ピークシーズンの倉庫人員配置計画：臨時作業員は何人必要か、残業はどれくらいか、いつ採用を始めるべきか

率直に言います。ピークシーズンの倉庫人員配置計画は、その計算の正確さで決まります。昨年のピークシーズンで最も忙しい週のある朝、私は 5:30 に倉庫に入ると、入口に十数人の見知らぬ人が立っていました。シフトリーダーは手書きの名簿を持っていましたが、名前と顔が一致せず、すでに誰かが間違った通路でピッキングをしていました。その日、私たちに足りなかったのは人数ではありません。仕事ができる人でした。

人手不足はその朝に始まるのではありません。まず需要が増え、計画が追いつかず、そのツケを現場が払います。ですからこれは理論ではありません。今私たちが行っている方法です。需要の規模測定、人員数の設定、採用時期、教育、そして臨時作業員と残業の選択です。

ピークシーズンの倉庫人員配置計画は人員数ではなく需要から始める

私たちは勘ではなく、昨年のシステムデータから逆算します。まず 3 つの数字を取ります。昨年のピーク期間中の 1 日あたりの注文明細数、各業務における 1 人あたり 1 時間あたりの実測スループット、そして誤出荷と返品に食われた手直し時間です。注文数だけでは誤解します。明細 3 行の注文と明細 30 行の注文は同じ仕事ではありません。

私たちは痛い目に遭ってこれを学びました。2023 年の感謝祭の週、カリフォルニア州インランド・エンパイアのある提携倉庫は、注文量だけをもとに予測し、通常のおよそ 1.5 倍と見積もって、その人数を配置しました。しかしその週はかさばるホームグッズの注文が続き、1 回のピッキングツアーが 2 つの通路にまたがりました。実際の労働時間は予測を約 3 分の 1 上回りました。3 日目までにベテラン 2 人が病欠し、シフトリーダー自身が注文をピッキングしていました。それ以来、私たちは労働時間で予測し、注文数だけでは決して予測しません。

計算自体は単純です。ピークの各日をピッキング、格納、梱包、検証に分けます。各業務について昨年の実測速度を取り、その日の作業を時間に換算します。次に 1 人あたり 1 日の生産的な時間で割ります。8 で割ってはいけません。食事、シフトの引き継ぎ、設備待ちを差し引きます。私たちは 7 を使います。その結果から正社員がカバーできる分を引いたものが、実際に埋めるべきギャップです。そのギャップを紙に書く前に人材派遣会社と数字の話をしてはいけません。さもなければ盲目的な交渉になります。

多くの計画が見落とす点が 1 つあります。返品です。返品の波は通常、出荷ピークの約 2 週間後にやって来ます。出荷ピークだけに人員を配置した管理者は、返品が到着したときに建物が空っぽであることに気づきます。私たちは 2 つのピークを別々のブロックとして計画し、臨時契約も同じように結びます。

何人か、いつか：人数よりもスケジュールが重要

ギャップが決まれば、あとはスケジュールが主導します。今の私たちのリズムはこうです。ピークの 8 週間前に需要数を確定し、6 週間前に派遣会社と最初の採用バッチを確定し、4 週間前から教育のためにバッチ単位で人を入れ始め、2 週間前には全員をそろえて本番さながらのリハーサルを行います。ピークの直前に採用するのは採用ではありません。火消しであり、火消しに使う人は半人前です。

なぜそんなに早いのか。それは、新人は初日から 1 人分にはならないからです。昨年、社内で追跡した結果、倉庫経験ゼロの人は 1 週目にベテランの約半分、2 週目に約 7 割のスループットで、フル稼働に達したのは 3 週目でした。この立ち上げ期間は現実であり、計画に余裕がなければ、後で残業代として支払うことになります。

バッチで入れることにはもう 1 つの利点があります。ふるいにかけることができるのです。最初のバッチには必ずうまくいかない人が数人います。早めに入れれば、交代させる時間があります。各バッチに 2〜3 枠の予備を残します。無駄ではなく、離職への余裕です。

