3PLの最低料金：取扱量が落ちたときに交渉する方法

カリフォルニアで家庭用品を販売するクライアントがいましたが、彼の3PL最低料金は、誰も価格に織り込んでいなかった問題でした。繁忙期には、倉庫から月に3,000件以上の注文が出荷されていました。閑散期になると、その数は約1,400件まで落ちました。昨年の11月に彼は私に電話をかけてきて、機嫌がよくありませんでした。「取扱量が半分に減ったのに、請求額は20%も下がっていないのはなぜだ？」と彼は言いました。私たちは請求書を1行ずつ一緒に確認しました。単価は変わっていませんでした。問題は、契約時に見落としていた1行、月次最低料金でした。3PL最低料金の交渉が本当に重要になるのは、まさにそのときです。繁忙期には誰もその行について議論しません。閑散期になると、それは請求書全体で最も重いコストになります。

私はこの話し合いのベンダー側に長年座ってきました。最低料金が存在する理由を正確に知っていますし、どこなら動かせるかも知っています。これは、顧客を罠にかけようとする悪意のある倉庫の話ではありません。固定費、確保されたキャパシティ、そして最悪の月ではなく最良の月を前提に書かれた契約の話です。

3PLの最低料金が見積もりに組み込まれる仕組み

ほとんどのクライアントは、最低料金を1つの数字だと思っています。実際には通常、3つの料金が束ねられており、取扱量が落ちるとそれぞれ異なる動きをします。

1つ目は保管最低料金です。スペースを実際に使うかどうかに関わらず、契約ではパレット位置または面積の下限分が請求されます。倉庫はそのスペースをあなたのために確保しています。火曜日に他人に貸して金曜日に取り戻すことはできません。

2つ目はハンドリング最低料金です。入荷、棚入れ、ピッキング、梱包は、注文数またはユニット数の下限に対して請求されます。下限より少ない注文しか出荷しなければ、それでも下限分を支払います。3つ目は固定の口座手数料です。通常は少額ですが、どの月でも、どんな理由でも一切動きません。

家庭用品のクライアントは3つすべてを抱えていました。保管の下限はパレット位置で設定されていました。ハンドリングの下限は月次注文数で設定されていました。合計すると、出荷がほとんどない月でも4桁の請求額になりました。契約時、誰もそれをペナルティとは呼びませんでした。社内ではそれを「フロア」と呼びます。それがまさにそのものだからです。倉庫があなたのために確保している人員、スペース、システムをカバーできなくなる下限です。

他のどの点よりも多くのクライアントを引っかける詳細があります。それは、最低料金の測り方です。契約によっては暦月で測ります。四半期で測り、月次数量を合算するものもあります。保管とハンドリングだけを最低料金の対象とするものもあれば、付加価値サービスも同じ計算に含めるものもあります。同じ閑散月でも、定義が違えば請求額は大きく異なります。署名する前に定義を確定しなければ、検証できない請求書に署名することになります。

最低料金が閑散期に最も痛い理由

パターンが繰り返されるので、もう1人のクライアントを紹介しましょう。このクライアントは季節性のあるアウトドア用品を販売していました。夏は好調でした。冬はほぼクリアランスでした。私たちとの初年度、冬の注文件数は夏の約3分の1でしたが、冬の請求額は約4分の1しか下がりませんでした。保管最低料金は動きませんでした。在庫がまだそこにあったからです。ハンドリング最低料金は堅く維持されました。下限を下回る注文1件ごとに、注文あたりの実効コストが上がったからです。

どのプロバイダーの実際の料金でもない、キリのよいシナリオの数字を使って、私と一緒に計算してみましょう。ハンドリングの下限が1,000件の注文に相当し、閑散月に実際に600件しか出荷しないとします。不足する400件は節約ではありません。結局は支払っているのです。出荷した注文あたりのコストは急上昇し、私たちの例では繁忙期よりほぼ50%高くなりました。さらに、在庫回転の遅さが同時に保管コストを押し上げます。閑散期は両側から襲ってきます。

