Frais minimums 3PL : comment négocier quand les volumes baissent

Nous avions un client en Californie qui vendait des articles pour la maison, et ses frais minimums 3PL étaient le problème que personne n'avait pris en compte dans le prix. En haute saison, son entrepôt expédiait plus de trois mille commandes par mois. En basse saison, ce chiffre tombait à environ mille quatre cents. En novembre dernier, il m'a appelé, et il n'était pas content. « Le volume a baissé de moitié », m'a-t-il dit. « Pourquoi ma facture n'a-t-elle baissé que de moins de vingt pour cent ? » Nous avons ouvert la facture ensemble, ligne par ligne. Les prix unitaires n'avaient pas changé. Le problème venait d'une ligne qu'il avait survolée à la signature : le minimum mensuel. C'est à ce moment-là que la négociation des frais minimums 3PL compte vraiment. En haute saison, personne ne conteste cette ligne. En basse saison, elle devient le coût le plus dur de toute la facture.

Je suis depuis des années du côté du prestataire dans cette conversation. Je sais exactement pourquoi les minimums existent, et je sais où ils peuvent bouger. Ce n'est pas l'histoire d'un entrepôt malveillant qui essaie de vous piéger. C'est une histoire de coûts fixes, de capacité réservée et d'un contrat rédigé pour votre meilleur mois plutôt que pour votre pire mois.

Comment les frais minimums 3PL sont intégrés dans un devis

La plupart des clients pensent qu'un frais minimum est un seul chiffre. En pratique, il s'agit généralement de trois frais regroupés, et chacun se comporte différemment quand les volumes baissent.

Le premier est un minimum de stockage. Que vous utilisiez l'espace ou non, le contrat vous facture un plancher de positions palettes ou de superficie. L'entrepôt a réservé cet espace pour vous. Il ne peut pas le louer à quelqu'un d'autre un mardi et le reprendre un vendredi.

Le deuxième est un minimum de manutention. La réception, la mise en stock, la préparation de commandes et l'emballage sont facturés sur un volume plancher de commandes ou d'unités. Si vous expédiez moins de commandes que le plancher, vous payez quand même pour le plancher. Le troisième est un frais de compte fixe. Il est généralement modeste, mais il ne bouge pas du tout, quel que soit le mois, pour quelque raison que ce soit.

Notre client d'articles pour la maison avait les trois. Son plancher de stockage était fixé en positions palettes. Son plancher de manutention était fixé en commandes mensuelles. Additionnés, même un mois avec presque aucun envoi produisait une facture à quatre chiffres. À la signature, personne ne l'a appelé une pénalité. En interne, nous l'appelons un plancher, parce que c'est ce que c'est : le plancher en dessous duquel l'entrepôt ne peut pas couvrir les personnes, l'espace et les systèmes qu'il tient à votre disposition.

Un détail piège plus de clients que tout autre : la façon dont le minimum est mesuré. Certains contrats mesurent par mois civil. D'autres mesurent par trimestre, les volumes mensuels s'additionnant. Certains ne comptent que le stockage et la manutention dans le minimum. D'autres y intègrent les services à valeur ajoutée. Le même mois creux peut produire des factures très différentes selon les définitions. Si vous ne fixez pas la définition avant de signer, vous signez une facture que vous ne pouvez pas vérifier.

Pourquoi les frais minimums font le plus mal en basse saison

Laissez-moi vous donner un deuxième client, car le schéma se répète. Celui-ci vendait du matériel de plein air saisonnier. L'été était fort. L'hiver était surtout du déstockage. Lors de sa première année chez nous, le volume de commandes d'hiver représentait environ un tiers du volume d'été, mais ses factures d'hiver n'ont baissé que d'environ un quart. Les minimums de stockage n'ont pas bougé, car les stocks étaient toujours là. Les minimums de manutention sont restés fermes, car chaque commande en dessous du plancher faisait grimper le coût effectif par commande.

Faisons le calcul avec moi, en utilisant des chiffres ronds de scénario plutôt que les tarifs réels d'un prestataire. Supposez que votre plancher de manutention corresponde à mille commandes, et que pendant un mois creux vous en expédiez réellement six cents. Ces quatre cents commandes manquantes ne sont pas des économies. Vous les avez quand même payées. Votre coût par commande expédiée grimpe fortement, et dans notre exemple il est ressorti près de cinquante pour cent plus élevé qu'en haute saison. Ensuite, la lente rotation des stocks fait monter les coûts de stockage en même temps. La basse saison vous frappe des deux côtés.

