ、12月はとても長い1週間になります。
早期に指摘しておきたい落とし穴があと2つあります。1つ目はカットオフです。棚卸の瞬間、輸送中の貨物、品質検査保留の品物、ドックを出たがまだ計上されていない出荷は、誰のものでしょうか。この定義は棚卸日の前に、財務と監査人と文書で合意しておかなければなりません。棚卸差異の3分の1はカットオフのずれに起因するのを見てきました。数える作業は完璧だったのに、数字は間違っていたのです。2つ目はブラインド棚卸とオープン棚卸です。オープン棚卸は作業員に帳簿数量を渡します。速いですが「帳簿に合わせ数え」を招き、差異を埋めてしまいます。ブラインド棚卸はロケーションだけを渡します。正確ですが遅く、手戻りが多い。私のやり方：A品目はブラインド棚卸、低価格のC品目のテールはオープン棚卸、B品目は要員次第です。この議論を棚卸当日に初めてやるのはやめましょう。
タイムラインを示します。10月、今まさに：方法を選び、監査人と文書で合意し、停止するか稼働を続けるかを決め、不動在庫と破損品の整理を始めます。11月：パイロットまたは事前棚卸を行い、一連の流れを1度通しで試し、カウント要員を訓練し、予備のカウントシートとロケーションラベルを印刷します。12月：実行し、差異の大きいロケーションはすべて別の目で再確認し、終了から24時間以内に差異レポートを作成します。差異は調査するのであって、帳簿を調整するだけではいけません。これをオフィスの壁に貼ってください。そうすれば年末棚卸はホラーストーリーではなくなります。
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