カリフォルニアの5日間有給病気休暇：倉庫のシフト表と臨時要員プールを見直すべき理由

2024年2月、Fontanaにあるクライアントの倉庫を訪ねた。120,000平方フィート、2交代制、ロスターは約60人。倉庫マネージャーのZhaoが第1四半期のシフト表をパラパラめくりながら、こう言ったのが印象に残っている。「Lao Mi、今年は無断欠勤がすごく増えたよ」。

そこで二人で一緒に計算してみた。SB 616施行前、従業員1人あたりの有給病気休暇は年3日間——24時間だった。法施行後は5日間または40時間、いずれか多い方になる。1人あたり16時間の増加だ。60人を掛ければ年960時間——フルタイム1人の半分が消えてなくなる計算だ。しかもその960時間は均等に分散しない。インフルエンザの季節とピークシーズン、つまり人員がもともと足りない週に集中して襲ってくる。

最初に結論を言っておく。これは人事の書類仕事の問題ではない。シフトの問題であり、臨時人件費の予算の問題であり、出勤管理ルールの問題だ。古い数字のまま人件費計画を回しているカリフォルニアの倉庫は、ガムテープでシフトの穴を塞いでいるようなものだ。

法律が実際に定めていること

SB 616は2023年10月4日にNewsom知事が署名し、2024年1月1日に施行された、Healthy Workplaces, Healthy Families Act（健康な職場・健康な家族法）の改正だ。すべての倉庫シフト担当者が暗記すべき要点は次のとおりだ。

下限は5日間または40時間、いずれか多い方に引き上げられた。 旧下限は3日間または24時間だった。多くの人が勘違いする微妙な点がある。6時間シフトの従業員が病気休暇を5日使うと消費は30時間だけなので、40時間の下限に加えて10時間が残る。8時間シフトの従業員は40時間をフルに消費する。パートタイマーは実質的により多くの日数を取得できる——つまり病気休暇は時間単位で管理し、決して日数で管理してはならない。

取得ルールは変わっていない。 30時間の労働につき1時間の病気休暇が発生する。あるいは、雇用主は12か月ごとの期間の開始時に40時間全額を前倒し付与し、取得と繰越しの計算を丸ごと省略することもできる。

使用開始条件。 従業員は、同一雇用主のもとでカリフォルニア州内で30日間勤務し、90日間の雇用期間を完了してから、取得した病気休暇を使用できる。

上限。 取得の総上限は48時間（6日間）から80時間（10日間）に引き上げられた。年間使用上限は40時間（5日間）だ。

規模による適用除外はない。 「従業員10人未満は除外」など存在しない——フルタイム、パートタイム、臨時労働者を含む、あらゆる規模の雇用主に適用される。

（カリフォルニア州労働基準局の通知DLSE-NTE、改訂版11/2023による。最新の方針は必ず公式サイトで確認すること。）

シフトへの本当の影響は3つに集約される。第一に、欠勤余力の設計をゼロから作り直さなければならない。Zhaoは最終的に計画欠勤率を1人あたり年5日で作り直し、ピークシーズン（9月から12月）には8〜10人のオンコール要員名簿を維持し、その名簿コストを人件費予算に組み込んでいる。第二に、パートタイムと臨時労働者の病気休暇の使用は予測が難しい。各労働者で時間から日数への換算が異なるからだ。第三に——そして多くの運営者が見落としているのが——出勤管理ルールを書き直さなければならないことだ。

病気休暇と労災申請が衝突したらどうなるか

倉庫の古典的なシナリオ。ピッカーが腰を痛め、2週間の有給病気休暇を消化してからようやく労災申請を出す。病気休暇の申請はシステムに残ったまま、傷害報告は2週間遅れで届き、人事と安全責任者は互いに責任をなすりつけ合う。

2つの流れを区別して理解しよう。病気休暇は病気休暇だ。労災申請は別の手続きだ。監督者が「けがが仕事に関係しているかもしれない」と知った瞬間、最初のアクションはインシデント報告と労災手続きの開始だ——「とりあえず病気休暇で対応」ではない。病気休暇の給付と一時的障害給付は二重取りできないし、すでに使った病気休暇の時間の扱いは会社の方針と労働法の弁護士の判断次第だ。

倉庫向けの私の実務ルール。仕事に関係するかもしれないけがは、24時間以内にインシデント報告を出し、労災申請を開始する。OSHA 300の記録義務とカリフォルニア州の申請報告期限は独立した義務だ——1つのごちゃごちゃした台帳に混ぜてはならない。何も申請せずに病気休暇に「前線を持たせる」のは、監査と申請却下への近道だ。

臨時要員の病気休暇は誰の負担か

カリフォルニア州法は臨時労働者にも適用される——同一雇用主のもとで30日勤務すれば発動する。倉庫はピーク時に人材派遣会社からの労働力に大きく依存するので、これは現実的な問いだ。その5日間または40時間は誰が払うのか。

実務上、義務は名目上の雇用主——通常は給与を発行し税務報告を担う派遣会社——に付随する。ただし共同雇用主の取り決めでは、契約内容と実際の労働関係によって責任が両者に及ぶ場合がある。

3つのアドバイス。第一に、ピークシーズンの前に派遣契約を取り出せ。病気休暇の義務の分担は書面で定めなければならない——なければ修正条項を追加しろ。第二に、派遣会社からコンプライアンス遵守の書面確認を取れ。対象となる労働者数と適用基準を明示させる。第三に、正直に予算化しろ。派遣会社が法を遵守すれば、そのコストはいずれ時給に転嫁される。派遣会社が法をかいくぐらなければ利益が出せないほどレートを締め上げれば、共同責任はあなたのドアを叩くことになる。

病気休暇の欠勤に今もポイントを付けられるか

多くの倉庫は出勤ポイント制を運用している。無断欠勤は2ポイント、遅刻は1ポイント、12ポイントで解雇だ。SB 616以降、その制度にはメスが必要だ。

カリフォルニア州法は2つのことを明確に禁じている。病気休暇を使う従業員に自分の代わりを探すよう求めること、そして病気休暇を合法的に使った従業員に報復やペナルティを与えることだ。平たく言えば、法で保護された病気休暇はポイントを消費できず、「無断」とラベル付けできず、否定的な人事評価に載せることもできない。

私の結論。出勤管理は2つの台帳に分けろ。病気休暇は専用の台帳へ——法で保護され、記録はするが決してペナルティの対象にしない。それ以外はもう1つの台帳だ。カリフォルニア州は給与明細に各従業員の利用可能な病気休暇残高を表示することも義務付けている。病気休暇は個人休暇や有給休暇とは別に追跡する仕組みが必要だ。監査が来たとき、病気休暇残高の行がない給与明細は格好の標的だ。