ここが直感に反する部分であり、ほとんどのクライアントが誤解する部分です。閑散期の最初の本能は、単価を下げようと交渉することです。それは前進のように感じますが、最低料金の問題は解決しません。最低料金は価格ではなく数量に対して課されます。単価を10%下げても、下限額はほとんど動きません。3か月かけて価格交渉をしても、結局は元の場所に戻ることになります。間違ったレバーを交渉していたからです。

本当の問いかけは、注文1件あたりいくらかかるかではありません。注文がまったくないときにいくら支払うかです。それこそが交渉すべき数字であり、ほとんどの契約が目の前に隠している数字です。

最低料金を再交渉する3つのレバー

最低料金は交渉可能ですが、ベンダーがただで譲ることはありません。譲歩1つにつき何かを差し出します。私の経験では、実際に効くレバーは3つあり、それらが効くのは、ベンダーの計画を守りながら、痛いところであなたに救済を与えるからです。

1つ目のレバーは段階的な最低料金です。年間を通して1つの固定フロアに署名するのはやめましょう。繁忙期の段階と閑散期の段階を交渉するか、四半期ごとに異なるフロアを設定します。年間総量はほぼ同じままなので、ベンダーの収益見通しは保たれますが、閑散月は繁忙期の負担を負わなくなります。私たちは最終的に、アウトドアのクライアントの契約をこのように再編しました。冬のフロアは約30%下がり、夏のフロアはわずかに上がり、年間合計はほとんど変わりませんでした。彼は冬を恐れなくなりました。

2つ目のレバーは繰り越しです。ある月に未使用の最低数量を翌月に繰り越せるか、あるいは繁忙期の超過分で閑散期の不足分を相殺できるかを尋ねてください。四半期内での繰り越しを認める契約もあれば、月次でしか認めない契約もあります。どちらの形でも実際のお金です。注意点は、それが契約書そのものに書かれていなければならないことです。営業担当者の口約束は、どれほど誠実でも、6か月後の請求トラブルには耐えません。

3つ目のレバーは、柔軟性と引き換えの契約期間です。1年契約を2年に延長すれば、ほとんどのベンダーは最低料金で動きます。非常に低い最低料金を望むなら、やや高い単価や長めの解約通知期間を受け入れることを覚悟してください。それがトレードオフであり、正直なものです。ベンダーにとっての確実性が、あなたにとっての柔軟性を買うのです。すべてを手に入れて何も差し出さない交渉は存在しません。どの種類の確実性を最も重視するかを決める交渉だけが存在します。

交渉に臨む前に、シンプルな比較表を作ってください。現在の契約を片側に、目標をもう片側に置きます。

この表の数字はシナリオの計算であり、どの運送業者やプロバイダーの公表料金でもありません。実際の料金やポリシーはプロバイダーによって異なり、時間とともに変わるため、具体的な数値は最新の公表条件に従うものとして扱ってください。本物なのは構造です。このような表を持って臨めば、相手はあなたが計算を済ませていることを知ります。文句を言っているのではありません。交渉しているのです。

ベンダー側からの3つの実践的なポイントは、聞いて気持ちのよいものではありませんが、お伝えします。1つ目、更新の約2か月前から再交渉を始めてください。契約が切れそうになってから始めると、時間はなく、ベンダーはそれを知っています。2つ目、営業だけと交渉しないでください。営業は一定の範囲内で価格を動かせますが、最低条件の変更には通常、オペレーションとファイナンスが同席する必要があります。3者全員との1回の会議は、10往復のメールに勝ります。3つ目、合意したことはすべて書き留めてください。フロアの数字、測定期間、繰り越しルール、発効日です。この4つのうち1つでも欠ければ、後で、実行段階で、誰も会話を同じようには覚えていないときに、それについて言い争うことになります。

次に契約を交渉するときは、この3つの質問をすることを忘れないでください。最低料金は月次で測られますか、それとも四半期で測られますか。未使用数量は繰り越せますか。閑散期は独自の段階を持てますか。この3つに答えれば、最低料金が本当にいくらかかっているのかがようやく分かります。

Susan（3PL営業ディレクター）著

英語版からの翻訳。内容に相違がある場合は英語版を優先します。