Plan de evacuación para simulacros de incendio en almacenes: rutas, recuento y la reunión posterior que realmente importa

Nuestro primer simulacro de incendio en el almacén fue una comedia de errores, y no exagero para dar efecto. Cuando sonó la alarma, nueve personas se agolparon hacia la puerta desde tres direcciones diferentes. Un hombre volvió a por el cargador de su teléfono. Otro recordó a mitad de camino que una carretilla elevadora seguía junto a las estanterías, así que corrió de nuevo dentro para sacar la llave. En el recuento nos faltaba una persona, y el patio quedó en silencio absoluto durante unos tres segundos antes de que alguien lo encontrara en el baño. Ni siquiera había oído la alarma. Me quedé allí en el patio pensando lo obvio: si esto hubiera sido un incendio real, nuestro pequeño almacén de 3,000 metros cuadrados ni siquiera habría logrado sacar a todo el mundo, y mucho menos salvar las existencias. Somos un almacén pequeño y simplemente no podemos permitirnos perder ese tipo de dinero. Un incendio no solo se lleva tu inventario. Se lleva a los clientes que tardaste años en ganar.

Esa es la realidad de una operación pequeña como la nuestra, y sospecho que muchos almacenes pequeños son iguales. No tenemos departamento de seguridad ni oficial de seguridad a tiempo completo. La seguridad soy yo, el propietario, encajada entre todo lo demás, lo que significa que en una semana de mucho trabajo queda totalmente fuera. Nuestras estanterías son de segunda mano, nuestros pasillos nunca fueron amplios y en temporada alta el excedente de existencias ocupa la mitad de la ruta de evacuación. Somos nueve personas en total. Tres son veteranos y las otras seis se incorporaron en los últimos dos años, y al menos una de ellas no habría sabido decir dónde estaba el extintor. El manual de las grandes empresas no nos sirve. Ellas tienen un director de seguridad, un presupuesto anual y una empresa externa que viene a dirigirlo todo. No podemos contratar a esa persona ni pagar a esa empresa. Así que durante mucho tiempo traté los simulacros como un mero trámite, unas fotos para el archivo por si alguien preguntaba. Luego, un almacén del polígono industrial vecino tuvo un incendio latente durante la noche. No se descubrió hasta la mañana y toda una fila de estanterías quedó arruinada. El propietario me dijo después que las existencias ni siquiera fueron lo peor. Durante dos meses después de eso, los pedidos se agotaron porque los clientes se habían marchado. Esa conversación me hizo reaccionar, y puse los simulacros en el calendario la semana en que volví a casa.

Un simulacro de incendio en un almacén no es un espectáculo para visitantes

Nuestro segundo simulacro se realizó con un principio completamente diferente. Olvídate de quedar bien. Solo perseguimos tres preguntas: ¿pueden salir todos en unos pocos minutos, podemos contar a todos una vez fuera y sabemos qué cambiar cuando volvamos dentro? Para esas tres preguntas se nos ocurrieron algunas soluciones improvisadas que no costaron casi nada y funcionaron sorprendentemente bien. Primero, pegamos las rutas de evacuación en el suelo, no en un cartel en la pared, sino con cinta amarilla real en el suelo: una línea desde la zona de preparación de pedidos hasta la puerta norte, otra desde la zona de almacenamiento hasta la puerta oeste, ambas hacia el punto de reunión en el patio. La cinta costó menos que una cena para llevar, y es mejor que tres reuniones, porque cuando la gente entra en pánico no lee las paredes, mira a sus pies. Segundo, dimos a cada zona un responsable, no un gerente, solo el veterano más ruidoso de ese turno, cuyo trabajo era gritar una vez y echar un último vistazo a su zona antes de salir. Tercero, pusimos el punto de reunión a una buena distancia del edificio, lejos del carril de camiones y de la zona de aparcamiento, e hicimos el recuento con una lista plastificada, marcando un nombre cada vez y luego anunciando el total.

