Déjame contarte una noche de turno nocturno en plena temporada alta, provocada por un tamaño de palet equivocado, que todavía me molesta. Eran más de las dos de la madrugada, había llegado un camión y el conductor tenía prisa por descargar. Mi equipo intentó meter los palets en las estanterías, y uno tras otro se atascaron. La separación entre largueros se había fijado para un tamaño de palet, y los palets que entraban eran unos centímetros más anchos. Forzarlos no era una opción, y colocarlos en ángulo no era seguro. Esa carga quedó en el muelle hasta el amanecer, y el turno de mañana tuvo que reapilarla toda de nuevo. Siendo honesto, lo que perdimos esa noche no fueron unas horas. Fue el ritmo de todo el día siguiente.

El tamaño del palet es de esas cosas que nadie toma en serio hasta que salen mal. Compras compra lo que sea barato, los proveedores envían el tamaño que tengan, y los palets propiedad del cliente llegan sin que nadie los revise. Entonces las estanterías, las carretillas elevadoras y los camiones se quejan a la vez, y la factura resulta ser mucho mayor que los propios palets.

La primera factura: el tamaño del palet y unos centímetros en la estantería

Una vez fijada la separación entre largueros, el tamaño del palet queda básicamente cerrado. Un palet demasiado ancho no cabe. Un palet demasiado estrecho queda sin apoyo en los bordes y se tambalea cuando una carretilla lo roza. Un palet con una longitud equivocada o choca con el tope trasero o sobresale hacia el pasillo. Parecen problemas pequeños. En la nave, son un problema constante.

Lo aprendimos por las malas cuando un cliente cambió su embalaje y pasó a un palet ligeramente mayor sin avisar antes al almacén. El día de la ubicación, los preparadores descubrieron que la mitad de las ubicaciones no aceptaban el nuevo tamaño, así que el equipo tuvo que reapilar la mercancía en otro tipo de palet en el momento. Solo reapilar habría sido manejable, pero ocurrió durante un pico de salidas, con los equipos de preparación, ubicación y reapilado atascados en el mismo pasillo. El pasillo casi quedó bloqueado por completo.

Después de eso, pusimos una regla: antes de que cualquier cliente nuevo o producto nuevo entre al almacén, mide el palet. Largo, ancho y altura cargada, y compáralos con el plano de estanterías. Marca de antemano qué ubicaciones aceptan el palet y cuáles no. No descubras la incompatibilidad en el muelle, porque para entonces cualquier arreglo cuesta horas extra.

Hay otro detalle que los equipos suelen pasar por alto: el tamaño del palet no es solo la superficie que ocupa. También es si las horquillas de la carretilla pueden entrar. Algunos palets tienen huecos estrechos entre las tablas inferiores, así que las horquillas entran con dificultad y pueden romper las tablas. Una vez rota una tabla, ese palet ya no puede subir a altura. Tiene que quedarse en el suelo, y las ubicaciones de suelo son siempre las más disputadas. Una diferencia de unos centímetros se convierte en toda una cadena de soluciones improvisadas.

La segunda factura: velocidad de preparación y ubicación

Cuando los tamaños se mezclan, la preparación y la ubicación pagan el precio en velocidad.

Un preparador llega a una ubicación esperando coger la mercancía, pero el palet sobresale y bloquea el stock vecino, o queda demasiado dentro y las cajas más internas no se alcanzan sin sacar el palet y volver a meterlo. Diez o quince segundos extra por movimiento no parecen mucho, hasta que los multiplicas por cientos de movimientos en un turno. Así es como se escapa el tiempo.

La ubicación es aún más clara. Un conductor de carretilla que levanta un palet tiene que pensar primero: ¿qué profundidad tiene esta ubicación, basta la separación entre largueros, chocará este palet con el de al lado? Pensar despacio significa camiones en cola. Pensar mal significa meter un palet y sacarlo enseguida, es decir, hacer el trabajo dos veces. Uno de nuestros conductores veteranos lo expresó de una forma que todavía recuerdo: en un almacén con un solo tamaño de palet, las carretillas van fluidas; en un almacén con tamaños mixtos, cada conductor conduce nervioso.

Una vez comparamos la misma mercancía en dos zonas, una con un solo tamaño de palet y otra con tamaños mixtos. La ubicación en la zona uniforme era notablemente más rápida por palet, con menos errores. No voy a adornar eso con un porcentaje preciso, porque el equipo lo sintió más directamente de lo que ningún informe podría mostrar: en las noches de tamaño uniforme, el turno de noche terminaba temprano; en las noches de tamaño mixto, el equipo seguía reapilando al amanecer. Lo que ahorrábamos no era una eficiencia abstracta. Era si la gente llegaba a casa a tiempo.

