Laissez-moi vous dire quelque chose tiré de quinze années sur la route. Les disputes les plus bruyantes que j'aie jamais vues dans un entrepôt ne portaient ni sur du fret perdu ni sur des expéditions erronées. Elles portaient sur la facture de répartition des coûts partagés en fin de mois. Quand plusieurs expéditeurs partagent un même entrepôt 3PL, quelqu'un doit répartir les coûts qui ne peuvent être imputés à aucun client en particulier : loyer, charges, chariots élévateurs, main-d'œuvre partagée, film étirable, cartons. Répartissez mal cette facture, et chaque expéditeur a l'impression de payer le fret de quelqu'un d'autre, tandis que l'entrepôt a l'impression de combler la différence de sa propre poche. J'ai vu une réunion de facturation se prolonger de l'après-midi jusque dans la nuit pour exactement ce motif.
En voici une dont j'ai été témoin. Il y a des années, je livrais dans un entrepôt 3PL abritant quatre clients : l'un vendait du petit électroménager, l'un des vêtements, l'un des articles ménagers et l'un des pièces automobiles. En fin de mois, l'entrepôt divisait le loyer en quatre parts égales, parce que c'était simple. Vous devinez la suite. L'expéditeur d'électroménager occupait près de la moitié du bâtiment et l'expéditeur de pièces automobiles quelques rangées de rayonnages, et pourtant tous deux payaient la même chose. Le patron des pièces automobiles a frappé la table et déclaré qu'il partirait le mois suivant. L'entrepôt est passé à une répartition par emplacements de palettes, la facture des pièces automobiles a baissé sur-le-champ, et l'expéditeur d'électroménager a payé davantage mais l'a accepté, parce que les rayonnages étaient vraiment les siens. Même argent, autre calcul, et la dispute a disparu.
La répartition des coûts partagés d'un 3PL commence par trier l'argent
Avant de répartir quoi que ce soit, l'argent doit être trié en deux tas. Les coûts qui appartiennent à un seul client n'entrent pas du tout dans le pot commun. Une ligne d'emballage dédiée à un expéditeur, la main-d'œuvre d'étiquetage pour les commandes d'un expéditeur, une zone à température contrôlée louée pour un seul expéditeur : cela va directement sur la facture de cet expéditeur, proprement et simplement. Le pot commun ne contient que les coûts réellement partagés : le loyer de l'entrepôt, les charges des parties communes, les chariots élévateurs partagés et l'amortissement des équipements, la main-d'œuvre partagée des équipes, les consommables communs comme le film étirable et les cartons, ainsi que le nettoyage et la sécurité des parties communes.
Si cette découpe n'est pas nette, aucune méthode de répartition ne vous sauvera. J'ai vu un entrepôt glisser la main-d'œuvre de nuit dédiée à un expéditeur dans le pot commun pour que les trois autres clients en paient une partie, et dès que quelqu'un a vérifié les relevés d'heures, la confiance était perdue. La première règle est donc simple : les coûts dédiés sont facturés directement, les coûts partagés sont répartis, et les deux comptabilités ne se mélangent jamais.
Quatre façons de répartir les coûts partagés, et qui chacune mécontente
Il existe fondamentalement quatre méthodes couramment utilisées. Chacune a du sens, et chacune laisse quelqu'un mécontent :
| Méthode | Répartition par | Qui se plaint | | Emplacements de palettes | Emplacements occupés par chaque client | Les expéditeurs à rotation rapide, qui estiment que leurs séjours courts devraient compter moins | | Lignes de commande | Lignes de commande expédiées par chaque client dans le mois | Les expéditeurs de gros articles, qui disent qu'un réfrigérateur n'est pas une paire de chaussettes | | Surface au sol | Surface occupée par chaque client | Les expéditeurs qui exploitent bien les rayonnages hauts, qui estiment que la surface punit l'efficacité | | Débit | Caisses ou palettes entrées et sorties | Les expéditeurs de basse saison avec du stock immobile, qui ont l'impression d'être facturés pour ne rien faire |
Regardez ce tableau et vous comprendrez. Il n'existe pas de méthode parfaitement équitable. Répartissez par emplacements de palettes et l'expéditeur rapide dira que ses marchandises sont parties en trois jours alors que celles d'un autre sont restées trois mois, alors pourquoi le même montant ? Répartissez par lignes de commande et l'expéditeur de gros articles dira qu'une palette de réfrigérateurs n'est pas le même travail qu'une palette de chaussettes. Répartissez par débit et l'expéditeur qui détient du stock pendant la basse saison dira qu'on lui facture du fret qui n'a jamais bougé. Cessez de chercher l'équité absolue. Dans la répartition des coûts partagés, l'équité n'existe pas. Ce qui existe, c'est une méthode convenue à l'avance que tout le monde accepte.
