Primero la conclusión: la programación de citas de entrega de proveedores en almacén no consiste en elegir una hora. Consiste en dividir su capacidad de recepción en franjas reservables y asignar cada camión a una franja. Sin una tabla de franjas y reglas estrictas, la programación se derrumba: camiones en cola en la puerta, receptores trabajando horas extra y proveedores quejándose. He aplicado el método siguiente en tres almacenes. Cópielo tal como está escrito.
Por qué la programación de citas de entrega de proveedores en almacén sigue fallando
Así funciona la programación en muchos almacenes: un proveedor llama y el supervisor de recepción dice: "Venga mañana por la mañana", basándose en su intuición. Llegan las diez de la mañana y cinco camiones aparecen a la vez. Hay dos puertas de muelle y tres descargadores. Los camiones esperan dos horas en la puerta, los conductores se quejan, los receptores corren de un lado a otro y la documentación se mezcla. He visto este mismo fallo tres veces, y la causa raíz siempre es la misma: la cita reservó una fecha, pero no una franja horaria, una puerta de muelle ni mano de obra de descarga.
La verdadera programación de citas de entrega de proveedores en almacén tiene tres restricciones: puertas de muelle, mano de obra de descarga y capacidad de inspección. Si alguna de ellas está llena, un camión que llega a tiempo tampoco puede descargar. Por eso la tabla de citas no puede ser un calendario. Tiene que ser una tabla de recursos. Detrás de cada franja hay que indicar cuántos camiones admite, qué tipos de vehículo, si se requiere inspección y qué equipo es responsable. Cuando una franja se llena, el sistema debe cerrarla automáticamente en lugar de dejar que una persona la bloquee.
También hay una idea errónea común que conviene eliminar: que una programación más flexible hace más felices a los proveedores. Ocurre lo contrario. Decirle a un proveedor "venga a cualquier hora hoy" traslada el coste de la cola a su propio muelle. Cuanto más específica sea la ventana, más fácil le resultará al proveedor planificar su flota y sus conductores, y menos quejas recibirá usted. Ese es el juicio contraintuitivo que está en el centro de este artículo: la programación no carga a los proveedores. Les ahorra las horas que de otro modo pasarían esperando en su puerta.
La programación de citas de entrega de proveedores en almacén en cuatro pasos
Paso uno: mida su capacidad real de recepción. Tome los datos de las últimas cuatro semanas y calcule cuántos camiones despeja cada equipo de descarga por hora. Divídalo por tipo de vehículo, porque un camión de palés completos y una entrega de cajas sueltas avanzan a ritmos completamente distintos. Luego divida cada día en franjas, dos horas cada una es un buen punto de partida, y asigne un límite de camiones a cada franja. Reserve alrededor del veinte por ciento de la capacidad para camiones que llegan tarde y excepciones.
Paso dos: escriba las reglas y envíelas a todos los proveedores. Las reglas deben ser lo bastante específicas para ejecutarse: con cuánta antelación reservar, cuánto retraso cuenta como ausencia, cómo volver a reservar tras una ausencia, qué cargas deben llevar un ASN y si un camión con documentación incompleta puede descargar. Cada regla necesita una consecuencia declarada, o es decoración. Un ejemplo: un camión con más de una hora de retraso pierde su franja y vuelve a reservar en la siguiente franja libre. Aplique eso una vez y las llegadas tardías caen rápidamente, porque los proveedores empiezan a planificar bien su tiempo de conducción.
Paso tres: construya una única tabla de citas que todos puedan leer. El proveedor elige una franja en línea y recibe una confirmación en el acto: fecha, franja, número de puerta de muelle, persona de contacto y la documentación que debe llevar. El equipo de recepción planifica el turno desde esa tabla cada mañana y sabe con una hora de antelación qué equipo atiende qué camiones. Los estados se actualizan en tiempo real: reservado, llegado, descargando, completado. De un vistazo se ve todo el día.
