フィリピン ICC/BPS 認証（倉庫設備向け）：コンプライアンスの請求書

夜勤がもうすぐ終わろうという頃、電話が鳴った。フィリピンにある顧客の現場の倉庫監督者は丁寧だったが、そのメッセージに交渉の余地はなかった。荷物は届いている、書類が間違っている、トラックは荷降ろしできない。十数パレットを超えるラッキングが、顧客のゲートで車両の中に置かれたままだった。フォークリフトはすでに近づいてから、後退しなければならなかった。国内の私のチームは、その注文を出荷するために二晩徹夜していた。そしてそれは、門のところで止まったまま、どこにも行かなかった。正直に言えば、痛かったのは運賃の請求書ではない。私たちは製品を作った。私たちは製品を出荷した。最後の一枚の紙で仕事を失ったのだ。

ファイルフォルダにゲートで止められる

それが私たちの最初の注文だった。顧客は新しい倉庫を開設するところで、ラッキングを急いで必要としていた。私たちは昔ながらのやり方で全部やった。契約書、パッキングリスト、船荷証券、いつも送っているものすべてだ。貨物は港を問題なく通過し、顧客の倉庫にたどり着いた。ところが受入検査で、顧客はたった一つの質問をした。この製品のコンプライアンス文書はどこにあるのか、と。私たちには良い答えがなかった。倉庫設備は他の貨物と同じように動くものだと思い込んでいた。申告して、出荷して、終わり、と。そのとき初めて知ったのだ。フィリピンには BPS が運営する独自の製品コンプライアンス制度があり、ICC マークは輸入コンプライアンス認定の一形態であることを。どの設備が義務対象になるか、どのルートが適用されるかは製品によって異なる。何かを見積もる前に、現行の BPS/ICC 要件を確認すること。

その注文からの教訓は率直だった。顧客の倉庫に到着することと、納品することは同じではない。顧客の受入基準では、書類は製品の一部なのだ。書類がなければ、ラッキングはただの鋼材にすぎない。組み立てることもできず、在庫を載せることもできず、顧客の開設計画は遅れ、その顧客の先の顧客が待つことになる。数日間、毎朝最初にしたことは、その出荷に何か動きがあったかどうかを確認することだった。

二番目の注文はフォークリフトだった。教訓は学んだつもりで、早い段階で書類について尋ねた。代理店はすべて整っていると保証した。荷物が届き、検査はまたも不合格になった。今度は銘板が原因だった。ラベルの型式表示が、書類に書かれた型式と一致しなかった。数文字の違いだ。現場では誰もサインしようとしなかった。現場では、銘板など誰も二度見しない。ファイルと一致しなければならないとなると話は別だ。そのとき銘板は設備の身分証明書となり、身分が記録と一致しなければ、監督者は誰も自分の名前を書かない。私たちは国内からすべてを再確認し、資料を修正し、ラベルを貼り直し、何往復もやり取りした。顧客のシフトリーダーはついにこう言った。あなた方の設備は問題ない、みんなを疲れさせたのは書類の方だ、と。

私たちが支払った遠回り

その二つの注文の後、私はこの件についての考え方をすっかり変えた。昔の習慣は、まず価格と納期を交渉し、認証は出荷直前まで後回しにすることだった。その順序は逆だ。認証は、製品分類、試験、文書、表示を一本のチェーンとしてつなぐものだ。チェーンの早い段階のどこかが曖昧だと、後で港と顧客のゲートでその代償を払うことになる。

もう一つの遠回りは、他の市場の証明書がそのまま通用すると思い込んだことだった。誰かが、設備はすでにその市場の証明書付きで他で販売されたのだから、フィリピンも受け入れるはずだと言った。その「はず」という言葉こそ、輸出で最も高くつく言葉だ。どの市場にも独自のルールがある。ある市場のファイルを別の市場の検査官に渡しても、検査官がそれを認めなければ何にもならない。三つ目の間違いは、すべてを代理店に丸投げして手を洗ったことだ。代理店は走り回ることはできるが、製品情報、型式名、仕様、そのすべては私たちから生まれるものだ。出発点が間違っていれば、いくら走り回っても直らない。

最も高くついた教訓はこれだ。認証そのものは見積もりやすい。お金を燃やすのは、荷物が届いた後にギャップが見つかることだ。ヤード賃、待機するトラック、再手配、顧客の開設遅延。そのどれも見積書には出てこないが、そのすべてが自分の勘定にのしかかる。それと比べれば、事前に書類をきちんと準備するコストはほとんど目立たない。証明書だけでコンプライアンス業務の価格を決める人は、間違ったものの価格を決めている。

現在の固定ルール：ファイルパックなしでは出荷しない

今では厳しいルールがある。注文がどんなに急いでいても、ファイルパックが審査を通らなければ、製品は私たちのドックを出ない。複雑なことではない。四つのステップがあり、それぞれに誰かがサインする。

第一に、分類だ。この設備はどの区分に入るのか、どのコンプライアンスルートが適用されるのか。何かをする前に尋ねること。顧客に尋ね、実績のある代理店に尋ね、公表されている BPS と ICC の立場を確認する。三つすべてが一致して初めて先に進む。一致しなければ、尋ね続ける。推測は許されない。

第二に、書類だ。試験報告書、製品説明、型式一覧を、チェックリストに照らして項目ごとに準備する。型式表示は、大文字・小文字やハイフンを含め、銘板と一字一句一致しなければならない。私たちはまさにそれで痛い目を見たので、今では二人が独立して型式一覧を突き合わせている。

第三に、表示だ。梱包する前に、銘板とラベルの写真を撮り、顧客の倉庫チームに送って確認してもらう。承認が得られてから梱包する。余分なステップに思える。だが到着後に起こるはずだったあらゆる言い争いを防いでくれる。

第四に、記録だ。フルセットをスキャンして保管する。紙のコピーが一通、荷物と一緒に運ばれ、電子版は事前に顧客へ送られる。受入検査が行われるとき、顧客はすでにすべてを持っている。ドックで書類を探し回る人は誰もいない。

今では、見積もるたびにこの表を見る。価格を水増しするためではない。顧客も私たちも、最後のステップで不意を突かれないようにするためだ。

認証は証明書ではない。登録である。

私の見方はこう変わった。そしてそれは、出発点とは正反対だ。以前は、認証とはスタンプをもらってラベルを貼ること、つまり形式的なものだと思っていた。今では、フィリピンの倉庫システムに設備を登録することだと考えている。その登録がなければ、良い設備でも顧客の倉庫では事実上書類のないものになってしまう。きちんと組み立てることも、システムにきれいに登録することもできず、何か問題が起きても、誰の責任かはっきり言える人がいなくなる。

そしてここが直観に反する点だ。認証の準備が早ければ早いほど、交渉力は高まる。契約締結の前にコンプライアンスルートを提示すれば、顧客はそれをプロ意識と受け取り、後の価格交渉が楽になる。荷物が出荷されそうになってから提示すれば、顧客はそれを余計な条件と聞く。同じ事実なのに、受け取られ方はまったく違う。すべてはタイミングのせいだ。

だから皆さん、次にフィリピンへ出荷する前に、一つだけお願いがある。まずトラックと船を予約してはいけない。ファイルパックをまとめ、顧客の倉庫監督者に送り、出荷前に了承を得ること。その一回の確認が、注文全体で最も安い作業になるかもしれない。

Chen Feng（倉庫運営マネージャー）著

英語版からの翻訳。内容に相違がある場合は英語版を優先します。