Voici la partie contre-intuitive, et c'est celle que la plupart des clients comprennent mal. Le premier réflexe en basse saison est de négocier le prix unitaire à la baisse. Cela donne l'impression d'un progrès, mais cela ne règle pas un problème de minimums. Les minimums sont facturés sur le volume, pas sur le prix. Baissez le prix unitaire de dix pour cent et le montant plancher bouge à peine. Vous pouvez passer trois mois à négocier le prix et finir exactement là où vous avez commencé, parce que vous négociiez le mauvais levier.

La vraie question n'est pas ce que coûte chaque commande. C'est ce que vous payez quand il n'y a aucune commande. C'est le chiffre qu'il faut négocier, et c'est le chiffre que la plupart des contrats cachent en pleine lumière.

Trois leviers pour renégocier les frais minimums

Les minimums sont négociables, mais aucun prestataire ne les cède gratuitement. Vous échangez quelque chose contre chaque concession. D'après mon expérience, trois leviers fonctionnent vraiment, et ils fonctionnent parce qu'ils protègent la planification du prestataire tout en vous soulageant là où cela fait mal.

Le premier levier est celui des minimums par paliers. Cessez de signer un seul plancher fixe pour toute l'année. Négociez un palier de haute saison et un palier de basse saison, ou fixez des planchers différents par trimestre. Le volume annuel total reste à peu près le même, donc l'attente de revenus du prestataire est préservée, mais vos mois creux cessent de porter un fardeau de haute saison. Nous avons fini par restructurer ainsi le contrat du client de plein air. Ses planchers d'hiver ont baissé d'environ trente pour cent, ses planchers d'été ont légèrement augmenté, et son total annuel a à peine changé. Il a cessé de redouter l'hiver.

Le deuxième levier est le report. Demandez si le volume minimum inutilisé d'un mois peut être reporté au mois suivant, ou si le dépassement de haute saison peut compenser un manque de basse saison. Certains contrats autorisent le report au sein d'un trimestre. Certains ne l'autorisent que de mois en mois. L'une ou l'autre version représente de l'argent réel. Le piège est qu'elle doit être écrite dans le contrat lui-même. Une promesse verbale d'un commercial, aussi sincère soit-elle, ne survivra pas à un litige de facturation six mois plus tard.

Le troisième levier est la durée en échange de flexibilité. Si vous prolongez un accord d'un an à deux ans, la plupart des prestataires bougeront sur les minimums. Si vous voulez un minimum très bas, attendez-vous à accepter un prix unitaire légèrement plus élevé ou un délai de préavis de résiliation plus long. C'est le compromis, et il est honnête : la certitude pour le prestataire achète de la flexibilité pour vous. Il n'existe pas de négociation où vous obtenez tout sans rien donner. Il n'existe qu'une négociation où vous décidez quel type de certitude vous valorisez le plus.

Avant de vous asseoir pour négocier, préparez-vous un tableau comparatif simple. Mettez votre contrat actuel d'un côté et votre objectif de l'autre :

Les chiffres de ce tableau sont une arithmétique de scénario, et non les tarifs publiés d'un transporteur ou d'un prestataire. Les tarifs et politiques réels varient selon le prestataire et évoluent dans le temps, donc considérez les chiffres précis comme soumis aux dernières conditions publiées. Ce qui est réel, c'est la structure. Arrivez avec un tableau comme celui-ci et l'autre partie saura que vous avez fait les calculs. Vous ne vous plaignez pas. Vous négociez.

Trois points pratiques du côté du prestataire, même s'ils ne sont pas flatteurs à entendre. Premièrement, commencez la renégociation environ deux mois avant le renouvellement. Si vous commencez quand le contrat est sur le point d'expirer, vous n'avez pas de temps, et le prestataire le sait. Deuxièmement, ne négociez pas seulement avec les ventes. Les ventes peuvent faire bouger le prix dans une fourchette, mais les changements des conditions de minimums nécessitent généralement les opérations et la finance dans la salle. Une réunion avec les trois vaut mieux que dix échanges d'e-mails. Troisièmement, notez tout ce que vous convenez : le chiffre plancher, la période de mesure, la règle de report et la date d'effet. Si l'un de ces quatre manque, vous vous disputerez à ce sujet plus tard, pendant l'exécution, quand personne ne se souviendra de la conversation de la même façon.

La prochaine fois que vous négociez un contrat, souvenez-vous de poser ces trois questions : Le minimum est-il mesuré mensuellement ou trimestriellement ? Le volume inutilisé peut-il être reporté ? La basse saison peut-elle avoir son propre palier ? Répondez à ces trois questions, et vous comprendrez enfin ce que vos frais minimums coûtent vraiment.

Par Susan, Directrice des ventes 3PL

Traduit de l'anglais. En cas de divergence, la version anglaise fait foi.