Un exemple chiffré : une facture, quatre réponses
Parler ne coûte rien, alors laissez-moi traiter un entrepôt hypothétique. Pour être clair, les chiffres ci-dessous sont un exemple illustratif que j'ai inventé pour montrer à quel point la réponse bouge, et non des tarifs du marché ni la facture réelle de qui que ce soit. Supposons que les coûts partagés d'un mois totalisent 100,000 dollars pour trois expéditeurs :
| Expéditeur | Emplacements de palettes | Lignes de commande | Débit (palettes) | | A (petit électroménager) | 500 | 800 | 600 | | B (vêtements) | 300 | 2,400 | 900 | | C (pièces automobiles) | 200 | 400 | 300 |
En répartissant par emplacements de palettes, A paie 50,000, B paie 30,000 et C paie 20,000. En répartissant par lignes de commande, A paie environ 22,000, B environ 67,000 et C environ 11,000. En répartissant par débit, A paie environ 33,000, B paie 50,000 et C environ 17,000. Les mêmes 100,000 dollars placent la facture de l'expéditeur B n'importe où entre 30,000 et 67,000 selon la méthode choisie. Bien sûr que les expéditeurs se disputent. C'est pourquoi la méthode de répartition appartient au contrat, et non à une conversation après l'arrivée de la facture.
Mon conseil est de combiner les méthodes au lieu de tout miser sur une seule. Le loyer et les coûts liés à l'emplacement se répartissent par emplacements de palettes ou par surface. Les coûts de main-d'œuvre et de manutention se répartissent par lignes de commande ou par débit. Les consommables se répartissent par usage réel ou par débit. Plus la répartition est fine, moins il y a de place pour discuter. Et chaque mois, chaque expéditeur devrait recevoir un relevé détaillé montrant les bases : emplacements, lignes de commande, débit, tout. Si un expéditeur peut recalculer sa propre facture à partir du relevé, il ne reste rien à soupçonner. La pire pratique consiste à envoyer un seul total sans montrer le calcul. Un expéditeur qui ne peut pas voir comment le chiffre a été construit supposera le pire.
Une question pratique se pose ici : des bases mensuelles ou trimestrielles ? Les saisons varient fortement, et un expéditeur qui prend soudain des centaines d'emplacements supplémentaires en haute saison devrait le voir sur la facture de ce mois-là. Mon expérience dit de prendre les bases chaque mois et de les revoir chaque trimestre. Attendez la fin du trimestre pour régulariser et l'expéditeur aura oublié qu'il a jamais détenu ces emplacements, et la réconciliation se transforme en une autre dispute.
Rédigez la clause de répartition avant de signer
Voici le conseil le plus pratique que je puisse donner après toutes ces années sur la route : la méthode de répartition doit être écrite dans le contrat avant que quiconque signe, jamais négociée après le début de l'activité. Le contrat devrait régler au moins cinq choses. Premièrement, quels coûts sont dans le pot commun et lesquels sont dehors. Deuxièmement, quelle base répartit chaque type de coût. Troisièmement, quel système fournit les chiffres de base, le WMS ou un rapport manuel. Quatrièmement, à quelle fréquence les bases sont recalculées, parce que les hautes et basses saisons font beaucoup bouger l'occupation. Cinquièmement, combien de jours un expéditeur a pour contester un relevé et à quoi ressemble le processus de révision.
Une autre clause que les gens oublient : ce qui se passe quand un nouvel expéditeur arrive ou qu'un ancien s'en va. Trois expéditeurs se partageant un pot deviennent quatre, et les factures des trois premiers changent du jour au lendemain. L'entrepôt doit-il prévenir, et combien de temps à l'avance ? Si le contrat ne dit rien, la première facture modifiée déclenche une dispute. Il en va de même en sens inverse : quand un expéditeur part, les deux restants absorbent un pot plus important, et cela aussi exige une réponse convenue.
En fin de compte, une répartition de coûts partagés n'est pas vraiment un problème de calcul. C'est un problème de confiance. La méthode n'a pas besoin d'être parfaite, mais elle doit être convenue à l'avance, calculée en toute transparence chaque mois et étayée par des chiffres que l'expéditeur peut vérifier. Si ces trois choses sont réunies, un entrepôt multiclient peut répartir ses factures sans dispute. Si elles sont fausses, aucune méthode, aussi scientifique soit-elle, n'empêchera cette facture mensuelle de devenir une dispute.
Par Shifu Zhao, Vétéran du transport routier (15 ans)
Traduit de l'anglais. En cas de divergence, la version anglaise fait foi.