La tercera factura: el tamaño del palet y los huecos dentro del camión

Después de las estanterías y la preparación, el camión presenta su propia factura.

La anchura del remolque es fija. Con un tamaño de palet equivocado, la carga o deja grandes huecos o obliga a juntar los palets a la fuerza. Los huecos dejan que la mercancía se mueva en carretera, así que las cajas llegan inclinadas y con las esquinas aplastadas, y el cliente nos devuelve fotos y quejas. Juntar los palets a la fuerza es peor, porque los bordes se traban entre sí y no se separan al descargar. Entonces el conductor discute con mi equipo en el muelle, y de lo que realmente discuten es del tamaño, no de la actitud.

Teníamos un cliente de ruta regular cuyos tamaños de palet mixtos hacían que cada carga se resolviera como un rompecabezas en el momento, por el conductor. Más tarde acordamos con el cliente un solo tamaño de palet y dibujamos el plan de carga con antelación: cuántos palets por camión, cómo se colocan y cuánta holgura dejar, todo escrito en la hoja de carga. A partir de entonces, el tiempo de carga se estabilizó y las quejas por daños en tránsito bajaron. Los conductores ya no tenían que resolver un rompecabezas en el muelle, el equipo cargaba según el plan, sacaba una foto, y la responsabilidad quedaba clara.

Esta es la parte contraintuitiva: un palet más grande no siempre carga más. Hay quien piensa que un palet mayor debe ser mejor porque caben unas cajas más. Pero si no encaja en las estanterías, no llena el remolque de forma limpia y no queda estable sobre las horquillas, esas cajas extra se las comen todos los problemas que vienen después. El tamaño correcto es el que permite que estanterías, carretillas y camiones trabajen sin concesiones. No es simplemente el tamaño que más aguanta en un solo palet.

Estandarizar el tamaño: qué hacer durante la transición complicada

Todo el mundo está de acuerdo en el principio. Lo difícil es la transición. Los palets viejos siguen por todas partes, los nuevos ya están entrando, y no puedes cambiarlo todo de la noche a la mañana. Este es el enfoque que hemos adoptado, en tres pasos.

Primero, fija el estándar. Calcúlalo a partir de la separación entre largueros, las dimensiones de las horquillas y los remolques que más usas, juntos, y nombra un tamaño principal. Enumera los demás tamaños como transitorios, con un inventario y una fecha de fin. Sin un estándar nombrado y un plazo, el periodo de transición no termina nunca.

Segundo, separa el almacenamiento. Los palets de tamaño principal van a las zonas principales de estanterías. Los tamaños transitorios van juntos a ubicaciones de suelo o a una zona de transición dedicada. Nunca mezcles dos tamaños en el mismo pasillo de estanterías. Los pasillos mixtos son lo peor, porque el preparador tiene que volver a juzgar cada ubicación, y la velocidad y los errores empeoran juntos.

Tercero, reapila a la salida. Cuando la mercancía transitoria se expide, pásala a palets de tamaño principal como parte del trabajo de salida, en lugar de programar un gran proyecto de reapilado. Un proyecto dedicado de reapilado consume mano de obra e interrumpe el trabajo normal. Reapilar a la salida es más lento, pero no rompe el ritmo del día. Los palets retirados deben repararse o desecharse, no volver a apilarse en el almacén ocupando espacio.

Un recordatorio para otros gerentes: cuando hables del tamaño del palet con un cliente, no hables solo del precio de compra. Antes de que los palets propiedad del cliente entren al almacén, pregunta si coinciden con nuestras estanterías y camiones. Si no coinciden, acuerda por adelantado el coste y la responsabilidad del reapilado y déjalo por escrito en el acuerdo operativo. Eso es mucho mejor que discutir después de que llegue la mercancía. Una pregunta hecha a tiempo puede ahorrar muchas noches de turno.

Amigos, el tamaño del palet parece algo pequeño, pero es la base sobre la que se apoya todo lo demás. Cuando el tamaño base es consistente, las estanterías, las carretillas y los camiones pueden hacer cada uno su trabajo sin estorbarse. La próxima vez que entre mercancía nueva, mide primero el palet, y habla de todo lo demás después.

Por Chen Feng, Gerente de Operaciones de Almacén Traducido del inglés. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.