派遣会社と話すとき、私がこだわるのは 3 点だけです。開始日を書面にできるか、離職者の交代がどれだけ速いか、夜間と週末を保証できるかです。価格も重要ですが、開始日を守れない安い料金には価値がありません。派遣会社の連絡先は 1 人ではなく 2 人確保します。

臨時作業員と残業：ピークシーズンの倉庫人員配置計画における損益分岐点

これはすべての管理者が悩む問いですから、率直に言います。どちらの選択肢にも現実のコストがかかります。問題は、手が足りないのか、時間が足りないのかです。

私たちの計算方法は、同じギャップを両方の側で、すべて込みで計算することです。臨時作業員側では、時給に教育時間、指導時間、初期の高いエラー率による手直しを加えます。残業側では、疲れた人が遅くなることで失われる時間と、病欠したベテランをカバーする費用を加えます。両方をフルコストで計算してから比較します。

私の経験則はこうです。2 週間以上続く量は採用で対応し、1〜2 日のピークは残業で対応します。最悪の手は、1 か月続く急増を残業でまかなうことです。3 週目になると現場の空気が変わります。誰も何も言いませんが、まずペースが落ち、次にミスが増えます。ここが直感に反する点です。最も安いピーク計画は、通常、人数が最も少ないものではありません。手直しが最も少ないものです。1 件の誤出荷を直すことは、臨時作業員の 1 時間分の労働よりもコストがかかることが多いのです。

もう 1 つの注意点：残業を均等にばらまいてはいけません。私たちは志願制の申し込みと優先順位ローテーションで運用し、重労働では長時間シフトを連続させません。残業代のルールは州によって異なりますので、料金を約束する前に現行の地域ルールを確認し、記憶だけで決めてはいけません。

教育：新人が実際に戦力として数えられるのはいつか

教育は多くの倉庫がごまかすところであり、ピークシーズンにその借金を取り立てられます。私たちの方法は 3 段階です。1 日目は安全と動線のみで、注文は扱いません。2 日目はベテランが新人に付き添い、すべての注文を検証します。3 日目は新人が単独で作業しますが、エラー率は別々に記録され、基準を超えた人はもう 1 日の指導付き作業に戻ります。

安全の日は譲れません。ピークシーズンの建物で最も危険な人は、フォークリフトがどこを走り、歩行者がどこに立ってはいけないかを知らない新人です。私たちはすべての新人に 1 日目にフロア全体を歩かせます。どこを歩くか、どこに決して立たないか、非常口はどこかを確認します。

指導するベテランには対価を払うべきです。少額の時給の指導手当か、評価における一項目としてです。すべての新人にはポケットカードを渡します。表面にはその業務で最も多い 3 つのミス、裏面にはリーダーの電話番号です。

定着：ピークが終わったときにチーム全体を手放してはいけない

最後の点ですが、これはほとんどの管理者が見落とします。ピークの最終日、皆がほっと息をつき、臨時作業員は解雇され、次のピークはまたゼロから始まります。これはまったくの無駄です。ピークをフルに乗り切り、立ち上げを終えた人は、来年の最も安い労働力です。

ピーク終了の 2 週間前に、成績の良かった臨時作業員に話しかけます。パートタイムの正社員として残れるか、あるいは次のピークの第一候補として登録できるか。はいと答えた人は、スキルメモ付きのリストに載せます。どの業務ができるか、どれだけ速いかです。次のピークでは、彼らは経験者としてスタートします。

ですから、これを読んでいる管理者の皆さんへの私からの注意喚起です。ピークの人員配置に唯一の裏技はありません。需要を時間で測り、立ち上げの余裕を持てるだけ早く採用し、臨時作業員と残業の両方をすべて込みで計算し、終わったら良い人を残すことです。それが良いピークシーズンの倉庫人員配置計画がもたらすものです。5:30 に入った朝、入口の顔ぶれはすでに知っている顔なのです。

Chen Feng（倉庫運営マネージャー）著

英語版からの翻訳。内容に相違がある場合は英語版を優先します。