La primera prueba real de ese sistema llegó un martes por la mañana el otoño pasado. Deliberadamente no avisamos al personal más nuevo, solo los dos veteranos lo sabían. Sonó la alarma y las nueve personas llegaron al punto de reunión en menos de cuatro minutos. El recuento coincidió al primer intento. Nadie volvió por sus pertenencias personales, la llave de la carretilla elevadora salió en el bolsillo de la persona asignada a ella, y todo fue casi sospechosamente silencioso. La reunión posterior me enseñó la verdadera lección. En nuestro primer simulacro, el problema nunca fue que la gente fuera lenta. El problema fue que nadie era responsable de la comprobación final. Todos asumieron que otro echaría un vistazo, así que nadie lo hizo.

Lo que un simulacro de incendio en un almacén realmente tiene que practicar

Después de dos rondas, terminamos con una lista de verificación que cualquier almacén pequeño puede copiar. El día antes de un simulacro, comprueba dos cosas: si las existencias temporales están bloqueando una ruta de evacuación y si la alarma y los extintores funcionan correctamente. Yo mismo recorro esa ruta y me lleva unos diez minutos. El día del simulacro, nombra tres funciones: una persona activa la alarma, otra sostiene la lista en el punto de reunión y otra hace el barrido final del baño y la oficina. Rota esas funciones cada vez para que todos experimenten cada una. Justo después del simulacro, haz la reunión posterior en el mismo lugar durante no más de quince minutos y responde solo a tres preguntas: ¿dónde nos atascamos, qué función no hizo su trabajo y qué cambiamos la próxima vez? Si tu departamento de bomberos local publica la frecuencia de los simulacros u otros requisitos, sigue sus orientaciones más recientes en lugar de copiar el calendario de otro almacén.

Esta es la parte contraintuitiva, y sé que algunas personas no estarán de acuerdo conmigo: un simulacro no es mejor porque sea más rápido, ni es mejor porque lo hagas más a menudo. Una vez perseguimos la velocidad y la gente corrió tan rápido que alguien casi tropezó con un palé dejado cerca de una esquina. En un incendio real, el pasillo tiene humo, agua y gente presa del pánico. Correr rápido es la forma de que alguien resulte herido. Nuestra norma ahora es avanzar con paso firme, sin dejar a nadie atrás y sin que nadie quede sin localizar, manteniendo la velocidad dentro de un rango razonable en lugar de tratarla como la puntuación. Los simulacros anunciados y no anunciados también deben mezclarse. Si siempre avisas, la gente lo trata como un paseo en grupo. Si nunca avisas, la gente se siente engañada y, después de un tiempo, deja de cooperar. Ahora hacemos un simulacro anunciado cada trimestre con un simulacro no anunciado intercalado durante el año, y ese equilibrio funciona para un equipo de nuestro tamaño.

Las cuentas del simulacro de incendio en un almacén que un pequeño operador puede permitirse

La gente se salta los simulacros porque odia detener el trabajo de salida. Permíteme exponer nuestras propias cifras, con honestidad, a partir de nuestros propios simulacros. Un simulacro detiene a nueve personas durante aproximadamente media hora. La mano de obra y la pequeña interrupción de los envíos de esa mañana suman, como mucho, unos cientos de dólares, y los suministros de una sola vez, la cinta y una lista plastificada, costaron bastante menos de doscientos. Compáralo con el almacén del polígono vecino, que pasó más de dos meses limpiando y reponiendo existencias después de su incendio, con pérdidas de clientes que nadie pudo valorar.

Esas cifras son nuestros propios costos, no promedios del sector.

Si diriges un almacén como el mío, este es mi consejo sincero. No esperes hasta que todo sea perfecto. Si tienes nueve personas, haz el simulacro con nueve personas. Si tienes dos rutas, practica esas dos rutas. No des por sentado que el personal simplemente sabe cómo actuar. Pon la ruta en el suelo, pon la función en una persona con nombre y pon el recuento en papel. Y no te digas que un almacén pequeño puede improvisar. Al fuego no le importa si tu edificio tiene 3,000 metros cuadrados o 30,000. Solo le importa si estabas preparado. Un almacén pequeño tiene su propia forma de sobrevivir, y esa forma es poner el dinero limitado y las personas limitadas en las pocas cosas que realmente importan cuando llega el momento.

Por Xiao Ma, Propietario de un pequeño almacén

Traducido del inglés. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.