Paso cuatro: cierre el ciclo en el muelle. Cuando llega un camión, compruebe primero el número de cita, luego la documentación, y solo entonces descargue. Firme en el acto cuando termine la descarga y registre las excepciones de inmediato: cuántas unidades dañadas, cuántas faltan, qué documentación falta. Devuelva todo eso al registro de la cita, para que la próxima vez que ese proveedor reserve, pueda ver su historial de un vistazo. Programar sin este ciclo es programar solo de nombre.
| Tipo de franja | Ideal para | Cómo fijar el límite de camiones | Cuando algo sale mal |
|---|---|---|---|
| Franja fija | Reposición regular, camiones de palés completos | Basarlo en el ritmo del equipo, reservar el veinte por ciento | Más de una hora de retraso significa volver a reservar |
| Franja flexible | Lotes pequeños mixtos, stock promocional de corta fecha | Una ventana flexible por la mañana, una por la tarde | Cuando está llena, los proveedores esperan aviso, nunca se les mete a presión |
| Carril verde | Alimentos frescos, cadena de frío, roturas de stock urgentes | Reservar una puerta de muelle, fuera del grupo regular | Requiere aviso previo; las adiciones el mismo día necesitan la aprobación de un supervisor |
Un punto más que suele pasarse por alto: una vez que la tabla está en marcha, revísela mensualmente con tres cifras: tasa de llegada puntual, utilización de franjas y tasa de excepciones. Si las llegadas puntuales son bajas, compruebe si las franjas tienen un tamaño incorrecto. Si la utilización es baja, sobreestimó la capacidad y puede ajustar las franjas. Si las excepciones se concentran en unos pocos proveedores, hable directamente con esos proveedores. Una tabla de citas no es un proyecto de una sola vez. Ajústela mensualmente y, al cabo de tres meses, se adaptará a su ritmo real.
Tres fallos que he visto de cerca
El primer proyecto fue un almacén de distribución de alimentos en el este de China. Antes de la puesta en marcha, los proveedores reservaban a través de un grupo de chat y el supervisor respondía "puede venir" a cada mensaje. En la primera semana punta, nueve camiones llegaron una mañana para cuatro puertas de muelle, y la cola llegó hasta la vía pública hasta que apareció la policía de tráfico. Cambiamos a una tabla de franjas esa misma noche, limitamos el volumen diario desde el día siguiente y la puerta nunca volvió a atascarse. La lección es de una línea: un sistema de citas sin límite no es un sistema de citas.
El segundo proyecto es más interesante. Un almacén de bienes de consumo tenía una tabla de citas preciosa, pero nadie en el muelle comprobaba los números de cita, así que los conductores descargaban al llegar. Las mercancías del proveedor A fueron a la puerta del proveedor B, la documentación se mezcló y un recuento de existencias salió con dos palés de menos. Tardó una semana en reconciliarse. Desde entonces mantengo dos reglas de hierro: sin número de cita, no se descarga; discrepancia en la documentación, no se descarga. Parecen rígidas. Las discusiones que evitan valen mucho más que la fricción que cuestan.
El tercer fallo es la trampa opuesta. Un almacén cortó sus franjas demasiado finas, treinta minutos cada una, y los proveedores no podían encontrar una hora viable, así que dejaron de reservar y simplemente aparecían. La tasa de reserva cayó a alrededor del treinta por ciento, y el muelle quedó más desordenado que antes de que existiera la programación. El tamaño de la franja debe seguir su ritmo de descarga: si un camión tarda dos horas en descargarse, no corte franjas de treinta minutos. La herramienta sirve al suelo, no a la hoja de cálculo.
Lista de verificación de la noche de puesta en marcha: ¿está lista su programación para funcionar?
La noche de la puesta en marcha, no celebre antes de tiempo. Revise esta lista punto por punto: ¿la tabla de franjas está construida a partir del ritmo real de descarga?; ¿los proveedores han recibido las reglas sobre retrasos, ausencias y nuevas reservas?; ¿la confirmación incluye la fecha, la franja, el número de puerta de muelle y la lista de documentación?; ¿hay alguien nombrado para comprobar los números de cita en el muelle?; ¿hay alguien responsable de devolver las excepciones al registro de la cita? Las cinco marcadas, puede salir en vivo. Falta una, y estallará en su semana de mayor actividad.
Una última prueba de si su programación de citas de entrega de proveedores en almacén funciona: por la mañana, ¿puede el supervisor de recepción mirar la tabla de hoy y dotar de personal toda la mano de obra y las puertas del día de una sola pasada, sin una sola llamada de coordinación? Si es así, el sistema funciona. Si no, vuelva a la tabla de franjas y a las reglas. El problema siempre está en uno de esos dos lugares.
Por Lin Xiao, Consultor de implementación de WMS Traducido del inglés. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.
