倉庫を共有し、請求書を分ける：3PL共有コストはどう配分すべきか

15年の路上経験から、ひとつ言わせてください。倉庫で私が見てきた最も激しい争いは、紛失貨物や誤出荷をめぐるものではありませんでした。月末の共有コスト配分の請求書をめぐるものでした。複数の荷主が1つの3PL倉庫を共有するとき、特定の顧客に帰属させられないコスト、すなわち賃料、光熱費、フォークリフト、共有労働力、ストレッチフィルム、段ボールを誰かが分けなければなりません。その請求書を下手に分ければ、どの荷主も他人の貨物代を払わされていると感じ、倉庫側は差額を自腹で負担していると感じます。まさにこれをめぐって、請求会議が午後から夜まで続いたのを私は見ています。

私が実際に見た例を紹介しましょう。何年か前、私は4社の顧客が入る3PL倉庫に配送していました。1社は小型家電、1社はアパレル、1社は日用品、1社は自動車部品を扱っていました。月末、倉庫は賃料を単純だからという理由で4等分しました。次に何が起きたか、想像がつくでしょう。家電の荷主は建物のほぼ半分を占め、自動車部品の荷主はラック数列分しか占めていないのに、両者が同じ金額を払ったのです。自動車部品のオーナーはテーブルを叩き、来月には出ていくと言いました。倉庫はパレットポジション数での配分に切り替え、自動車部品の請求書はその場で下がり、家電の荷主は多く払うことになりましたが、ラックは本当に自分のものだったので納得しました。同じ金額、違う計算方法、それで争いは消えました。

3PL共有コスト配分は、お金を仕分けるところから始まる

何かを分ける前に、まずお金を2つの山に仕分けなければなりません。1社の顧客に属するコストは、共有プールには一切入りません。1社の荷主専用の梱包ライン、1社の荷主の注文のためのラベリング労働力、1社の荷主だけのために借りた温度管理ゾーンは、その荷主の請求書に直接、きれいに載せます。共有プールに入るのは真に共有のコストだけです。倉庫賃料、共用エリアの光熱費、共有フォークリフトと設備の減価償却、共有クルーの労働力、ストレッチフィルムや段ボールのような共通消耗品、共用エリアの清掃と警備です。

この切り分けがきれいでなければ、どんな配分方法も助けにはなりません。ある倉庫が、1社の荷主専用の夜勤労働力を共有プールに滑り込ませ、他の3社にその一部を払わせたのを見たことがあります。誰かが勤務記録を調べた瞬間、信頼は消えました。ですから最初のルールは単純です。専用コストは直接請求し、共有コストは配分し、2つの帳簿を決して混ぜません。

共有コストを配分する4つの方法と、それぞれが誰を不満にさせるか

基本的に、よく使われる方法は4つあります。どれも理にかなっていますが、どれも誰かを不満にさせます。

この表を見れば要点が分かります。完全に公平な方法は存在しません。パレットポジション数で分ければ、回転の速い荷主は、自分の貨物は3日で出たのに他人の貨物は3か月居座ったのだから、なぜ同じ金額なのかと言います。オーダーライン数で分ければ、大物商品の荷主は、冷蔵庫1パレットは靴下1パレットと同じ作業ではないと言います。スループットで分ければ、閑散期に在庫を抱える荷主は、動かなかった貨物に課金されていると言います。絶対的な公平を探すのはやめましょう。共有コスト配分において、公平は存在しません。存在するのは、事前に合意され、皆が受け入れる方法だけです。

具体例：1つの請求書、4つの答え

口先だけでは意味がないので、仮の倉庫で実際に計算してみましょう。はっきりさせておきますが、以下の数字は、答えがどれだけ動くかを示すために私が作った例示的な例であり、市場レートでも誰かの実際の請求書でもありません。ある月の共有コストの合計が、3社の荷主で100,000ドルだとします。

| 荷主 | パレットポジション数 | オーダーライン数 | スループット（パレット） | | A（小型家電） | 500 | 800 | 600 | | B（アパレル） | 300 | 2,400 | 900 | | C（自動車部品） | 200 | 400 | 300 |

パレットポジション数で分ければ、Aは50,000、Bは30,000、Cは20,000を払います。オーダーライン数で分ければ、Aは約22,000、Bは約67,000、Cは約11,000を払います。スループットで分ければ、Aは約33,000、Bは50,000、Cは約17,000を払います。同じ100,000ドルでも、選ぶ方法によって荷主Bの請求書は30,000から67,000まで変わります。荷主が議論するのも当然です。だからこそ、配分方法は、請求書が届いた後の会話ではなく、契約書の中にあるべきなのです。

私の助言は、1つの方法にすべてを賭けるのではなく、方法を組み合わせることです。賃料や立地関連コストはパレットポジション数または床面積で分けます。労働力やハンドリングコストはオーダーライン数またはスループットで分けます。消耗品は実使用量またはスループットで分けます。分割が細かいほど、議論の余地は少なくなります。そして毎月、各荷主は基準を示した詳細な明細を受け取るべきです。ポジション数、オーダーライン数、スループット、そのすべてです。荷主が明細から自分の請求書を再計算できるなら、疑う余地は残りません。最悪のやり方は、計算過程を示さずに合計だけを送ることです。数字がどう作られたか見えない荷主は、最悪の事態を想定します。

ここで実務的な疑問が出てきます。基準は月次か、四半期次か？季節の変動は大きく、繁忙期に突然数百のポジションを追加で取る荷主は、その月の請求書にそれが反映されるべきです。私の経験では、基準は月次で取り、四半期ごとに見直すのがよいでしょう。四半期末まで精算を待てば、荷主はそんなポジションを持っていたこと自体を忘れてしまい、調整はまた別の議論に変わります。

署名する前に配分条項を書く

路上での長年の経験の末に言える、最も実務的な助言がこれです。配分方法は、誰かが署名する前に契約書に書かなければならず、ビジネスが始まってから交渉するものではありません。契約書では少なくとも5つのことを確定すべきです。第一に、共有プールの中に入るコストと外にあるコスト。第二に、各種類のコストを分ける基準。第三に、基準数値を提供するシステム、WMSか手作業の報告書か。第四に、基準を再計算する頻度。繁忙期と閑散期では稼働率が大きく動くからです。第五に、荷主が明細に異議を申し立てる日数と、審査プロセスの内容です。

もう1つ、皆が忘れる条項があります。新しい荷主が入ってきたり、古い荷主が出ていったりしたときにどうなるかです。プールを分けていた3社が4社になり、最初の3社の請求書は一夜で変わります。倉庫は通知しなければならないのか、どれくらい前までに？契約書に何も書かれていなければ、変更後の最初の請求書が争いの始まりです。逆も同じです。1社の荷主が去れば、残りの2社がより大きなプールを吸収することになり、それにも合意された答えが必要です。

結局のところ、共有コスト配分は本当は計算の問題ではありません。信頼の問題です。方法は完璧である必要はありませんが、事前に合意され、毎月透明に計算され、荷主が確認できる数字に裏付けられなければなりません。その3つが正しければ、マルチクライアント倉庫は争いなく請求書を分けることができます。間違えれば、どんなに科学的な方法でも、その月次請求書が議論に変わるのを止められません。

Shifu Zhao（トラック輸送のベテラン（15年））著

英語版からの翻訳。内容に相違がある場合は英語版を優先します。